Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời thư mời phỏng vấn qua email, bao gồm các yếu tố quan trọng, ví dụ cụ thể, và các mẹo để tạo ấn tượng tốt.
Hướng Dẫn Chi Tiết: Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Qua Email
Mục Lục
1.
Tại Sao Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Qua Email Lại Quan Trọng?
2.
Những Điều Cần Chuẩn Bị Trước Khi Soạn Email
3.
Cấu Trúc Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp
* Dòng Tiêu Đề (Subject Line)
* Lời Chào (Salutation)
* Bày Tỏ Sự Cảm Kích và Biết Ơn
* Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn (hoặc Từ Chối)
* Xác Nhận Chi Tiết Phỏng Vấn
* Đặt Câu Hỏi (Nếu Cần Thiết)
* Lời Chúc Kết (Closing)
* Chữ Ký (Signature)
4.
Ví Dụ Cụ Thể Cho Các Tình Huống Khác Nhau
* Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn
* Đề Xuất Thay Đổi Thời Gian Phỏng Vấn
* Từ Chối Lời Mời Phỏng Vấn
* Yêu Cầu Thông Tin Chi Tiết Hơn
5.
Những Điều Nên và Không Nên Khi Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn
6.
Mẹo Để Tạo Ấn Tượng Tốt Qua Email
7.
Kiểm Tra Lại Email Trước Khi Gửi
8.
Sau Khi Gửi Email: Các Bước Tiếp Theo
9.
Kết Luận
1. Tại Sao Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Qua Email Lại Quan Trọng?
Trả lời thư mời phỏng vấn qua email là một bước quan trọng trong quá trình xin việc, thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và mức độ quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển. Dưới đây là những lý do cụ thể:
*
Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp:
Một email trả lời được soạn thảo cẩn thận, đúng ngữ pháp và thể hiện sự tôn trọng sẽ cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp và nghiêm túc trong công việc.
*
Xác Nhận Thông Tin:
Email là phương tiện để bạn xác nhận các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn, và người phỏng vấn. Điều này giúp tránh những hiểu lầm và đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.
*
Thể Hiện Sự Quan Tâm:
Việc trả lời nhanh chóng và bày tỏ sự hào hứng với cơ hội phỏng vấn cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí công việc và công ty.
*
Tạo Ấn Tượng Ban Đầu Tốt:
Email trả lời là cơ hội đầu tiên để bạn giao tiếp trực tiếp với nhà tuyển dụng. Một email được viết tốt có thể tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác.
*
Thể Hiện Kỹ Năng Giao Tiếp:
Email là một hình thức giao tiếp bằng văn bản. Một email rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu sẽ thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt của bạn, một yếu tố quan trọng trong nhiều công việc.
*
Duy Trì Mối Quan Hệ:
Ngay cả khi bạn quyết định từ chối lời mời phỏng vấn, việc trả lời email một cách lịch sự và chuyên nghiệp vẫn giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, có thể hữu ích cho các cơ hội trong tương lai.
2. Những Điều Cần Chuẩn Bị Trước Khi Soạn Email
Trước khi bắt đầu soạn email trả lời, bạn nên chuẩn bị những thông tin sau để đảm bảo email của bạn đầy đủ, chính xác và hiệu quả:
*
Đọc Kỹ Thư Mời:
Đọc kỹ toàn bộ nội dung thư mời phỏng vấn để nắm rõ tất cả các chi tiết quan trọng như:
* Vị trí ứng tuyển
* Thời gian và địa điểm phỏng vấn (hoặc hình thức phỏng vấn trực tuyến)
* Tên và chức danh của người phỏng vấn
* Các yêu cầu đặc biệt (ví dụ: mang theo hồ sơ, portfolio,…)
* Thời hạn trả lời thư mời
*
Kiểm Tra Lịch Trình:
Kiểm tra lịch trình cá nhân của bạn để đảm bảo bạn có thể tham gia phỏng vấn vào thời gian đã được đề xuất. Nếu không thể, hãy chuẩn bị sẵn các lựa chọn thời gian khác để đề xuất với nhà tuyển dụng.
*
Tìm Hiểu Về Công Ty:
Nghiên cứu về công ty và vị trí ứng tuyển để có thể đặt câu hỏi thông minh và thể hiện sự quan tâm thực sự trong email (nếu bạn quyết định đặt câu hỏi).
*
Chuẩn Bị Bản Nháp:
Chuẩn bị một bản nháp sơ bộ về những gì bạn muốn viết trong email. Điều này giúp bạn tổ chức ý tưởng và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
*
Chuẩn Bị Câu Hỏi (Nếu Cần):
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến buổi phỏng vấn (ví dụ: về hình thức phỏng vấn, tài liệu cần chuẩn bị), hãy ghi lại để hỏi trong email.
3. Cấu Trúc Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp
Một email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nên tuân theo cấu trúc sau:
*
Dòng Tiêu Đề (Subject Line)
*
Lời Chào (Salutation)
*
Bày Tỏ Sự Cảm Kích và Biết Ơn
*
Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn (hoặc Từ Chối)
*
Xác Nhận Chi Tiết Phỏng Vấn
*
Đặt Câu Hỏi (Nếu Cần Thiết)
*
Lời Chúc Kết (Closing)
*
Chữ Ký (Signature)
3.1. Dòng Tiêu Đề (Subject Line)
Dòng tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và dễ nhận biết. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xác định mục đích của email và nhanh chóng tìm thấy nó trong hộp thư đến. Dưới đây là một số gợi ý:
*
Cách 1:
Re: Mời Phỏng Vấn Vị Trí [Tên Vị Trí] – [Tên Của Bạn]
*
Cách 2:
Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn – [Tên Của Bạn] – [Tên Vị Trí]
*
Cách 3:
Phản Hồi Thư Mời Phỏng Vấn – [Tên Của Bạn]
*
Cách 4:
[Tên Của Bạn] – Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Vị Trí [Tên Vị Trí]
Ví dụ:
* Re: Mời Phỏng Vấn Vị Trí Chuyên Viên Marketing – Nguyễn Văn A
* Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn – Trần Thị B – Nhân Viên Kinh Doanh
3.2. Lời Chào (Salutation)
Lời chào cần trang trọng và phù hợp với văn hóa công ty. Nếu bạn biết tên người liên hệ, hãy sử dụng tên của họ. Nếu không, bạn có thể sử dụng các cách chào chung.
*
Nếu biết tên người liên hệ:
* Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Liên Hệ],
* Chào Anh/Chị [Tên Người Liên Hệ],
*
Nếu không biết tên người liên hệ:
* Kính gửi Phòng Tuyển Dụng,
* Kính gửi Nhà Tuyển Dụng,
* Chào Quý Công ty,
Lưu ý:
Tránh sử dụng các lời chào quá thân mật hoặc không phù hợp như “Chào bạn,” hoặc “Hi [Tên Người Liên Hệ]”.
3.3. Bày Tỏ Sự Cảm Kích và Biết Ơn
Bắt đầu email bằng cách bày tỏ sự cảm kích và biết ơn vì đã nhận được lời mời phỏng vấn. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với thời gian và công sức của nhà tuyển dụng.
*
Ví dụ:
* “Tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí].”
* “Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí] tại [Tên Công Ty].”
* “Xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí].”
3.4. Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn (hoặc Từ Chối)
Nêu rõ bạn chấp nhận lời mời phỏng vấn hay không. Nếu chấp nhận, hãy bày tỏ sự hào hứng của bạn. Nếu từ chối, hãy nêu lý do một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Nếu chấp nhận:
* “Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian và địa điểm đã được đề xuất.”
* “Tôi rất vui được xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị Trí].”
* “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn và cơ hội được trao đổi thêm về vị trí này.”
*
Nếu từ chối:
* “Rất tiếc, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã được đề xuất do [Lý Do]. Tuy nhiên, tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã quan tâm đến hồ sơ của tôi.”
* “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định không tiếp tục ứng tuyển vào vị trí [Tên Vị Trí] tại thời điểm này. Xin cảm ơn Quý Công ty đã tạo cơ hội cho tôi.”
3.5. Xác Nhận Chi Tiết Phỏng Vấn
Xác nhận lại các chi tiết quan trọng của buổi phỏng vấn để đảm bảo không có sai sót. Điều này thể hiện sự cẩn thận và chu đáo của bạn.
*
Ví dụ:
* “Tôi xin xác nhận lại thời gian phỏng vấn là [Thời Gian] ngày [Ngày Tháng Năm] tại [Địa Điểm].”
* “Tôi hiểu rằng buổi phỏng vấn sẽ diễn ra trực tuyến qua [Nền Tảng] vào [Thời Gian] ngày [Ngày Tháng Năm].”
* “Tôi sẽ có mặt đúng giờ tại [Địa Điểm] vào [Thời Gian] ngày [Ngày Tháng Năm] để tham gia buổi phỏng vấn.”
3.6. Đặt Câu Hỏi (Nếu Cần Thiết)
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến buổi phỏng vấn hoặc vị trí ứng tuyển, hãy đặt câu hỏi một cách lịch sự và ngắn gọn. Tránh đặt những câu hỏi có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời trên website của công ty.
*
Ví dụ:
* “Tôi muốn hỏi thêm về hình thức của buổi phỏng vấn. Liệu tôi cần chuẩn bị thêm tài liệu gì không ạ?”
* “Tôi muốn xác nhận lại về dress code cho buổi phỏng vấn. Xin hỏi có yêu cầu cụ thể nào không ạ?”
* “Tôi rất mong muốn tìm hiểu thêm về cơ hội phát triển nghề nghiệp tại vị trí này. Liệu tôi có thể hỏi thêm về vấn đề này trong buổi phỏng vấn không ạ?”
3.7. Lời Chúc Kết (Closing)
Kết thúc email bằng một lời chúc lịch sự và thể hiện sự mong đợi được gặp mặt trong buổi phỏng vấn.
*
Ví dụ:
* “Tôi rất mong chờ được gặp mặt và trao đổi thêm với Quý Công ty.”
* “Xin cảm ơn Quý Công ty một lần nữa. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Quý vị.”
* “Tôi rất mong có cơ hội được đóng góp cho sự phát triển của Quý Công ty.”
3.8. Chữ Ký (Signature)
Chữ ký email cần bao gồm các thông tin liên hệ cơ bản của bạn, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn.
*
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Tên Của Bạn]
[Số Điện Thoại]
[Địa Chỉ Email]
[Liên Kết LinkedIn (nếu có)]
“`
4. Ví Dụ Cụ Thể Cho Các Tình Huống Khác Nhau
4.1. Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn
Tiêu đề:
Re: Mời Phỏng Vấn Vị Trí Chuyên Viên Marketing – Nguyễn Văn A
Nội dung:
“`
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Liên Hệ],
Tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí Chuyên Viên Marketing.
Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 9:00 sáng ngày 15 tháng 5 năm 2024 tại văn phòng của Quý Công ty.
Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn và cơ hội được trao đổi thêm về vị trí này.
Xin cảm ơn Quý Công ty một lần nữa.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
0901234567
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
4.2. Đề Xuất Thay Đổi Thời Gian Phỏng Vấn
Tiêu đề:
Re: Mời Phỏng Vấn Vị Trí Nhân Viên Kinh Doanh – Trần Thị B
Nội dung:
“`
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Liên Hệ],
Tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí Nhân Viên Kinh Doanh.
Tôi rất muốn tham gia buổi phỏng vấn, tuy nhiên, tôi rất tiếc vì lịch trình của tôi có một chút thay đổi vào ngày 20 tháng 5 năm 2024.
Liệu có thể dời lịch phỏng vấn sang một ngày khác trong tuần được không ạ? Tôi sẵn sàng tham gia phỏng vấn vào bất kỳ thời gian nào trong các ngày 21, 22 hoặc 23 tháng 5.
Xin cảm ơn sự thông cảm của Quý Công ty.
Trân trọng,
Trần Thị B
0987654321
tranthib@email.com
“`
4.3. Từ Chối Lời Mời Phỏng Vấn
Tiêu đề:
Phản Hồi Thư Mời Phỏng Vấn – Lê Văn C
Nội dung:
“`
Kính gửi Phòng Tuyển Dụng,
Xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn cho vị trí Kế Toán Viên.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định không tiếp tục ứng tuyển vào vị trí này tại thời điểm này vì tôi đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với định hướng phát triển của mình.
Tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã quan tâm đến hồ sơ của tôi. Chúc Quý Công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
Lê Văn C
levanc@email.com
“`
4.4. Yêu Cầu Thông Tin Chi Tiết Hơn
Tiêu đề:
Lê Thị D – Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Vị Trí Content Writer
Nội dung:
“`
Kính gửi Anh/Chị [Tên Người Liên Hệ],
Tôi rất cảm ơn Quý Công ty đã gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí Content Writer.
Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã được đề xuất.
Tôi muốn hỏi thêm về hình thức của buổi phỏng vấn. Liệu tôi cần chuẩn bị thêm portfolio hoặc tài liệu gì không ạ?
Tôi rất mong chờ được gặp mặt và trao đổi thêm với Quý Công ty.
Trân trọng,
Lê Thị D
0912345678
lethid@email.com
“`
5. Những Điều Nên và Không Nên Khi Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn
Nên:
*
Trả lời nhanh chóng:
Trả lời email trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được.
*
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và đúng ngữ pháp.
*
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Kiểm tra email cẩn thận trước khi gửi để tránh sai sót chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin liên hệ.
*
Xác nhận thông tin:
Xác nhận lại các chi tiết quan trọng của buổi phỏng vấn.
*
Bày tỏ sự cảm kích:
Thể hiện sự biết ơn vì đã nhận được lời mời phỏng vấn.
*
Lịch sự và tôn trọng:
Luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng, ngay cả khi bạn từ chối lời mời.
Không Nên:
*
Trả lời quá chậm:
Trả lời quá chậm có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không quan tâm đến vị trí ứng tuyển.
*
Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp:
Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật, suồng sã hoặc thiếu chuyên nghiệp.
*
Mắc lỗi chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể tạo ấn tượng xấu về bạn.
*
Bỏ sót thông tin quan trọng:
Đảm bảo email của bạn đầy đủ các thông tin cần thiết.
*
Đặt câu hỏi không phù hợp:
Tránh đặt những câu hỏi có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời trên website của công ty hoặc những câu hỏi quá cá nhân.
*
Thái độ thiếu tôn trọng:
Tránh thể hiện thái độ kiêu ngạo, thiếu tôn trọng hoặc đòi hỏi.
6. Mẹo Để Tạo Ấn Tượng Tốt Qua Email
*
Nghiên cứu về người liên hệ:
Nếu có thể, tìm hiểu thông tin về người liên hệ trên LinkedIn hoặc website của công ty để có cách xưng hô phù hợp.
*
Sử dụng giọng văn tích cực:
Sử dụng giọng văn tích cực và nhiệt tình để thể hiện sự hào hứng của bạn với cơ hội phỏng vấn.
*
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Nếu có thể, hãy đề cập đến một vài điều bạn biết về công ty hoặc vị trí ứng tuyển để thể hiện sự quan tâm và nghiên cứu của bạn.
*
Tùy chỉnh email:
Tránh sử dụng một mẫu email chung chung cho tất cả các thư mời phỏng vấn. Hãy tùy chỉnh email của bạn để phù hợp với từng công ty và vị trí ứng tuyển.
*
Sử dụng chữ ký chuyên nghiệp:
Chữ ký email của bạn nên bao gồm các thông tin liên hệ cơ bản và có thiết kế chuyên nghiệp.
7. Kiểm Tra Lại Email Trước Khi Gửi
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại thật kỹ để đảm bảo không có sai sót.
*
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại email của bạn.
*
Kiểm tra thông tin liên hệ:
Đảm bảo số điện thoại và địa chỉ email của bạn chính xác.
*
Kiểm tra dòng tiêu đề:
Đảm bảo dòng tiêu đề rõ ràng và dễ nhận biết.
*
Đọc lại toàn bộ email:
Đọc lại toàn bộ email để đảm bảo nội dung mạch lạc, dễ hiểu và không có thông tin nào bị bỏ sót.
*
Xem trước email:
Xem trước email để đảm bảo định dạng hiển thị đúng như mong muốn.
8. Sau Khi Gửi Email: Các Bước Tiếp Theo
*
Chờ phản hồi:
Sau khi gửi email, hãy kiên nhẫn chờ phản hồi từ nhà tuyển dụng. Thông thường, bạn sẽ nhận được phản hồi trong vòng vài ngày.
*
Chuẩn bị cho phỏng vấn:
Trong thời gian chờ đợi, hãy bắt đầu chuẩn bị cho buổi phỏng vấn bằng cách nghiên cứu kỹ về công ty, vị trí ứng tuyển và chuẩn bị các câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
*
Gửi email cảm ơn (sau phỏng vấn):
Sau khi phỏng vấn xong, hãy gửi email cảm ơn đến người phỏng vấn để thể hiện sự chuyên nghiệp và lòng biết ơn của bạn.
9. Kết Luận
Trả lời thư mời phỏng vấn qua email là một bước quan trọng trong quá trình xin việc. Một email được soạn thảo cẩn thận, chuyên nghiệp và thể hiện sự quan tâm của bạn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công. Hãy tuân theo các hướng dẫn và mẹo trong bài viết này để tạo ra những email trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng và hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!