Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn xin việc ấn tượng, giúp bạn nổi bật giữa đám đông ứng viên:
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VIẾT ĐƠN XIN VIỆC ẤN TƯỢNG
Mục Lục
1.
Tại Sao Đơn Xin Việc Quan Trọng?
2.
Chuẩn Bị Trước Khi Viết
* Nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty và vị trí ứng tuyển
* Xác định điểm mạnh và kỹ năng phù hợp
* Xây dựng sơ yếu lý lịch (CV) hoàn chỉnh
3.
Cấu Trúc Của Một Đơn Xin Việc Hoàn Chỉnh
* Thông tin liên hệ
* Ngày tháng
* Thông tin người nhận (Nhà tuyển dụng)
* Lời chào hỏi
* Đoạn mở đầu ấn tượng
* Đoạn thân bài: Giải thích lý do ứng tuyển và chứng minh năng lực
* Đoạn kết thúc: Thể hiện sự mong muốn và lời cảm ơn
* Chữ ký và tên đầy đủ
4.
Chi Tiết Từng Phần Trong Đơn Xin Việc
*
Thông Tin Liên Hệ:
* Cách trình bày
* Lưu ý quan trọng
*
Ngày Tháng:
* Cách viết chuẩn
*
Thông Tin Người Nhận:
* Tìm kiếm thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng
* Cách viết chính xác
*
Lời Chào Hỏi:
* Các lựa chọn phù hợp
* Lưu ý về sự trang trọng
*
Đoạn Mở Đầu:
* Mục đích của đoạn mở đầu
* Các cách viết mở đầu ấn tượng
* Ví dụ cụ thể
*
Đoạn Thân Bài:
* Mục đích của đoạn thân bài
* Cách trình bày lý do ứng tuyển
* Cách chứng minh năng lực
* Sử dụng STAR Method để kể câu chuyện thành công
* Liên kết kinh nghiệm với yêu cầu công việc
* Thể hiện sự hiểu biết về công ty
* Ví dụ cụ thể
*
Đoạn Kết Thúc:
* Mục đích của đoạn kết thúc
* Thể hiện sự mong muốn được phỏng vấn
* Lời cảm ơn chân thành
* Ví dụ cụ thể
*
Chữ Ký và Tên Đầy Đủ:
* Cách trình bày
5.
Nguyên Tắc Vàng Khi Viết Đơn Xin Việc
*
Ngắn gọn, súc tích:
* Tránh lan man, dài dòng
* Tập trung vào thông tin quan trọng
*
Chuyên nghiệp, lịch sự:
* Sử dụng ngôn ngữ trang trọng
* Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp
*
Cá nhân hóa:
* Điều chỉnh đơn xin việc cho từng vị trí ứng tuyển
* Nghiên cứu công ty và thể hiện sự hiểu biết
*
Sử dụng từ khóa:
* Tìm kiếm từ khóa trong mô tả công việc
* Sử dụng từ khóa một cách tự nhiên trong đơn xin việc
*
Tập trung vào thành tích:
* Không chỉ liệt kê kinh nghiệm, hãy tập trung vào thành tích đạt được
* Sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh
*
Thể hiện sự nhiệt huyết và đam mê:
* Cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc và công ty
* Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi và đóng góp
6.
Những Lỗi Thường Gặp và Cách Khắc Phục
* Lỗi chính tả và ngữ pháp
* Sử dụng mẫu đơn xin việc chung chung
* Thiếu thông tin liên hệ
* Không nghiên cứu về công ty
* Chỉ liệt kê kinh nghiệm mà không có thành tích
* Ngôn ngữ không chuyên nghiệp
* Đơn xin việc quá dài
7.
Mẫu Đơn Xin Việc Tham Khảo
8.
Kiểm Tra và Chỉnh Sửa
* Đọc lại nhiều lần
* Nhờ người khác đọc và góp ý
* Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp
9.
Lời Khuyên Cuối Cùng
—
1. TẠI SAO ĐƠN XIN VIỆC QUAN TRỌNG?
Đơn xin việc (hay còn gọi là thư xin việc, cover letter) là một tài liệu quan trọng đi kèm với sơ yếu lý lịch (CV) khi bạn ứng tuyển vào một vị trí công việc. Trong khi CV tập trung vào việc liệt kê kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ học vấn của bạn, đơn xin việc có vai trò:
*
Giới thiệu bản thân:
Nó cho phép bạn giới thiệu bản thân một cách cá nhân hơn, vượt ra ngoài những thông tin khô khan trong CV.
*
Giải thích lý do ứng tuyển:
Nó giúp bạn giải thích lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và tại sao bạn là ứng viên phù hợp.
*
Nổi bật kỹ năng và kinh nghiệm:
Nó cho phép bạn làm nổi bật những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất của bạn, liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
*
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Nó cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và hiểu rõ về giá trị, văn hóa và mục tiêu của họ.
*
Tạo ấn tượng ban đầu:
Nó là cơ hội để bạn tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với nhà tuyển dụng, khiến họ muốn tìm hiểu thêm về bạn thông qua CV và buổi phỏng vấn.
*
Phân biệt bản thân:
Trong một rừng ứng viên, đơn xin việc giúp bạn nổi bật bằng cách thể hiện cá tính, sự nhiệt huyết và khả năng giao tiếp của bạn.
2. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI VIẾT
Trước khi bắt tay vào viết đơn xin việc, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo nội dung chất lượng và phù hợp nhất.
*
Nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty và vị trí ứng tuyển:
*
Về công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, giá trị, văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thành tựu và tin tức gần đây của công ty. Thông tin này có thể tìm thấy trên website công ty, trang mạng xã hội, báo chí, và các trang web đánh giá công ty.
*
Về vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc (job description) để hiểu rõ yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, và trách nhiệm của vị trí. Tìm hiểu về bộ phận/phòng ban mà vị trí này thuộc về, và mục tiêu của bộ phận đó.
*
Xác định điểm mạnh và kỹ năng phù hợp:
* Liệt kê tất cả các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn.
* Đối chiếu danh sách này với yêu cầu của công việc.
* Chọn ra những điểm mạnh và kỹ năng phù hợp nhất, và chuẩn bị những ví dụ cụ thể để chứng minh.
*
Xây dựng sơ yếu lý lịch (CV) hoàn chỉnh:
* Đảm bảo CV của bạn được cập nhật, chính xác và trình bày chuyên nghiệp.
* CV là nền tảng để bạn tham khảo khi viết đơn xin việc, vì nó cung cấp thông tin chi tiết về quá trình học tập và làm việc của bạn.
3. CẤU TRÚC CỦA MỘT ĐƠN XIN VIỆC HOÀN CHỈNH
Một đơn xin việc chuẩn thường có cấu trúc như sau:
*
Thông tin liên hệ:
Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email.
*
Ngày tháng:
Ngày viết đơn.
*
Thông tin người nhận (Nhà tuyển dụng):
Tên người nhận (nếu biết), chức danh, tên công ty, địa chỉ công ty.
*
Lời chào hỏi:
Kính gửi [Tên người nhận] (nếu biết), hoặc Kính gửi Phòng Nhân sự.
*
Đoạn mở đầu:
Giới thiệu bản thân, vị trí ứng tuyển, và lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này.
*
Đoạn thân bài:
Giải thích chi tiết hơn lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí này, bằng cách liên kết kinh nghiệm, kỹ năng và thành tích của bạn với yêu cầu của công việc.
*
Đoạn kết thúc:
Thể hiện sự mong muốn được phỏng vấn, và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của bạn.
*
Chữ ký và tên đầy đủ:
Ký tên và ghi rõ họ tên.
4. CHI TIẾT TỪNG PHẦN TRONG ĐƠN XIN VIỆC
*
Thông Tin Liên Hệ:
*
Cách trình bày:
Thông tin liên hệ thường được đặt ở góc trên cùng bên trái hoặc bên phải của trang.
“`
[Tên đầy đủ]
[Địa chỉ]
[Số điện thoại]
[Email]
“`
*
Lưu ý quan trọng:
* Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: ten.ho@gmail.com, tránh sử dụng email có biệt danh không phù hợp).
* Kiểm tra kỹ tính chính xác của tất cả thông tin.
*
Ngày Tháng:
*
Cách viết chuẩn:
Viết theo định dạng ngày/tháng/năm hoặc tháng/ngày/năm, tùy thuộc vào quy ước của quốc gia bạn đang ứng tuyển. Ví dụ: 15/05/2024 hoặc May 15, 2024. Đặt ngày tháng ngay dưới thông tin liên hệ.
*
Thông Tin Người Nhận:
*
Tìm kiếm thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng:
Cố gắng tìm tên và chức danh của người phụ trách tuyển dụng vị trí bạn ứng tuyển. Thông tin này có thể tìm thấy trên website công ty, LinkedIn, hoặc bằng cách gọi điện thoại trực tiếp đến công ty.
*
Cách viết chính xác:
“`
[Tên người nhận]
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
“`
Nếu không tìm được tên người nhận, hãy ghi:
“`
Phòng Nhân sự
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
“`
*
Lời Chào Hỏi:
*
Các lựa chọn phù hợp:
* Nếu biết tên người nhận: “Kính gửi ông/bà [Tên người nhận],”
* Nếu không biết tên người nhận: “Kính gửi Phòng Nhân sự,” hoặc “Kính gửi Nhà tuyển dụng,”
*
Lưu ý về sự trang trọng:
Luôn sử dụng lời chào hỏi trang trọng và lịch sự. Tránh sử dụng những cách chào hỏi quá thân mật hoặc suồng sã.
*
Đoạn Mở Đầu:
*
Mục đích của đoạn mở đầu:
* Thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng ngay từ đầu.
* Giới thiệu bản thân và vị trí ứng tuyển.
* Nêu bật lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí này.
*
Các cách viết mở đầu ấn tượng:
*
Nêu thành tích nổi bật:
Bắt đầu bằng một thành tích đáng tự hào liên quan đến vị trí ứng tuyển.
*
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Nêu bật một điều bạn ngưỡng mộ về công ty hoặc một thành tựu gần đây của họ.
*
Đề cập đến người giới thiệu:
Nếu bạn được ai đó giới thiệu, hãy đề cập đến tên của họ trong đoạn mở đầu.
*
Sử dụng câu hỏi gợi mở:
Đặt một câu hỏi liên quan đến vấn đề mà công ty đang giải quyết, và gợi ý rằng bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề đó.
*
Ví dụ cụ thể:
*
Ví dụ 1 (Nêu thành tích):
“Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và thành tích tăng trưởng 30% doanh số bán hàng cho sản phẩm X trong năm qua, tôi tin rằng mình có thể đóng góp đáng kể vào sự phát triển của công ty [Tên công ty] với vị trí Chuyên viên Marketing.”
*
Ví dụ 2 (Thể hiện sự hiểu biết về công ty):
“Tôi rất ấn tượng với sự phát triển nhanh chóng của công ty [Tên công ty] trong lĩnh vực công nghệ AI, đặc biệt là sản phẩm Y. Với kinh nghiệm chuyên sâu về phát triển phần mềm AI, tôi mong muốn được đóng góp vào dự án Z của quý công ty với vai trò Kỹ sư Phần mềm.”
*
Ví dụ 3 (Đề cập đến người giới thiệu):
“Tôi viết thư này theo lời giới thiệu của anh/chị [Tên người giới thiệu], hiện đang làm việc tại bộ phận [Tên bộ phận] của công ty [Tên công ty]. Anh/chị [Tên người giới thiệu] tin rằng kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan] sẽ phù hợp với vị trí [Tên vị trí] mà quý công ty đang tuyển dụng.”
*
Đoạn Thân Bài:
*
Mục đích của đoạn thân bài:
* Giải thích chi tiết lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí này.
* Chứng minh năng lực của bạn bằng những ví dụ cụ thể.
* Thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và vị trí ứng tuyển.
*
Cách trình bày lý do ứng tuyển:
* Nêu bật những kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
* Giải thích tại sao bạn muốn làm việc cho công ty này, và tại sao bạn tin rằng bạn có thể đóng góp vào sự thành công của họ.
*
Cách chứng minh năng lực:
* Sử dụng STAR Method để kể câu chuyện thành công:
*
Situation (Tình huống):
Mô tả tình huống bạn gặp phải.
*
Task (Nhiệm vụ):
Mô tả nhiệm vụ bạn được giao.
*
Action (Hành động):
Mô tả những hành động bạn đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
*
Result (Kết quả):
Mô tả kết quả bạn đạt được.
* Liên kết kinh nghiệm với yêu cầu công việc: Đọc kỹ mô tả công việc và chỉ ra cách kinh nghiệm và kỹ năng của bạn đáp ứng từng yêu cầu cụ thể.
* Thể hiện sự hiểu biết về công ty: Đề cập đến những vấn đề mà công ty đang giải quyết, và gợi ý cách bạn có thể giúp họ giải quyết những vấn đề đó.
*
Ví dụ cụ thể:
“Trong quá trình làm việc tại công ty [Tên công ty cũ] với vai trò Chuyên viên Marketing, tôi đã chịu trách nhiệm triển khai chiến dịch quảng cáo trực tuyến cho sản phẩm X. (Situation) Nhiệm vụ của tôi là tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X lên 20% trong vòng 3 tháng. (Task) Tôi đã thực hiện các hành động sau: nghiên cứu thị trường để xác định đối tượng mục tiêu, thiết kế các mẫu quảng cáo hấp dẫn, tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến, và theo dõi hiệu quả của chiến dịch hàng ngày. (Action) Kết quả là, doanh số bán hàng của sản phẩm X đã tăng 25% trong vòng 3 tháng, vượt mục tiêu đề ra. (Result) Kinh nghiệm này đã giúp tôi rèn luyện kỹ năng phân tích thị trường, xây dựng chiến lược marketing, và quản lý chiến dịch quảng cáo hiệu quả, những kỹ năng mà tôi tin rằng sẽ rất hữu ích cho vị trí Chuyên viên Marketing tại công ty [Tên công ty].”
*
Đoạn Kết Thúc:
*
Mục đích của đoạn kết thúc:
* Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.
* Thể hiện sự mong muốn được phỏng vấn.
* Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của bạn.
*
Ví dụ cụ thể:
“Tôi rất mong muốn có cơ hội được trao đổi trực tiếp với quý công ty về kinh nghiệm và kỹ năng của mình, cũng như tìm hiểu thêm về vị trí [Tên vị trí]. Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty trong thời gian sớm nhất.”
*
Chữ Ký và Tên Đầy Đủ:
*
Cách trình bày:
Ký tên bằng bút mực (nếu gửi bản in), sau đó ghi rõ họ tên đầy đủ bên dưới chữ ký. Nếu gửi bản điện tử, bạn có thể sử dụng chữ ký số hoặc chèn hình ảnh chữ ký của bạn.
5. NGUYÊN TẮC VÀNG KHI VIẾT ĐƠN XIN VIỆC
*
Ngắn gọn, súc tích:
* Tránh lan man, dài dòng.
* Tập trung vào thông tin quan trọng nhất liên quan đến công việc.
* Giữ đơn xin việc không quá một trang A4.
*
Chuyên nghiệp, lịch sự:
* Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và phù hợp với văn hóa của công ty.
* Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
*
Cá nhân hóa:
* Điều chỉnh đơn xin việc cho từng vị trí ứng tuyển.
* Nghiên cứu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển để thể hiện sự hiểu biết và quan tâm của bạn.
*
Sử dụng từ khóa:
* Tìm kiếm từ khóa trong mô tả công việc và sử dụng chúng một cách tự nhiên trong đơn xin việc của bạn.
* Điều này giúp đơn xin việc của bạn dễ dàng được tìm thấy bởi hệ thống theo dõi ứng viên (ATS).
*
Tập trung vào thành tích:
* Không chỉ liệt kê kinh nghiệm, hãy tập trung vào những thành tích bạn đã đạt được trong quá khứ.
* Sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh thành tích của bạn.
*
Thể hiện sự nhiệt huyết và đam mê:
* Cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc và công ty.
* Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi và đóng góp vào sự thành công của công ty.
6. NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
*
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
*
Khắc phục:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp (như Grammarly), và nhờ người khác đọc lại đơn xin việc của bạn.
*
Sử dụng mẫu đơn xin việc chung chung:
*
Khắc phục:
Viết đơn xin việc riêng cho từng vị trí ứng tuyển, và điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với yêu cầu của công việc và văn hóa của công ty.
*
Thiếu thông tin liên hệ:
*
Khắc phục:
Đảm bảo bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ chính xác (tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email).
*
Không nghiên cứu về công ty:
*
Khắc phục:
Tìm hiểu kỹ về công ty và thể hiện sự hiểu biết của bạn trong đơn xin việc.
*
Chỉ liệt kê kinh nghiệm mà không có thành tích:
*
Khắc phục:
Tập trung vào những thành tích bạn đã đạt được trong quá khứ, và sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh.
*
Ngôn ngữ không chuyên nghiệp:
*
Khắc phục:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và phù hợp với văn hóa của công ty.
*
Đơn xin việc quá dài:
*
Khắc phục:
Giữ đơn xin việc không quá một trang A4, và tập trung vào thông tin quan trọng nhất.
7. MẪU ĐƠN XIN VIỆC THAM KHẢO
[Tên đầy đủ]
[Địa chỉ]
[Số điện thoại]
[Email]
[Ngày tháng]
[Tên người nhận]
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
Kính gửi ông/bà [Tên người nhận],
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí [Tên vị trí] tại công ty [Tên công ty], được đăng tải trên [Nguồn thông tin]. Với hơn [Số năm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan] và thành tích [Thành tích nổi bật], tôi tin rằng mình có đầy đủ kỹ năng và kinh nghiệm để đóng góp vào sự thành công của quý công ty.
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ] với vai trò [Chức danh], tôi đã [Mô tả công việc và trách nhiệm]. Đặc biệt, tôi đã [Thành tích cụ thể] bằng cách [Mô tả hành động]. Kinh nghiệm này đã giúp tôi rèn luyện kỹ năng [Kỹ năng 1], [Kỹ năng 2], và [Kỹ năng 3], những kỹ năng mà tôi tin rằng sẽ rất hữu ích cho vị trí [Tên vị trí] tại công ty [Tên công ty].
Tôi rất ấn tượng với [Điều bạn ngưỡng mộ về công ty] và tin rằng giá trị của tôi phù hợp với văn hóa của quý công ty. Tôi mong muốn có cơ hội được đóng góp vào [Mục tiêu của công ty] và học hỏi từ những chuyên gia hàng đầu trong ngành.
Tôi rất mong muốn có cơ hội được trao đổi trực tiếp với quý công ty về kinh nghiệm và kỹ năng của mình, cũng như tìm hiểu thêm về vị trí [Tên vị trí]. Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
[Chữ ký]
[Tên đầy đủ]
8. KIỂM TRA VÀ CHỈNH SỬA
*
Đọc lại nhiều lần:
Đọc kỹ đơn xin việc của bạn ít nhất hai lần để phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, và lỗi logic.
*
Nhờ người khác đọc và góp ý:
Yêu cầu bạn bè, người thân, hoặc đồng nghiệp đọc và góp ý về đơn xin việc của bạn.
*
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng các công cụ trực tuyến như Grammarly để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
9. LỜI KHUYÊN CUỐI CÙNG
Đơn xin việc là cơ hội để bạn thể hiện bản thân và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy dành thời gian và công sức để viết một đơn xin việc chất lượng, cá nhân hóa và chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!