Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn, bao gồm các mẫu, ví dụ, và lời khuyên hữu ích để bạn có thể tạo ra một email chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn
Email trả lời thư mời phỏng vấn là một trong những bước quan trọng trong quá trình xin việc. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, lòng nhiệt tình và xác nhận các chi tiết quan trọng liên quan đến buổi phỏng vấn. Một email trả lời được viết tốt có thể tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn nổi bật giữa các ứng viên khác.
I. Tại Sao Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Quan Trọng?
*
Xác nhận sự tham gia:
Đầu tiên và quan trọng nhất, email này xác nhận rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn.
*
Thể hiện sự chuyên nghiệp:
Cách bạn viết email thể hiện sự chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp và sự chú ý đến chi tiết.
*
Tạo ấn tượng tốt:
Một email được viết tốt có thể tạo ấn tượng tích cực và cho thấy bạn là một ứng viên nghiêm túc và đáng tin cậy.
*
Xác nhận và làm rõ thông tin:
Email là cơ hội để bạn xác nhận các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và người liên hệ.
*
Thể hiện sự nhiệt tình:
Bạn có thể bày tỏ sự hào hứng và mong muốn được tìm hiểu thêm về vị trí và công ty.
II. Các Bước Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email
Trước khi bắt tay vào viết email, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
1.
Đọc kỹ thư mời phỏng vấn:
Đọc kỹ từng chi tiết trong thư mời để không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
2.
Kiểm tra lịch trình:
Đảm bảo rằng bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian được đề xuất. Nếu không, hãy đề xuất các khung thời gian khác.
3.
Tìm hiểu về công ty và vị trí:
Nghiên cứu kỹ về công ty, văn hóa làm việc, và các yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Điều này giúp bạn thể hiện sự quan tâm và chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn.
4.
Chuẩn bị câu hỏi (nếu cần):
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn, hãy ghi chú lại để hỏi trong email trả lời.
III. Cấu Trúc Của Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn
Một email trả lời thư mời phỏng vấn nên có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là cấu trúc chung bạn có thể tham khảo:
1.
Dòng tiêu đề (Subject line):
Ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
2.
Lời chào (Greeting):
Chào người gửi một cách lịch sự.
3.
Lời cảm ơn (Acknowledgement):
Cảm ơn vì đã mời bạn tham gia phỏng vấn.
4.
Xác nhận tham gia (Confirmation):
Xác nhận rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn.
5.
Xác nhận chi tiết (Details confirmation):
Xác nhận lại các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn.
6.
Câu hỏi (Questions – nếu có):
Đặt câu hỏi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.
7.
Lời kết (Closing):
Thể hiện sự mong đợi và cảm ơn một lần nữa.
8.
Chữ ký (Signature):
Chữ ký chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin liên hệ.
IV. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Từng Phần Của Email
1.
Dòng Tiêu Đề (Subject Line)
Dòng tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
* Ví dụ 1: “Re: Mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
* Ví dụ 2: “Phản hồi thư mời phỏng vấn – [Tên của bạn]”
* Ví dụ 3: “Xác nhận phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
Lưu ý:
* Luôn sử dụng “Re:” nếu bạn đang trả lời một email đã nhận.
* Đề cập đến vị trí ứng tuyển để người nhận dễ dàng theo dõi.
* Thêm tên của bạn để dễ dàng nhận diện.
2.
Lời Chào (Greeting)
Lời chào nên lịch sự và trang trọng. Dưới đây là một số lựa chọn:
* “Kính gửi [Tên người gửi],” (Nếu bạn biết tên người gửi)
* “Chào [Tên người gửi],” (Nếu bạn có mối quan hệ thân thiện hơn)
* “Kính gửi phòng ban tuyển dụng,” (Nếu bạn không biết tên người gửi)
* “Chào bộ phận tuyển dụng,” (Nếu bạn không biết tên người gửi)
Lưu ý:
* Luôn sử dụng “Kính gửi” nếu bạn không chắc chắn về mức độ trang trọng.
* Nếu bạn biết tên người gửi, hãy sử dụng nó để tạo sự cá nhân hóa.
* Tránh sử dụng các lời chào quá thân mật hoặc không chuyên nghiệp.
3.
Lời Cảm Ơn (Acknowledgement)
Bày tỏ lòng biết ơn vì đã nhận được thư mời phỏng vấn. Dưới đây là một số ví dụ:
* “Cảm ơn anh/chị đã gửi thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* “Tôi rất cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn vị trí [Tên vị trí].”
* “Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi tham gia phỏng vấn.”
Lưu ý:
* Hãy chân thành trong lời cảm ơn của bạn.
* Đề cập đến vị trí ứng tuyển để thể hiện rằng bạn đã đọc kỹ thư mời.
* Tùy chỉnh lời cảm ơn sao cho phù hợp với văn phong của bạn.
4.
Xác Nhận Tham Gia (Confirmation)
Xác nhận rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn. Dưới đây là một số ví dụ:
* “Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian và địa điểm đã được đề xuất.”
* “Tôi rất vui được xác nhận sự tham gia của mình vào buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí].”
* “Tôi xin xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn theo lịch trình đã được thông báo.”
Lưu ý:
* Hãy rõ ràng và trực tiếp trong việc xác nhận tham gia.
* Đảm bảo rằng bạn thực sự có thể tham gia trước khi xác nhận.
* Nếu bạn cần thay đổi lịch trình, hãy đề xuất các khung thời gian khác (sẽ được đề cập chi tiết ở phần sau).
5.
Xác Nhận Chi Tiết (Details Confirmation)
Xác nhận lại các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn. Dưới đây là một số ví dụ:
* “Tôi xin xác nhận lại thông tin buổi phỏng vấn như sau:
* Thời gian: [Thời gian]
* Địa điểm: [Địa điểm]
* Hình thức: [Hình thức phỏng vấn (trực tiếp/online)]”
* “Để đảm bảo, tôi muốn xác nhận lại rằng buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào [Thời gian] tại [Địa điểm] theo hình thức [Hình thức phỏng vấn].”
* “Tôi đã ghi nhận các chi tiết về buổi phỏng vấn, cụ thể là vào [Thời gian] tại [Địa điểm] và hình thức [Hình thức phỏng vấn].”
Lưu ý:
* Việc xác nhận lại các chi tiết giúp tránh nhầm lẫn và thể hiện sự cẩn thận của bạn.
* Nếu có bất kỳ sai sót nào trong thông tin, hãy nhẹ nhàng đề cập đến và yêu cầu xác nhận lại.
6.
Câu Hỏi (Questions – Nếu Có)
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về buổi phỏng vấn, hãy đặt câu hỏi một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
* “Tôi có một câu hỏi nhỏ về [Chủ đề]. Xin hỏi [Câu hỏi cụ thể]?”
* “Tôi muốn hỏi thêm về [Chủ đề]. Anh/chị có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về [Câu hỏi cụ thể] không?”
* “Tôi có một vài thắc mắc liên quan đến [Chủ đề]. Liệu tôi có thể hỏi trong buổi phỏng vấn được không?”
Các loại câu hỏi thường gặp:
*
Về hình thức phỏng vấn:
* “Tôi có cần chuẩn bị thêm giấy tờ gì ngoài CV và thư giới thiệu không ạ?”
* “Buổi phỏng vấn sẽ kéo dài khoảng bao lâu ạ?”
*
Về người phỏng vấn:
* “Tôi sẽ phỏng vấn với những ai trong buổi phỏng vấn này ạ?”
* “Tôi có thể tìm hiểu thông tin về người phỏng vấn trước không ạ?”
*
Về công ty và vị trí:
* “Tôi có thể tìm hiểu thêm thông tin về văn hóa công ty ở đâu ạ?”
* “Liệu có tài liệu nào về vị trí công việc mà tôi có thể tham khảo trước buổi phỏng vấn không ạ?”
Lưu ý:
* Chỉ đặt những câu hỏi thực sự cần thiết và chưa có trong thư mời.
* Tránh đặt các câu hỏi về lương thưởng hoặc phúc lợi ở giai đoạn này.
* Hãy lịch sự và tôn trọng khi đặt câu hỏi.
7.
Lời Kết (Closing)
Kết thúc email bằng một lời chào tạm biệt lịch sự và bày tỏ sự mong đợi. Dưới đây là một số ví dụ:
* “Tôi rất mong được gặp anh/chị trong buổi phỏng vấn sắp tới. Xin cảm ơn.”
* “Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi thêm về vị trí này. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý công ty.”
* “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn và cơ hội được đóng góp cho [Tên công ty]. Xin cảm ơn.”
Lưu ý:
* Hãy ngắn gọn và súc tích trong lời kết.
* Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được làm việc tại công ty.
* Cảm ơn một lần nữa để thể hiện sự lịch sự.
8.
Chữ Ký (Signature)
Chữ ký nên chứa đầy đủ thông tin liên hệ của bạn. Dưới đây là một ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết LinkedIn (nếu có)]
“`
Lưu ý:
* Chữ ký giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn.
* Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn chính xác và cập nhật.
* Sử dụng font chữ dễ đọc và kích thước phù hợp.
V. Mẫu Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn
Dưới đây là một số mẫu email bạn có thể tham khảo:
Mẫu 1: Xác nhận tham gia và xác nhận chi tiết
“`
Subject: Re: Mời phỏng vấn vị trí Marketing Executive – Nguyễn Văn A
Kính gửi chị [Tên người gửi],
Cảm ơn chị đã gửi thư mời phỏng vấn vị trí Marketing Executive tại [Tên công ty].
Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian và địa điểm đã được đề xuất.
Để đảm bảo, tôi muốn xác nhận lại thông tin buổi phỏng vấn như sau:
* Thời gian: 9:00 sáng, Thứ Ba, ngày 16 tháng 5 năm 2024
* Địa điểm: Văn phòng [Tên công ty], Tầng 5, Tòa nhà ABC, 123 Đường XYZ, Quận 1, TP.HCM
* Hình thức: Phỏng vấn trực tiếp
Tôi rất mong được gặp chị trong buổi phỏng vấn sắp tới. Xin cảm ơn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
0901234567
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Mẫu 2: Đề xuất thay đổi lịch trình
“`
Subject: Re: Mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Kinh doanh – Trần Thị B
Kính gửi anh [Tên người gửi],
Cảm ơn anh đã gửi thư mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Kinh doanh tại [Tên công ty].
Tôi rất vui được nhận lời mời này và muốn xác nhận sự tham gia của mình. Tuy nhiên, tôi có một chútConflict vào thời gian anh đề xuất (2:00 chiều Thứ Năm, ngày 18 tháng 5 năm 2024).
Liệu có thể dời lịch phỏng vấn sang một trong các khung thời gian sau không ạ?
* Thứ Sáu, ngày 19 tháng 5 năm 2024, từ 9:00 sáng đến 12:00 trưa
* Thứ Hai, ngày 22 tháng 5 năm 2024, từ 2:00 chiều đến 5:00 chiều
Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được phản hồi từ anh.
Xin cảm ơn sự quan tâm của anh.
Trân trọng,
Trần Thị B
0909876543
tran.thi.b@email.com
linkedin.com/in/tranthib
“`
Mẫu 3: Đặt câu hỏi về buổi phỏng vấn
“`
Subject: Phản hồi thư mời phỏng vấn – Lê Văn C
Kính gửi bộ phận tuyển dụng,
Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí Kỹ sư Phần mềm.
Tôi xin xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn theo lịch trình đã được thông báo.
Tôi có một câu hỏi nhỏ về hình thức phỏng vấn. Xin hỏi, buổi phỏng vấn sẽ bao gồm các bài kiểm tra kỹ năng nào không ạ?
Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi thêm về vị trí này. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý công ty.
Trân trọng,
Lê Văn C
0912345678
levanc@email.com
“`
VI. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Viết Email
1.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng chính tả và ngữ pháp để đảm bảo không có lỗi sai.
2.
Sử dụng văn phong chuyên nghiệp:
Sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc các biểu tượng cảm xúc.
3.
Trả lời nhanh chóng:
Cố gắng trả lời email trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được thư mời.
4.
Đính kèm tài liệu (nếu được yêu cầu):
Nếu thư mời yêu cầu bạn đính kèm bất kỳ tài liệu nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã đính kèm đầy đủ và đúng định dạng.
5.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email có tên của bạn và tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp.
6.
Kiểm tra lại trước khi gửi:
Trước khi nhấn nút “Gửi”, hãy kiểm tra lại toàn bộ email để đảm bảo không có sai sót và mọi thông tin đều chính xác.
VII. Xử Lý Các Tình Huống Đặc Biệt
1.
Khi cần thay đổi lịch trình:
*
Giải thích lý do:
Nêu rõ lý do bạn không thể tham gia vào thời gian đã được đề xuất một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Đề xuất các khung thời gian khác:
Đề xuất ít nhất hai khung thời gian khác mà bạn có thể tham gia.
*
Xin lỗi vì sự bất tiện:
Xin lỗi vì đã gây ra sự bất tiện và bày tỏ mong muốn được sắp xếp lại buổi phỏng vấn.
2.
Khi cần hủy phỏng vấn:
*
Thông báo sớm nhất có thể:
Thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt để họ có thể sắp xếp lại lịch trình.
*
Giải thích lý do một cách rõ ràng:
Nêu rõ lý do bạn phải hủy phỏng vấn một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Cảm ơn vì cơ hội:
Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn và bày tỏ sự tiếc nuối vì không thể tham gia.
3.
Khi không nhận được phản hồi:
*
Chờ đợi:
Chờ đợi một vài ngày sau thời hạn phản hồi đã được đề cập trong thư mời.
*
Gửi email theo dõi:
Gửi một email theo dõi ngắn gọn để hỏi về tình trạng của buổi phỏng vấn.
Ví dụ email theo dõi:
“`
Subject: Theo dõi thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên người gửi],
Tôi hy vọng anh/chị vẫn khỏe.
Tôi xin phép theo dõi email trước đó của tôi về thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
Xin cảm ơn sự quan tâm của anh/chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
VIII. Kết Luận
Viết email trả lời thư mời phỏng vấn là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, lòng nhiệt tình và tăng cơ hội thành công trong quá trình xin việc. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn và mẫu email được cung cấp trong bài viết này, bạn có thể tạo ra một email ấn tượng và gây thiện cảm với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn sắp tới!