Đây là hướng dẫn chi tiết cách viết thư trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh, dài , bao gồm các phần quan trọng, ví dụ cụ thể và lời khuyên hữu ích để bạn tạo ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng:
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH VIẾT THƯ TRẢ LỜI PHỎNG VẤN BẰNG TIẾNG ANH
Mục lục:
1.
Tại sao cần viết thư trả lời phỏng vấn?
2.
Khi nào nên gửi thư trả lời phỏng vấn?
3.
Các loại thư trả lời phỏng vấn
4.
Cấu trúc thư trả lời phỏng vấn chuẩn
5.
Cách viết từng phần của thư trả lời phỏng vấn
* Phần 1: Dòng chủ đề (Subject Line)
* Phần 2: Lời chào (Salutation)
* Phần 3: Bày tỏ lòng biết ơn (Express Gratitude)
* Phần 4: Nhắc lại vị trí ứng tuyển và ấn tượng về công ty
* Phần 5: Nhấn mạnh lại các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp
* Phần 6: Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn đóng góp
* Phần 7: Lời kêu gọi hành động (Call to Action)
* Phần 8: Lời chào kết (Closing)
* Phần 9: Chữ ký (Signature)
6.
Ví dụ cụ thể cho từng trường hợp
* Ví dụ 1: Thư cảm ơn sau phỏng vấn thông thường
* Ví dụ 2: Thư cảm ơn sau phỏng vấn với nhiều người
* Ví dụ 3: Thư cảm ơn sau phỏng vấn không thành công
* Ví dụ 4: Thư cảm ơn sau phỏng vấn lần 2
* Ví dụ 5: Thư chấp nhận lời mời làm việc
* Ví dụ 6: Thư từ chối lời mời làm việc
7.
Các lỗi thường gặp và cách tránh
8.
Lời khuyên để viết thư trả lời phỏng vấn hiệu quả
9.
Các mẫu câu hữu ích
10.
Kết luận
1. Tại sao cần viết thư trả lời phỏng vấn?
Viết thư trả lời phỏng vấn (hay còn gọi là thư cảm ơn sau phỏng vấn – “Thank-You Note”) là một bước quan trọng và chuyên nghiệp trong quy trình ứng tuyển. Nó mang lại nhiều lợi ích:
*
Thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự:
Một lá thư cảm ơn thể hiện rằng bạn là một người có tác phong chuyên nghiệp, biết tôn trọng thời gian và công sức của người khác.
*
Củng cố ấn tượng tốt:
Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đã phỏng vấn nhiều ứng viên khác. Một lá thư cảm ơn sẽ giúp bạn nổi bật và nhắc nhở họ về những điểm mạnh của bạn.
*
Nhấn mạnh sự phù hợp:
Bạn có thể sử dụng thư để nhấn mạnh lại những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí, đồng thời giải thích rõ hơn về những điểm mà bạn chưa có cơ hội trình bày trong buổi phỏng vấn.
*
Thể hiện sự nhiệt tình:
Thư cảm ơn là cơ hội để bạn thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được làm việc tại công ty, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí này.
*
Mở ra cơ hội tiếp theo:
Ngay cả khi bạn không được chọn cho vị trí này, một lá thư cảm ơn ấn tượng có thể giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng và mở ra cơ hội trong tương lai.
2. Khi nào nên gửi thư trả lời phỏng vấn?
Thời điểm gửi thư trả lời phỏng vấn rất quan trọng. Bạn nên gửi thư trong vòng
24-48 giờ
sau buổi phỏng vấn. Điều này cho thấy bạn nhanh chóng, chủ động và thực sự quan tâm đến cơ hội này.
*
Gửi càng sớm càng tốt:
Nếu có thể, hãy gửi thư ngay trong ngày hôm đó.
*
Tránh gửi quá muộn:
Nếu bạn gửi thư sau vài ngày, ấn tượng của bạn có thể bị phai nhạt và nhà tuyển dụng có thể nghĩ rằng bạn không thực sự quan tâm đến vị trí này.
*
Nếu phỏng vấn vào cuối tuần:
Hãy gửi thư vào sáng thứ Hai.
3. Các loại thư trả lời phỏng vấn
Tùy thuộc vào tình huống và kết quả phỏng vấn, bạn có thể viết các loại thư sau:
*
Thư cảm ơn sau phỏng vấn thông thường:
Dành cho trường hợp bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn sau buổi phỏng vấn và củng cố ấn tượng tốt.
*
Thư cảm ơn sau phỏng vấn với nhiều người:
Khi bạn phỏng vấn với nhiều người, bạn có thể gửi thư cảm ơn riêng cho từng người hoặc gửi một thư chung nhưng đề cập đến từng người.
*
Thư cảm ơn sau phỏng vấn không thành công:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt ngay cả khi bạn không được chọn.
*
Thư cảm ơn sau phỏng vấn lần 2 (hoặc các vòng tiếp theo):
Tiếp tục thể hiện sự quan tâm và nhấn mạnh sự phù hợp của bạn.
*
Thư chấp nhận lời mời làm việc:
Xác nhận việc bạn chấp nhận vị trí và bày tỏ sự hào hứng.
*
Thư từ chối lời mời làm việc:
Thể hiện sự tôn trọng và lịch sự khi bạn quyết định không nhận lời mời.
4. Cấu trúc thư trả lời phỏng vấn chuẩn
Một lá thư trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp nên có cấu trúc rõ ràng và mạch lạc:
*
Phần 1: Dòng chủ đề (Subject Line)
*
Phần 2: Lời chào (Salutation)
*
Phần 3: Bày tỏ lòng biết ơn (Express Gratitude)
*
Phần 4: Nhắc lại vị trí ứng tuyển và ấn tượng về công ty
*
Phần 5: Nhấn mạnh lại các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp
*
Phần 6: Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn đóng góp
*
Phần 7: Lời kêu gọi hành động (Call to Action)
*
Phần 8: Lời chào kết (Closing)
*
Phần 9: Chữ ký (Signature)
5. Cách viết từng phần của thư trả lời phỏng vấn
Phần 1: Dòng chủ đề (Subject Line)
Dòng chủ đề cần ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra thư của bạn và biết nội dung chính là gì.
*
Ví dụ:
* Thank you for the interview – [Your Name]
* Following up on [Job Title] interview – [Your Name]
* Thank you – [Your Name] – [Job Title] Interview
Phần 2: Lời chào (Salutation)
Lời chào nên trang trọng và lịch sự, phù hợp với văn hóa công ty.
*
Nếu bạn biết tên người phỏng vấn:
* Dear Mr./Ms. [Last Name],
*
Nếu bạn không biết tên người phỏng vấn:
* Dear Hiring Manager,
* Dear [Department Name] Team, (nếu bạn biết bộ phận)
Lưu ý:
Tránh sử dụng “To Whom It May Concern” vì nó quá chung chung và thiếu sự cá nhân hóa. Cố gắng tìm hiểu tên người phỏng vấn trước khi gửi thư.
Phần 3: Bày tỏ lòng biết ơn (Express Gratitude)
Đây là phần quan trọng nhất của thư. Hãy thể hiện sự cảm kích của bạn đối với thời gian và cơ hội mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn.
*
Ví dụ:
* Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the [Job Title] position.
* I am writing to express my sincere gratitude for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name].
* I truly appreciate you taking the time to discuss the [Job Title] role with me.
Phần 4: Nhắc lại vị trí ứng tuyển và ấn tượng về công ty
Nhắc lại vị trí ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng nhớ lại buổi phỏng vấn của bạn. Đồng thời, hãy thể hiện ấn tượng tốt của bạn về công ty và vị trí này.
*
Ví dụ:
* I enjoyed learning more about the [Job Title] position and [Company Name]s goals for the future.
* Our conversation about [Companys project/initiative] was particularly interesting and reinforced my enthusiasm for this opportunity.
* I was particularly impressed by [Companys value/culture/achievement] and believe my skills and experience align well with your teams needs.
Phần 5: Nhấn mạnh lại các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp
Đây là cơ hội để bạn củng cố ấn tượng về sự phù hợp của bạn với vị trí. Hãy chọn lọc những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất mà bạn đã thảo luận trong buổi phỏng vấn và nhấn mạnh lại.
*
Ví dụ:
* As we discussed, my experience in [Specific Skill/Area] and my ability to [Achieve Result] would be a valuable asset to your team.
* I am confident that my skills in [Skill 1], [Skill 2], and [Skill 3], as well as my experience in [Relevant Experience], make me a strong candidate for this position.
* I was particularly excited to learn about [Specific task/project] and believe my experience in [Relevant Experience] would allow me to contribute quickly and effectively.
Phần 6: Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn đóng góp
Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được làm việc tại công ty, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí này.
*
Ví dụ:
* I am very interested in the [Job Title] position and am confident that I can make a significant contribution to [Company Name].
* I am excited about the opportunity to join your team and contribute to [Companys Goal/Project].
* I am eager to learn more about this opportunity and discuss how my skills and experience can benefit your organization.
Phần 7: Lời kêu gọi hành động (Call to Action)
Lời kêu gọi hành động thể hiện sự chủ động của bạn và khuyến khích nhà tuyển dụng liên hệ lại với bạn.
*
Ví dụ:
* Please let me know if you require any further information. I look forward to hearing from you soon.
* I am available for a second interview at your earliest convenience.
* Thank you again for your time and consideration. I look forward to the possibility of joining your team.
Phần 8: Lời chào kết (Closing)
Lời chào kết nên lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Ví dụ:
* Sincerely,
* Best regards,
* Thank you,
Phần 9: Chữ ký (Signature)
Chữ ký bao gồm tên đầy đủ của bạn và thông tin liên hệ (số điện thoại, email).
*
Ví dụ:
* [Your Full Name]
* [Your Phone Number]
* [Your Email Address]
6. Ví dụ cụ thể cho từng trường hợp
Ví dụ 1: Thư cảm ơn sau phỏng vấn thông thường
“`
Subject: Thank you for the interview – John Smith
Dear Ms. Johnson,
Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the Marketing Manager position at ABC Company. I enjoyed learning more about the role and ABC Companys marketing strategy.
Our conversation about the companys social media initiatives was particularly interesting and reinforced my enthusiasm for this opportunity. As we discussed, my experience in social media marketing and my ability to increase engagement rates would be a valuable asset to your team.
I am very interested in the Marketing Manager position and am confident that I can make a significant contribution to ABC Company.
Please let me know if you require any further information. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Ví dụ 2: Thư cảm ơn sau phỏng vấn với nhiều người
(Trong trường hợp này, bạn có thể gửi email riêng cho từng người hoặc gửi một email chung nhưng đề cập đến từng người)
Email chung:
“`
Subject: Thank you for the interview – John Smith
Dear Ms. Johnson and Mr. Brown,
Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the Marketing Manager position at ABC Company. I enjoyed learning more about the role and the team.
Ms. Johnson, I particularly appreciated our discussion about the companys content marketing strategy. Mr. Brown, your insights into the sales process were very helpful.
As we discussed, my experience in content creation and sales support would be a valuable asset to your team. I am very interested in the Marketing Manager position and am confident that I can make a significant contribution to ABC Company.
Please let me know if you require any further information. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Email riêng (gửi cho Ms. Johnson):
“`
Subject: Thank you for the interview – John Smith
Dear Ms. Johnson,
Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the Marketing Manager position at ABC Company. I particularly enjoyed our discussion about the companys content marketing strategy.
As we discussed, my experience in content creation and my ability to develop engaging content would be a valuable asset to your team.
I am very interested in the Marketing Manager position and am confident that I can make a significant contribution to ABC Company.
Please let me know if you require any further information. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Ví dụ 3: Thư cảm ơn sau phỏng vấn không thành công
“`
Subject: Thank you for the interview – John Smith
Dear Ms. Johnson,
Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday about the Marketing Manager position at ABC Company. I enjoyed learning more about the role and the company.
While I understand that I was not selected for this position, I truly appreciate the opportunity to interview with your team. I learned a lot about ABC Company and your marketing strategy.
Thank you again for your time and consideration. I wish you all the best in your search for a Marketing Manager.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Ví dụ 4: Thư cảm ơn sau phỏng vấn lần 2
“`
Subject: Following up on second interview – John Smith
Dear Ms. Johnson,
Thank you again for taking the time to speak with me today about the Marketing Manager position at ABC Company. I enjoyed our second conversation and learning more about the specific challenges and opportunities facing the marketing team.
Our discussion about the upcoming product launch was particularly insightful and reinforced my excitement about the possibility of joining your team. As we discussed, my experience in launching new products and managing marketing campaigns would be directly applicable to this role.
I remain very interested in the Marketing Manager position and am confident that I can make a significant contribution to ABC Company.
Please let me know if you require any further information. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Ví dụ 5: Thư chấp nhận lời mời làm việc
“`
Subject: Job Offer Acceptance – John Smith – Marketing Manager
Dear Ms. Johnson,
I am writing to formally accept your offer for the Marketing Manager position at ABC Company. Thank you so much for this wonderful opportunity.
I am very excited to join your team and contribute to ABC Companys success. I look forward to starting on [Start Date].
Please let me know if there is anything I need to do before my start date.
Thank you again for your consideration.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
Ví dụ 6: Thư từ chối lời mời làm việc
“`
Subject: Job Offer Decline – John Smith – Marketing Manager
Dear Ms. Johnson,
Thank you so much for offering me the Marketing Manager position at ABC Company. I truly appreciate your time and consideration.
After careful consideration, I have decided to decline the offer at this time. This was a difficult decision, as I was very impressed with ABC Company and the team. However, I have accepted a position that is a better fit for my long-term career goals.
Thank you again for your consideration. I wish you all the best in your search for a Marketing Manager.
Sincerely,
John Smith
(123) 456-7890
john.smith@email.com
“`
7. Các lỗi thường gặp và cách tránh
*
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Đây là lỗi cơ bản nhưng rất quan trọng. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng thư của bạn trước khi gửi. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại.
*
Thư quá chung chung:
Tránh viết những lá thư sáo rỗng, không có sự cá nhân hóa. Hãy đề cập đến những chi tiết cụ thể từ buổi phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và vị trí.
*
Thư quá dài:
Giữ thư của bạn ngắn gọn và tập trung vào những điểm quan trọng nhất.
*
Gửi thư quá muộn:
Hãy gửi thư trong vòng 24-48 giờ sau buổi phỏng vấn.
*
Không có lời kêu gọi hành động:
Hãy kết thúc thư bằng một lời kêu gọi hành động, thể hiện sự chủ động của bạn.
*
Sử dụng giọng văn không phù hợp:
Giữ giọng văn chuyên nghiệp và lịch sự. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá suồng sã hoặc quá trang trọng.
8. Lời khuyên để viết thư trả lời phỏng vấn hiệu quả
*
Cá nhân hóa thư:
Hãy điều chỉnh thư cho phù hợp với từng công ty và vị trí.
*
Nhấn mạnh những điểm mạnh của bạn:
Hãy chọn lọc những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất mà bạn đã thảo luận trong buổi phỏng vấn và nhấn mạnh lại.
*
Thể hiện sự nhiệt tình:
Hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí này.
*
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Hãy kiểm tra chính tả, ngữ pháp và định dạng của thư trước khi gửi.
*
Gửi thư đúng thời điểm:
Hãy gửi thư trong vòng 24-48 giờ sau buổi phỏng vấn.
*
Xin lời khuyên:
Nếu bạn không chắc chắn về cách viết thư, hãy xin lời khuyên từ bạn bè, người thân hoặc chuyên gia tư vấn nghề nghiệp.
9. Các mẫu câu hữu ích
*
Bày tỏ lòng biết ơn:
* Thank you for your time.
* I appreciate the opportunity to interview with you.
* I am grateful for the chance to learn more about [Company Name].
*
Nhắc lại vị trí ứng tuyển:
* I am writing to follow up on my interview for the [Job Title] position.
* I enjoyed discussing the [Job Title] role with you.
* I am very interested in the [Job Title] opportunity at [Company Name].
*
Nhấn mạnh kỹ năng và kinh nghiệm:
* My experience in [Specific Skill/Area] would be a valuable asset to your team.
* I am confident that my skills in [Skill 1] and [Skill 2] make me a strong candidate for this position.
* I am particularly excited about the opportunity to use my skills in [Specific Skill/Area] to contribute to [Companys Goal/Project].
*
Thể hiện sự nhiệt tình:
* I am very interested in joining your team.
* I am excited about the possibility of working at [Company Name].
* I am eager to learn more about this opportunity.
*
Lời kêu gọi hành động:
* Please let me know if you require any further information.
* I look forward to hearing from you soon.
* I am available for a second interview at your earliest convenience.
10. Kết luận
Viết thư trả lời phỏng vấn là một bước quan trọng để củng cố ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bằng cách tuân theo cấu trúc chuẩn, cá nhân hóa thư và tránh các lỗi thường gặp, bạn có thể tạo ra một lá thư ấn tượng và tăng cơ hội thành công trong quá trình ứng tuyển. Hãy nhớ rằng, một lá thư cảm ơn chân thành và chu đáo sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông và thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!