cách làm hồ sơ xin việc qua email

Đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo một hồ sơ xin việc qua email chuyên nghiệp và hiệu quả, bao gồm cả các ví dụ cụ thể và lời khuyên hữu ích.

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC QUA EMAIL

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc nộp hồ sơ xin việc qua email đã trở thành một phương pháp phổ biến và tiện lợi. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ của bạn nổi bật giữa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn ứng viên khác, bạn cần phải chuẩn bị một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để tạo một hồ sơ xin việc qua email ấn tượng, từ việc chuẩn bị các tài liệu cần thiết đến việc soạn thảo email và theo dõi sau khi gửi.

I. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI GỬI EMAIL

Trước khi bắt đầu soạn email, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu và thông tin sau:

1.

Sơ yếu lý lịch (CV/Resume) chuyên nghiệp:

*

Nội dung:

Sơ yếu lý lịch của bạn phải được cập nhật, chính xác và trình bày một cách rõ ràng, dễ đọc. Đảm bảo rằng nó bao gồm các thông tin sau:
* Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
* Tóm tắt kinh nghiệm (Summary/Objective): Một đoạn văn ngắn gọn giới thiệu về kinh nghiệm làm việc và mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
* Kinh nghiệm làm việc: Liệt kê các công việc bạn đã từng làm, bao gồm tên công ty, vị trí, thời gian làm việc và mô tả ngắn gọn về trách nhiệm và thành tích của bạn.
* Học vấn: Liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ và khóa học bạn đã hoàn thành, bao gồm tên trường, chuyên ngành và thời gian học.
* Kỹ năng: Liệt kê các kỹ năng liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển, bao gồm kỹ năng cứng (ví dụ: lập trình, thiết kế, ngoại ngữ) và kỹ năng mềm (ví dụ: giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề).
* Các hoạt động ngoại khóa (nếu có): Liệt kê các hoạt động tình nguyện, câu lạc bộ hoặc dự án bạn đã tham gia để thể hiện sự năng động và đa dạng của bạn.
*

Định dạng:

Nên sử dụng định dạng PDF để đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn hiển thị đúng cách trên mọi thiết bị và hệ điều hành. Đặt tên file theo cấu trúc sau: “HoTen\_CV.pdf” (ví dụ: NguyenVanA\_CV.pdf).
*

Thiết kế:

Chọn một mẫu sơ yếu lý lịch chuyên nghiệp, dễ đọc và phù hợp với ngành nghề bạn đang ứng tuyển. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc hình ảnh gây rối mắt.

2.

Thư xin việc (Cover Letter) ấn tượng:

*

Mục đích:

Thư xin việc là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân một cách chi tiết hơn, giải thích lý do bạn phù hợp với công việc và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công ty.
*

Nội dung:

Một thư xin việc hiệu quả nên bao gồm các phần sau:
* Lời chào: Gửi lời chào trân trọng đến người phụ trách tuyển dụng (nếu biết tên) hoặc sử dụng lời chào chung như “Kính gửi phòng Nhân sự”.
* Giới thiệu: Nêu rõ vị trí bạn đang ứng tuyển và nguồn thông tin bạn biết đến vị trí này.
* Nêu bật kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp: Tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng quan trọng nhất liên quan đến công việc, đồng thời giải thích cách chúng có thể giúp bạn đóng góp vào thành công của công ty.
* Thể hiện sự hiểu biết về công ty: Nghiên cứu kỹ về công ty và thể hiện sự hiểu biết của bạn về văn hóa, giá trị và mục tiêu của công ty.
* Lời kêu gọi hành động: Đề nghị một cuộc phỏng vấn và bày tỏ sự mong muốn được thảo luận thêm về cơ hội này.
* Lời cảm ơn và ký tên: Cảm ơn người đọc đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và ký tên đầy đủ.
*

Định dạng:

Tương tự như sơ yếu lý lịch, nên sử dụng định dạng PDF cho thư xin việc và đặt tên file theo cấu trúc: “HoTen\_ThuXinViec.pdf” (ví dụ: NguyenVanA\_ThuXinViec.pdf).
*

Ngắn gọn và súc tích:

Thư xin việc nên ngắn gọn, không quá một trang giấy A4 và tập trung vào những điểm quan trọng nhất.

3.

Các tài liệu hỗ trợ khác (nếu có):

*

Bằng cấp, chứng chỉ:

Scan hoặc chụp ảnh các bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc và lưu dưới dạng file PDF.
*

Thư giới thiệu:

Nếu bạn có thư giới thiệu từ những người có uy tín trong ngành, hãy đính kèm nó vào email.
*

Portfolio (nếu có):

Nếu bạn là một nhà thiết kế, nhiếp ảnh gia, nhà văn hoặc làm trong các lĩnh vực sáng tạo khác, hãy chuẩn bị một portfolio trực tuyến hoặc một file PDF để giới thiệu các dự án tiêu biểu của bạn.

4.

Địa chỉ email chuyên nghiệp:

* Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp, bao gồm tên của bạn (ví dụ: nguyenvan.a@gmail.com). Tránh sử dụng các địa chỉ email không nghiêm túc hoặc khó nhớ.

5.

Nghiên cứu về công ty và vị trí ứng tuyển:

* Tìm hiểu kỹ về công ty, văn hóa làm việc, sản phẩm/dịch vụ và các giá trị cốt lõi của công ty.
* Đọc kỹ mô tả công việc và xác định những kỹ năng và kinh nghiệm nào là quan trọng nhất.
* Tìm hiểu về người phụ trách tuyển dụng (nếu có thể) để có thể xưng hô một cách phù hợp trong email.

II. SOẠN THẢO EMAIL XIN VIỆC

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, bạn có thể bắt đầu soạn thảo email. Dưới đây là các bước chi tiết:

1.

Tiêu đề email (Subject Line):

*

Quan trọng:

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy nó phải thật sự thu hút và chuyên nghiệp.
*

Nội dung:

Tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm các thông tin sau:
* Vị trí ứng tuyển
* Họ tên của bạn
* (Tùy chọn) Mã số công việc (nếu có)
*

Ví dụ:

* “Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A”
* “Application for Marketing Specialist – Nguyen Van A” (nếu công ty sử dụng tiếng Anh)
* “Ứng tuyển Nhân viên Kinh doanh (Mã NVBH001) – Trần Thị B”

2.

Lời chào (Salutation):

*

Chào đúng người:

Nếu bạn biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng lời chào trang trọng như “Kính gửi ông/bà [Họ tên]”.
*

Nếu không biết tên:

Sử dụng lời chào chung như “Kính gửi phòng Nhân sự” hoặc “Dear Hiring Manager”.
*

Tránh:

Sử dụng các lời chào quá thân mật hoặc không phù hợp như “Chào bạn”, “Hi” hoặc “To Whom It May Concern”.

3.

Phần mở đầu (Opening Paragraph):

*

Giới thiệu bản thân:

Nêu rõ họ tên, vị trí bạn đang ứng tuyển và nguồn thông tin bạn biết đến vị trí này.
*

Thể hiện sự quan tâm:

Nêu lý do tại sao bạn quan tâm đến công việc và công ty.
*

Ví dụ:

* “Kính gửi phòng Nhân sự, tôi là Nguyễn Văn A, và tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên website của công ty.”
* “Dear Hiring Manager, my name is Nguyen Van A, and I am writing to express my interest in the Marketing Specialist position advertised on your companys website.”
* “Kính gửi ông/bà [Họ tên], tôi là Trần Thị B, và tôi rất vui khi được biết đến vị trí Nhân viên Kinh doanh thông qua LinkedIn của công ty.”

4.

Phần thân bài (Body Paragraphs):

*

Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng:

Tóm tắt những kinh nghiệm và kỹ năng quan trọng nhất của bạn liên quan đến công việc. Nhấn mạnh những thành tích cụ thể mà bạn đã đạt được trong quá khứ.
*

Giải thích lý do phù hợp:

Giải thích lý do tại sao bạn tin rằng bạn là ứng viên phù hợp với vị trí này. Liên hệ kinh nghiệm và kỹ năng của bạn với các yêu cầu trong mô tả công việc.
*

Thể hiện sự hiểu biết về công ty:

Thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và văn hóa làm việc của công ty. Nêu bật những điểm chung giữa giá trị của bạn và giá trị của công ty.
*

Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp:

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng các từ ngữ slang, viết tắt hoặc lỗi chính tả.
*

Ví dụ:

* “Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, tôi đã có cơ hội làm việc với nhiều dự án khác nhau, từ xây dựng thương hiệu đến triển khai các chiến dịch quảng cáo trực tuyến. Tôi có kinh nghiệm trong việc phân tích thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và phát triển các chiến lược marketing hiệu quả. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ giúp tôi đóng góp vào sự phát triển của đội ngũ marketing của quý công ty.”
* “I have over 3 years of experience in marketing, and I have had the opportunity to work on a variety of projects, from branding to implementing online advertising campaigns. I am experienced in market analysis, competitor research, and developing effective marketing strategies. I believe that my experience and skills will help me contribute to the growth of your companys marketing team.”
* “Tôi rất ấn tượng với sự phát triển nhanh chóng của công ty trong những năm gần đây, đặc biệt là trong lĩnh vực [tên lĩnh vực]. Tôi tin rằng với kiến thức và kinh nghiệm của mình, tôi có thể giúp công ty tiếp tục đạt được những thành công lớn hơn nữa.”

5.

Lời kêu gọi hành động (Call to Action):

*

Đề nghị phỏng vấn:

Bày tỏ mong muốn được tham gia phỏng vấn để thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
*

Cung cấp thông tin liên hệ:

Cung cấp thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email) để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn một cách dễ dàng.
*

Ví dụ:

* “Tôi rất mong được có cơ hội tham gia phỏng vấn để thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [số điện thoại] hoặc email [địa chỉ email].”
* “I would welcome the opportunity to discuss my experience and skills in more detail during an interview. Please feel free to contact me at [phone number] or [email address].”

6.

Lời cảm ơn và ký tên (Closing):

*

Cảm ơn:

Cảm ơn người đọc đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
*

Ký tên:

Sử dụng lời chào kết thúc trang trọng như “Trân trọng” hoặc “Sincerely” và ký tên đầy đủ của bạn.
*

Ví dụ:

* “Trân trọng,
Nguyễn Văn A”
* “Sincerely,
Nguyen Van A”

7.

Đính kèm các tài liệu cần thiết:

*

Đính kèm:

Đính kèm sơ yếu lý lịch (CV/Resume), thư xin việc (Cover Letter) và các tài liệu hỗ trợ khác (nếu có) vào email.
*

Kiểm tra:

Kiểm tra kỹ xem bạn đã đính kèm tất cả các tài liệu cần thiết và chúng có thể mở được hay không.

III. KIỂM TRA VÀ CHỈNH SỬA

Trước khi gửi email, hãy dành thời gian để kiểm tra và chỉnh sửa cẩn thận để đảm bảo không có lỗi sai nào:

1.

Chính tả và ngữ pháp:

*

Sử dụng công cụ:

Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trực tuyến hoặc trong trình soạn thảo văn bản để tìm và sửa các lỗi sai.
*

Đọc lại:

Đọc lại email một cách cẩn thận để phát hiện các lỗi sai mà công cụ có thể bỏ sót.
*

Nhờ người khác đọc:

Nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc lại email của bạn để có được cái nhìn khách quan hơn.

2.

Định dạng:

*

Kiểm tra:

Kiểm tra xem email của bạn có định dạng rõ ràng, dễ đọc hay không.
*

Sử dụng dấu đầu dòng:

Sử dụng dấu đầu dòng để liệt kê các thông tin quan trọng.
*

Chia đoạn:

Chia email thành các đoạn văn ngắn gọn để tránh gây cảm giác nhàm chán cho người đọc.

3.

Liên kết:

*

Kiểm tra:

Kiểm tra xem tất cả các liên kết trong email của bạn có hoạt động đúng cách hay không.

4.

Tệp đính kèm:

*

Kiểm tra:

Kiểm tra xem bạn đã đính kèm tất cả các tài liệu cần thiết và chúng có thể mở được hay không.
*

Đặt tên file:

Đảm bảo rằng các file đính kèm của bạn được đặt tên một cách chuyên nghiệp và dễ nhận biết.

IV. GỬI EMAIL VÀ THEO DÕI

1.

Gửi email:

*

Chọn thời điểm:

Nên gửi email vào các ngày trong tuần (từ thứ Hai đến thứ Sáu) và trong giờ hành chính (từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều).
*

Gửi thử:

Gửi một bản sao email cho chính bạn để kiểm tra lại lần cuối trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.

2.

Theo dõi:

*

Chờ đợi:

Sau khi gửi email, hãy kiên nhẫn chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng.
*

Gửi email theo dõi (nếu cần):

Nếu bạn không nhận được phản hồi sau 1-2 tuần, bạn có thể gửi một email theo dõi để bày tỏ sự quan tâm của bạn và hỏi về tiến trình tuyển dụng.
*

Ví dụ email theo dõi:

“`
Kính gửi ông/bà [Họ tên],

Tôi là Nguyễn Văn A, ứng viên cho vị trí Chuyên viên Marketing tại công ty. Tôi đã gửi hồ sơ xin việc vào ngày [ngày tháng năm].

Tôi rất quan tâm đến cơ hội làm việc tại công ty và tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ phù hợp với vị trí này.

Tôi muốn hỏi thăm về tiến trình tuyển dụng và xin được biết liệu có thông tin gì mới không.

Xin cảm ơn ông/bà đã dành thời gian xem xét.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
“`

V. LƯU Ý QUAN TRỌNG

*

Tùy chỉnh:

Điều chỉnh email và hồ sơ xin việc của bạn cho phù hợp với từng công việc và công ty cụ thể.
*

Trung thực:

Luôn trung thực về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
*

Chuyên nghiệp:

Duy trì thái độ chuyên nghiệp trong tất cả các giao tiếp với nhà tuyển dụng.
*

Kiên trì:

Đừng nản lòng nếu bạn không nhận được phản hồi ngay lập tức. Tiếp tục tìm kiếm và ứng tuyển vào các vị trí phù hợp với bạn.

KẾT LUẬN

Việc tạo một hồ sơ xin việc qua email chuyên nghiệp và hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự chú ý đến chi tiết và một chút nỗ lực. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể tăng cơ hội được mời phỏng vấn và tiến gần hơn đến công việc mơ ước của mình. Chúc bạn thành công!