Đây là hướng dẫn chi tiết về cách từ chối phỏng vấn xin việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bao gồm nhiều tình huống khác nhau và các mẫu thư bạn có thể sử dụng.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH TỪ CHỐI PHỎNG VẤN XIN VIỆC
Từ chối phỏng vấn xin việc là một phần quan trọng của quá trình tìm kiếm việc làm, dù bạn đã tìm được một vị trí phù hợp hơn, thay đổi định hướng nghề nghiệp, hoặc đơn giản là nhận ra công việc này không phù hợp với mình. Việc từ chối một cách chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong ngành.
I. TẠI SAO CẦN TỪ CHỐI PHỎNG VẤN MỘT CÁCH CHUYÊN NGHIỆP?
1.
Duy trì mối quan hệ:
Ngành nghề nào cũng có mạng lưới liên kết. Việc từ chối một cách lịch sự giúp bạn giữ gìn mối quan hệ với nhà tuyển dụng, có thể hữu ích cho sự nghiệp của bạn trong tương lai.
2.
Tạo ấn tượng tốt:
Dù bạn không nhận phỏng vấn, một email hoặc cuộc gọi chuyên nghiệp vẫn tạo ấn tượng tốt về bạn. Nhà tuyển dụng có thể nhớ đến bạn cho những cơ hội khác phù hợp hơn.
3.
Tránh gây ấn tượng tiêu cực:
Việc “bỏ bom” phỏng vấn hoặc từ chối một cách cộc lốc có thể gây ấn tượng xấu và ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn.
4.
Thể hiện sự tôn trọng:
Nhà tuyển dụng đã dành thời gian và công sức để xem xét hồ sơ của bạn và mời bạn phỏng vấn. Việc phản hồi lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và công sức của họ.
5.
Cơ hội hợp tác trong tương lai:
Biết đâu trong tương lai, bạn lại có cơ hội hợp tác với công ty này hoặc nhà tuyển dụng này trong một vai trò khác.
II. THỜI ĐIỂM TỐT NHẤT ĐỂ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
Thời điểm lý tưởng để từ chối phỏng vấn là
càng sớm càng tốt
sau khi bạn đã đưa ra quyết định chắc chắn. Điều này cho phép nhà tuyển dụng có đủ thời gian để tìm kiếm ứng viên khác và sắp xếp lại lịch trình của họ.
*
Ngay khi bạn biết:
Nếu bạn đã chấp nhận một công việc khác hoặc quyết định không theo đuổi vị trí này nữa, hãy thông báo cho nhà tuyển dụng ngay lập tức.
*
Ít nhất 24-48 giờ trước phỏng vấn:
Nếu không thể báo sớm hơn, hãy cố gắng thông báo ít nhất một hoặc hai ngày trước buổi phỏng vấn để nhà tuyển dụng có thời gian điều chỉnh.
*
Không nên chờ đến phút cuối:
Việc hủy phỏng vấn vào phút cuối là thiếu chuyên nghiệp và có thể gây khó khăn cho nhà tuyển dụng.
III. CÁC KÊNH LIÊN LẠC ĐỂ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
1.
Email:
Đây là phương pháp phổ biến và được ưa chuộng nhất. Email cho phép bạn trình bày lý do từ chối một cách rõ ràng, lịch sự và có văn bản lưu lại.
2.
Điện thoại:
Nếu bạn đã có mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng hoặc nếu thời gian phỏng vấn sắp đến gần, gọi điện thoại có thể là lựa chọn tốt hơn. Điều này thể hiện sự tôn trọng và cho phép bạn giải thích lý do của mình một cách trực tiếp.
3.
Tin nhắn (ít phổ biến):
Chỉ nên sử dụng tin nhắn nếu bạn đã trao đổi qua tin nhắn trước đó và cảm thấy phù hợp.
IV. CÁC YẾU TỐ CẦN CÓ TRONG EMAIL/CUỘC GỌI TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
Dù bạn chọn hình thức liên lạc nào, hãy đảm bảo rằng thông điệp của bạn bao gồm các yếu tố sau:
1.
Lời chào trang trọng:
Sử dụng “Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng]” hoặc “Chào [Tên nhà tuyển dụng]”.
2.
Lời cảm ơn:
Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn vì cơ hội phỏng vấn.
3.
Lời từ chối rõ ràng:
Nêu rõ rằng bạn muốn từ chối lời mời phỏng vấn.
4.
Lý do từ chối (tùy chọn):
Bạn có thể cung cấp một lý do ngắn gọn và lịch sự. Tuy nhiên, bạn không bắt buộc phải chia sẻ thông tin quá chi tiết.
5.
Lời chúc tốt đẹp:
Chúc công ty tìm được ứng viên phù hợp và chúc họ thành công.
6.
Lời cảm ơn lần nữa:
Kết thúc bằng một lời cảm ơn chân thành.
7.
Thông tin liên hệ (tùy chọn):
Bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ của mình nếu bạn muốn duy trì kết nối trong tương lai.
V. CÁC TÌNH HUỐNG VÀ CÁCH XỬ LÝ KHI TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
Dưới đây là một số tình huống phổ biến và cách bạn có thể xử lý chúng:
1. Đã chấp nhận một công việc khác:
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội này.
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này. Chúc [Tên công ty] sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu của mình. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
2. Thay đổi định hướng nghề nghiệp:
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì cơ hội được phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và những gì công ty đang làm.
Tuy nhiên, trong thời gian xem xét cơ hội này, tôi đã quyết định thay đổi định hướng nghề nghiệp của mình. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi chúc [Tên công ty] tìm được ứng viên lý tưởng cho vị trí này.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi đã quyết định thay đổi định hướng nghề nghiệp của mình. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
3. Nhận ra công việc không phù hợp với mình:
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã liên hệ và mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất cảm kích cơ hội này.
Sau khi tìm hiểu thêm về vị trí này và [Tên công ty], tôi nhận thấy rằng công việc này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của tôi vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi chúc [Tên công ty] tìm được ứng viên phù hợp.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Sau khi tìm hiểu thêm về vị trí này, tôi nhận thấy rằng công việc này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và mục tiêu của tôi. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
4. Không hài lòng với mức lương hoặc phúc lợi:
*
Lưu ý quan trọng:
Bạn chỉ nên đề cập đến vấn đề lương thưởng nếu bạn đã thảo luận về nó trước đó và nó là yếu tố chính khiến bạn từ chối.
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất quan tâm đến cơ hội này.
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng về mức lương và phúc lợi được đề xuất, tôi nhận thấy rằng nó không phù hợp với kỳ vọng của tôi vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi chúc [Tên công ty] tìm được ứng viên phù hợp.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Sau khi xem xét kỹ lưỡng về mức lương và phúc lợi được đề xuất, tôi nhận thấy rằng nó không phù hợp với kỳ vọng của tôi vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
5. Vấn đề cá nhân (không cần chia sẻ chi tiết):
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã liên hệ và mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất cảm kích cơ hội này.
Tuy nhiên, do một số vấn đề cá nhân, tôi không thể tham gia phỏng vấn vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi chúc [Tên công ty] tìm được ứng viên phù hợp.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Do một số vấn đề cá nhân, tôi không thể tham gia phỏng vấn vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
6. Bạn vẫn quan tâm đến công ty nhưng không phải vị trí này:
*
Email:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã liên hệ và mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất cảm kích cơ hội này và rất ấn tượng với [Tên công ty].
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của tôi vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Mặc dù vậy, tôi vẫn rất quan tâm đến việc làm việc tại [Tên công ty] trong tương lai. Nếu có bất kỳ vị trí nào khác phù hợp hơn với kinh nghiệm của tôi, tôi rất mong được xem xét.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
*
Điện thoại:
* Bạn: “Chào [Tên nhà tuyển dụng], đây là [Tên của bạn] ạ. Tôi gọi để cảm ơn anh/chị vì đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
* Nhà tuyển dụng: “Chào [Tên của bạn]. Rất vui được nghe máy của bạn.”
* Bạn: “Sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của tôi vào thời điểm này. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn ạ. Tuy nhiên, tôi vẫn rất quan tâm đến việc làm việc tại [Tên công ty] trong tương lai.”
* Nhà tuyển dụng: “Tôi hiểu. Cảm ơn bạn đã thông báo.”
* Bạn: “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi. Nếu có bất kỳ vị trí nào khác phù hợp, tôi rất mong được xem xét.”
VI. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TỪ CHỐI PHỎNG VẤN
1.
Luôn lịch sự và chuyên nghiệp:
Dù lý do của bạn là gì, hãy luôn giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong mọi giao tiếp.
2.
Ngắn gọn và súc tích:
Tránh viết email quá dài hoặc giải thích quá chi tiết. Hãy tập trung vào những điểm chính và trình bày một cách rõ ràng.
3.
Trung thực (nhưng không quá chi tiết):
Bạn nên đưa ra lý do từ chối một cách trung thực, nhưng không cần phải chia sẻ thông tin quá cá nhân hoặc tiêu cực.
4.
Tránh chỉ trích công ty:
Không nên chỉ trích công ty, vị trí công việc hoặc bất kỳ ai trong quá trình tuyển dụng.
5.
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Trước khi gửi email hoặc gọi điện thoại, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo thông tin liên hệ chính xác.
6.
Cân nhắc kỹ trước khi từ chối:
Hãy chắc chắn rằng bạn đã cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định từ chối phỏng vấn. Đôi khi, một cơ hội có vẻ không phù hợp ban đầu có thể mang lại những điều bất ngờ.
7.
Không “đốt cầu”:
Ngay cả khi bạn không quan tâm đến vị trí này, đừng “đốt cầu”. Bạn có thể gặp lại những người này trong tương lai, vì vậy hãy giữ mối quan hệ tốt đẹp.
8.
Không im lặng:
Tuyệt đối không nên im lặng hoặc “bỏ bom” phỏng vấn. Điều này là thiếu chuyên nghiệp và có thể gây ấn tượng xấu.
9.
Lưu giữ bản sao:
Lưu giữ bản sao email hoặc ghi chú về cuộc gọi từ chối phỏng vấn để tham khảo trong tương lai.
VII. MẪU EMAIL TỔNG HỢP (CÓ THỂ ĐIỀU CHỈNH):
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì cơ hội được phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng thời gian và sự quan tâm mà bạn đã dành cho tôi.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định [Lý do từ chối – chọn một trong các lý do sau hoặc điều chỉnh cho phù hợp]:
* đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của tôi.
* đã quyết định thay đổi định hướng nghề nghiệp của mình.
* nhận thấy rằng công việc này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của tôi vào thời điểm này.
* mức lương và phúc lợi được đề xuất không phù hợp với kỳ vọng của tôi.
* có một số vấn đề cá nhân khiến tôi không thể tham gia phỏng vấn vào thời điểm này.
Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra. Tôi chúc [Tên công ty] sớm tìm được ứng viên phù hợp và chúc công ty ngày càng phát triển.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại (tùy chọn)]
[Địa chỉ email]
“`
VIII. KẾT LUẬN
Từ chối phỏng vấn xin việc là một kỹ năng quan trọng cần thiết cho bất kỳ người tìm việc nào. Bằng cách tiếp cận quá trình này một cách chuyên nghiệp, lịch sự và chu đáo, bạn có thể duy trì các mối quan hệ tốt đẹp, tạo ấn tượng tích cực và mở ra những cơ hội tiềm năng trong tương lai. Hãy luôn nhớ rằng, dù bạn không nhận phỏng vấn, cách bạn từ chối cũng quan trọng như cách bạn chấp nhận một lời mời. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!