Để giúp bạn tự tin trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Nhật một cách chuyên nghiệp, tôi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết với độ dài . Hướng dẫn này sẽ bao gồm các khía cạnh quan trọng sau:
Mục lục
1.
Tại sao trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Nhật lại quan trọng?
2.
Cấu trúc email trả lời phỏng vấn tiếng Nhật chuẩn
3.
Các mẫu câu và từ vựng hữu ích
4.
Ví dụ cụ thể cho từng tình huống
5.
Những điều nên và không nên làm
6.
Luyện tập và kiểm tra
7.
Tài nguyên tham khảo
8.
Lời khuyên bổ sung để tạo ấn tượng
1. Tại sao trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Nhật lại quan trọng?
*
Thể hiện sự chuyên nghiệp:
Việc trả lời email phỏng vấn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp cho thấy bạn là một người có trách nhiệm, cẩn thận và coi trọng cơ hội việc làm.
*
Đánh giá khả năng tiếng Nhật:
Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng viết tiếng Nhật của bạn thông qua email trả lời. Đây là cơ hội để bạn chứng minh khả năng sử dụng ngôn ngữ một cách chính xác và trôi chảy.
*
Xác nhận thông tin:
Email trả lời giúp bạn xác nhận lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm phỏng vấn, người liên hệ, v.v., tránh những hiểu lầm không đáng có.
*
Thể hiện sự quan tâm:
Một email trả lời chu đáo thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển và công ty, tăng khả năng được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
*
Tạo ấn tượng ban đầu tốt:
Email là một trong những điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng. Một email được viết tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác.
2. Cấu trúc email trả lời phỏng vấn tiếng Nhật chuẩn
Một email trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp nên có cấu trúc rõ ràng, bao gồm các phần sau:
*
Tiêu đề (件名):
Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện mục đích của email.
*
Lời chào (宛名):
Sử dụng kính ngữ phù hợp để chào người nhận.
*
Lời cảm ơn (感謝):
Bày tỏ lòng biết ơn vì đã được mời phỏng vấn.
*
Xác nhận (確認):
Xác nhận lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm phỏng vấn.
*
Lời tái khẳng định (意欲):
Tái khẳng định sự quan tâm và mong muốn được tham gia phỏng vấn.
*
Lời kết (結び):
Sử dụng lời kết trang trọng và lịch sự.
*
Chữ ký (署名):
Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bạn.
Ví dụ cấu trúc email:
“`
件名：面接のご案内に対するご返信（氏名）
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
いつもお世話になっております。
（氏名）と申します。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、面接の日程について確認いたしました。
* 日時：〇月〇日（〇）〇時〇分
* 場所：〇〇株式会社 〇〇
当日は、お時間をいただき、面接に臨むことを楽しみにしております。
面接に向けて、自己PRや志望動機などを改めて見直し、万全の準備をして臨みたいと思います。
当日、何かご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
（氏名）
（電話番号）
（メールアドレス）
“`
3. Các mẫu câu và từ vựng hữu ích
3.1. Tiêu đề (件名)
* 面接のご案内に対するご返信（氏名）：Trả lời thư mời phỏng vấn (Tên của bạn)
* Re: 面接のご案内：Re: Thư mời phỏng vấn
* 面接日程のご確認（氏名）：Xác nhận lịch phỏng vấn (Tên của bạn)
* 〇〇職 面接のご連絡（氏名）：Liên hệ phỏng vấn vị trí 〇〇 (Tên của bạn)
3.2. Lời chào (宛名)
* 〇〇株式会社 人事部 〇〇様：Kính gửi bộ phận nhân sự công ty 〇〇, ông/bà 〇〇
* 〇〇様：Kính gửi ông/bà 〇〇 (nếu biết tên người liên hệ)
* 採用ご担当者様：Kính gửi người phụ trách tuyển dụng (nếu không biết tên người liên hệ)
3.3. Lời cảm ơn (感謝)
* この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。: Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã gửi lời mời phỏng vấn.
* 面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。: Tôi vô cùng biết ơn vì đã được trao cơ hội phỏng vấn.
* お忙しい中、面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。: Cảm ơn quý công ty đã liên hệ mời phỏng vấn mặc dù rất bận rộn.
3.4. Xác nhận (確認)
* 下記の通り、面接の日程について確認いたしました。: Tôi xin xác nhận lịch phỏng vấn như sau:
* 面接の日程について、承知いたしました。: Tôi đã nắm rõ lịch phỏng vấn.
* ご連絡いただいた日程で、間違いございません。: Lịch trình quý công ty đã thông báo là chính xác.
* 〇月〇日（〇）〇時〇分に、〇〇株式会社にお伺いいたします。: Vào lúc 〇 giờ 〇 phút ngày 〇 tháng 〇, tôi sẽ đến công ty 〇〇.
* 面接場所は〇〇でよろしいでしょうか。: Địa điểm phỏng vấn là 〇〇 có đúng không ạ? (Sử dụng khi muốn xác nhận lại địa điểm)
3.5. Lời tái khẳng định (意欲)
* 当日は、お時間をいただき、面接に臨むことを楽しみにしております。: Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn và xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian cho tôi.
* 面接に向けて、自己PRや志望動機などを改めて見直し、万全の準備をして臨みたいと思います。: Tôi sẽ xem xét lại phần tự giới thiệu và động lực ứng tuyển để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn.
* 貴社の一員として、一日も早く貢献できるよう、精一杯努めさせていただきます。: Tôi sẽ cố gắng hết mình để có thể đóng góp cho quý công ty sớm nhất có thể.
* 今回の面接を通して、貴社への理解を深め、貢献できることをアピールしたいと考えております。: Thông qua buổi phỏng vấn này, tôi muốn hiểu sâu hơn về quý công ty và thể hiện những đóng góp mà tôi có thể mang lại.
3.6. Lời kết (結び)
* お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。: Xin lỗi vì đã làm phiền quý công ty trong lúc bận rộn, rất mong nhận được sự giúp đỡ.
* 当日、お会いできるのを楽しみにしております。: Tôi rất mong được gặp quý công ty vào ngày phỏng vấn.
* 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。: Mong tiếp tục nhận được sự giúp đỡ của quý công ty trong thời gian tới.
3.7. Chữ ký (署名)
* (氏名): Tên của bạn
* (電話番号): Số điện thoại
* (メールアドレス): Địa chỉ email
3.8. Các từ vựng hữu ích khác
* 面接 (めんせつ): Phỏng vấn
* 日程 (にってい): Lịch trình
* 確認 (かくにん): Xác nhận
* 承知 (しょうち): Hiểu rõ, chấp nhận
* 訪問 (ほうもん): Ghé thăm, đến
* 貴社 (きしゃ): Quý công ty (kính ngữ)
* 弊社 (へいしゃ): Công ty của chúng tôi (khiêm nhường ngữ)
* 人事部 (じんじぶ): Bộ phận nhân sự
* 採用ご担当者 (さいようごたんとうしゃ): Người phụ trách tuyển dụng
* 応募 (おうぼ): Ứng tuyển
* 志望動機 (しぼうどうき): Động lực ứng tuyển
* 自己PR (じこPR): Tự giới thiệu
* 貢献 (こうけん): Đóng góp
* 万全 (ばんぜん): Chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng
* 準備 (じゅんび): Chuẩn bị
* 当日 (とうじつ): Ngày phỏng vấn
* ご連絡 (ごれんらく): Liên hệ
* 恐縮 (きょうしゅく): Xin lỗi, làm phiền
* 何卒 (なにとぞ): Rất mong, kính mong
* よろしくお願い申し上げます (よろしくおねがいもうしあげます): Xin cảm ơn (kính ngữ)
* 敬具 (けいぐ): Kính thư (sử dụng ở cuối email trang trọng)
4. Ví dụ cụ thể cho từng tình huống
4.1. Xác nhận lịch phỏng vấn
“`
件名：面接のご案内に対するご返信（山田太郎）
〇〇株式会社
人事部 鈴木様
いつもお世話になっております。
山田太郎と申します。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご連絡いただいた日程について、下記の通り確認いたしました。
* 日時：〇月〇日（〇）〇時〇分
* 場所：〇〇株式会社 本社
当日は、お時間をいただき、面接に臨むことを楽しみにしております。
面接に向けて、貴社の事業内容や求める人物像などを改めて確認し、万全の準備をして臨みたいと思います。
当日、何かご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
山田太郎
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：yamada.taro@example.com
“`
4.2. Thay đổi lịch phỏng vấn
Lưu ý:
Việc thay đổi lịch phỏng vấn nên hạn chế tối đa. Chỉ nên thực hiện khi có lý do chính đáng và thông báo càng sớm càng tốt.
“`
件名：面接日程変更のお願い（山田太郎）
〇〇株式会社
人事部 鈴木様
いつもお世話になっております。
山田太郎と申します。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご連絡いただいた〇月〇日（〇）〇時〇分の面接ですが、どうしても都合がつかず、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
〇月〇日から〇月〇日の間で、ご都合の良い日時をご連絡いただけますでしょうか。
急なご連絡となり、大変申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。
敬具
山田太郎
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：yamada.taro@example.com
“`
Dịch:
Tiêu đề: Đề nghị thay đổi lịch phỏng vấn (Yamada Taro)
Kính gửi: Ông/bà Suzuki, bộ phận nhân sự công ty 〇〇
Tôi là Yamada Taro.
Cảm ơn quý công ty đã gửi thư mời phỏng vấn.
Tôi rất xin lỗi phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 〇 giờ 〇 phút ngày 〇 tháng 〇. Vì vậy, tôi xin phép được đề nghị thay đổi lịch phỏng vấn.
Không biết quý công ty có thể sắp xếp một buổi phỏng vấn khác trong khoảng thời gian từ ngày 〇 tháng 〇 đến ngày 〇 tháng 〇 được không ạ?
Tôi rất xin lỗi vì đã thông báo gấp như vậy.
Mong nhận được sự thông cảm của quý công ty.
Trân trọng,
Yamada Taro
Số điện thoại: 090-1234-5678
Email: yamada.taro@example.com
4.3. Hủy phỏng vấn
Lưu ý:
Việc hủy phỏng vấn nên hạn chế tối đa. Chỉ nên thực hiện khi có lý do bất khả kháng và thông báo càng sớm càng tốt.
“`
件名：面接辞退のご連絡（山田太郎）
〇〇株式会社
人事部 鈴木様
いつもお世話になっております。
山田太郎と申します。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により、今回面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
山田太郎
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：yamada.taro@example.com
“`
Dịch:
Tiêu đề: Thông báo từ chối phỏng vấn (Yamada Taro)
Kính gửi: Ông/bà Suzuki, bộ phận nhân sự công ty 〇〇
Tôi là Yamada Taro.
Cảm ơn quý công ty đã gửi thư mời phỏng vấn.
Tôi rất xin lỗi phải thông báo rằng do một số lý do cá nhân, tôi xin phép được từ chối buổi phỏng vấn này.
Tôi vô cùng xin lỗi vì đã đưa ra quyết định này sau khi quý công ty đã dành thời gian quý báu cho tôi.
Cuối cùng, tôi xin chúc quý công ty ngày càng phát triển thịnh vượng.
Trân trọng,
Yamada Taro
Số điện thoại: 090-1234-5678
Email: yamada.taro@example.com
5. Những điều nên và không nên làm
5.1. Nên làm
*
Trả lời nhanh chóng:
Cố gắng trả lời email trong vòng 24-48 giờ.
*
Sử dụng kính ngữ phù hợp:
Chọn kính ngữ phù hợp với đối tượng giao tiếp.
*
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo email không có lỗi sai.
*
Sử dụng font chữ dễ đọc:
Chọn font chữ phổ biến và kích thước phù hợp.
*
Giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp:
Luôn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự trong email.
*
Đọc kỹ email gốc:
Hiểu rõ nội dung email gốc để trả lời chính xác.
*
Gửi email thử:
Gửi email cho bản thân hoặc bạn bè để kiểm tra trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
5.2. Không nên làm
*
Trả lời quá muộn:
Tránh trả lời email sau vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.
*
Sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thiếu tôn trọng:
Không sử dụng các từ ngữ quá thân mật hoặc thiếu lịch sự.
*
Mắc lỗi chính tả và ngữ pháp:
Lỗi sai sẽ gây ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
*
Sử dụng font chữ khó đọc hoặc màu sắc lòe loẹt:
Điều này gây khó chịu cho người đọc.
*
Yêu cầu quá nhiều thông tin trước phỏng vấn:
Tránh hỏi những câu hỏi quá chi tiết về công việc hoặc lương thưởng trước khi phỏng vấn.
*
Than phiền về công việc cũ:
Không nên kể lể những điều tiêu cực về công việc hoặc công ty cũ.
*
Gửi email hàng loạt:
Tránh gửi email giống hệt nhau cho nhiều công ty.
6. Luyện tập và kiểm tra
*
Viết thử các email trả lời phỏng vấn khác nhau:
Luyện tập viết email cho nhiều tình huống khác nhau để làm quen với cấu trúc và từ vựng.
*
Nhờ người bản xứ hoặc người có kinh nghiệm kiểm tra:
Tìm người có trình độ tiếng Nhật tốt để kiểm tra và góp ý cho email của bạn.
*
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trực tuyến:
Có nhiều công cụ trực tuyến giúp bạn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Nhật.
*
Tập trung vào các lỗi sai thường gặp:
Chú ý đến những lỗi sai mà bạn thường mắc phải và cố gắng khắc phục.
7. Tài nguyên tham khảo
*
Các trang web hướng dẫn viết email tiếng Nhật:
Tìm kiếm trên Google với các từ khóa như “ビジネスメール 日本語 書き方” (cách viết email kinh doanh tiếng Nhật)
*
Các diễn đàn và cộng đồng học tiếng Nhật:
Tham gia các diễn đàn và cộng đồng học tiếng Nhật để trao đổi kinh nghiệm và được giúp đỡ.
*
Sách và tài liệu về viết email kinh doanh tiếng Nhật:
Tìm đọc các sách và tài liệu hướng dẫn viết email kinh doanh tiếng Nhật để nâng cao kỹ năng.
8. Lời khuyên bổ sung để tạo ấn tượng
*
Nghiên cứu về công ty:
Tìm hiểu kỹ về công ty, sản phẩm, dịch vụ và văn hóa công ty để thể hiện sự quan tâm và am hiểu.
*
Thể hiện sự nhiệt tình và đam mê:
Truyền tải sự nhiệt tình và đam mê của bạn đối với công việc và công ty.
*
Nêu bật những điểm mạnh phù hợp với yêu cầu công việc:
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn phù hợp với yêu cầu của vị trí ứng tuyển.
*
Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi và phát triển:
Cho thấy bạn là người ham học hỏi và luôn sẵn sàng phát triển bản thân.
*
Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn:
Gửi email cảm ơn sau buổi phỏng vấn để thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm.
Kết luận
Việc trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Nhật một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công. Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tự tin và thành công trong quá trình ứng tuyển việc làm tại Nhật Bản. Chúc bạn may mắn!