Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời phỏng vấn ở Nhật Bản, bao gồm các khía cạnh văn hóa, ngôn ngữ, chuẩn bị và thực hành cụ thể.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH TRẢ LỜI PHỎNG VẤN Ở NHẬT BẢN
Phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản không chỉ là một cuộc trò chuyện để đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Nó còn là một bài kiểm tra về sự hiểu biết của bạn về văn hóa kinh doanh Nhật Bản, cách bạn thể hiện sự tôn trọng, và khả năng hòa nhập vào môi trường làm việc theo nhóm. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về quy trình phỏng vấn ở Nhật Bản và cách bạn có thể chuẩn bị để thành công.
I. HIỂU RÕ VĂN HÓA PHỎNG VẤN NHẬT BẢN
Trước khi đi sâu vào các câu hỏi và câu trả lời cụ thể, điều quan trọng là phải hiểu rõ các giá trị văn hóa cốt lõi ảnh hưởng đến quá trình phỏng vấn ở Nhật Bản.
1.
Sự Tôn Trọng (敬語 – Keigo):
* Sử dụng kính ngữ (keigo) là bắt buộc trong hầu hết các tình huống phỏng vấn. Điều này bao gồm sử dụng các động từ và danh từ lịch sự, cũng như các cấu trúc câu thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng đối với người đối diện.
* Ví dụ: Thay vì nói “わかります (wakarimasu) – Tôi hiểu,” hãy nói “かしこまりました (kashikomarimashita) – Tôi hiểu rồi ạ” để thể hiện sự tôn trọng cao hơn.
2.
Sự Khiêm Tốn (謙譲 – Kenjō):
* Tránh khoe khoang hoặc tự cao. Thay vào đó, hãy tập trung vào những thành tựu của bạn một cách khiêm tốn và nhấn mạnh vai trò của người khác (đồng nghiệp, người hướng dẫn) trong thành công của bạn.
* Khi nói về điểm mạnh của mình, hãy cố gắng đề cập đến những lĩnh vực mà bạn muốn cải thiện thêm.
3.
Sự Hòa Đồng (協調性 – Kyōchōsei):
* Văn hóa Nhật Bản coi trọng sự hòa đồng và làm việc nhóm. Hãy thể hiện khả năng làm việc hiệu quả với người khác, sẵn sàng hợp tác và hỗ trợ đồng nghiệp.
* Nhấn mạnh những kinh nghiệm làm việc nhóm của bạn và cách bạn đã đóng góp vào thành công chung của nhóm.
4.
Sự Chăm Chỉ (勤勉 – Kinben):
* Người Nhật rất coi trọng sự chăm chỉ và tận tâm với công việc. Hãy thể hiện sự sẵn sàng làm việc chăm chỉ, học hỏi những điều mới và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
* Đề cập đến những dự án hoặc công việc mà bạn đã hoàn thành với sự nỗ lực và tận tâm cao.
5.
Sự Trung Thành (忠誠 – Chūsei):
* Sự trung thành với công ty là một giá trị quan trọng trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản. Hãy thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty.
* Nghiên cứu kỹ về công ty và thể hiện sự hiểu biết của bạn về lịch sử, sản phẩm/dịch vụ và văn hóa của công ty.
6.
Tầm quan trọng của sự đúng giờ (時間厳守 – Jikan Genshu):
* Đến muộn trong cuộc phỏng vấn là một điều cấm kỵ lớn. Cố gắng đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 10-15 phút. Nếu vì lý do bất khả kháng mà bạn không thể đến đúng giờ, hãy gọi điện thoại thông báo trước cho nhà tuyển dụng và xin lỗi một cách chân thành.
II. CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỎNG VẤN
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt để thành công trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, và điều này đặc biệt đúng ở Nhật Bản.
1.
Nghiên Cứu Về Công Ty:
*
Lịch sử và thành tựu:
Tìm hiểu về lịch sử hình thành, các cột mốc quan trọng và những thành tựu nổi bật của công ty.
*
Sản phẩm/Dịch vụ:
Nắm rõ các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, thị trường mục tiêu và đối thủ cạnh tranh.
*
Văn hóa công ty:
Tìm hiểu về văn hóa làm việc, giá trị cốt lõi và phong cách quản lý của công ty.
*
Tin tức gần đây:
Theo dõi các tin tức và sự kiện gần đây liên quan đến công ty để thể hiện sự quan tâm của bạn.
*
Website và mạng xã hội:
Truy cập website và các trang mạng xã hội của công ty để tìm hiểu thêm thông tin.
2.
Chuẩn Bị Câu Trả Lời Cho Các Câu Hỏi Thường Gặp:
*
Giới thiệu bản thân (自己紹介 – Jiko Shōkai):
Chuẩn bị một bài giới thiệu bản thân ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp, tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển.
*
Điểm mạnh và điểm yếu (長所と短所 – Chōsho to Tanshō):
Xác định 3-4 điểm mạnh và 1-2 điểm yếu của bạn. Đối với điểm yếu, hãy tập trung vào những điểm mà bạn đang cố gắng cải thiện.
*
Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi (志望動機 – Shibō Dōki):
Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và giải thích lý do tại sao bạn tin rằng bạn phù hợp với công ty.
*
Kinh nghiệm làm việc (職務経歴 – Shokumu Keireki):
Chuẩn bị mô tả chi tiết về kinh nghiệm làm việc của bạn, bao gồm các dự án bạn đã tham gia, vai trò của bạn trong dự án và những thành tựu bạn đã đạt được.
*
Mục tiêu nghề nghiệp (キャリア目標 – Kyaria Mokuhyō):
Chia sẻ về mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn của bạn, và giải thích cách vị trí này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó.
*
Câu hỏi về mức lương mong muốn (希望年収 – Kibō Nenshū):
Nghiên cứu mức lương trung bình cho vị trí tương tự trong ngành và khu vực của bạn để đưa ra một con số hợp lý.
3.
Luyện Tập Kính Ngữ (敬語 – Keigo):
*
Học thuộc các mẫu câu kính ngữ cơ bản:
* “です (desu)” và “ます (masu)” (thể lịch sự)
* “ございます (gozaimasu)” (thể lịch sự hơn)
* “いたします (itashimasu)” (thể khiêm nhường của “する – suru – làm”)
* “おります (orimasu)” (thể khiêm nhường của “いる – iru – ở, có”)
* “申します (mōshimasu)” (thể khiêm nhường của “言う – iu – nói”)
* “存じます (zonjimasu)” (thể khiêm nhường của “知る – shiru – biết”)
* “拝見します (haiken shimasu)” (thể khiêm nhường của “見る – miru – nhìn”)
*
Luyện tập sử dụng kính ngữ trong các tình huống phỏng vấn:
Thực hành trả lời các câu hỏi phỏng vấn bằng kính ngữ để trở nên tự tin hơn.
*
Nhờ người bản xứ kiểm tra:
Nếu có thể, hãy nhờ một người Nhật bản xứ hoặc một người có kinh nghiệm làm việc tại Nhật Bản kiểm tra và sửa lỗi kính ngữ của bạn.
4.
Chuẩn Bị Trang Phục:
*
Suit đen hoặc xanh navy:
Đây là lựa chọn an toàn và chuyên nghiệp nhất cho phỏng vấn ở Nhật Bản.
*
Áo sơ mi trắng:
Chọn áo sơ mi trắng, sạch sẽ và được ủi phẳng.
*
Cà vạt (dành cho nam):
Chọn cà vạt có màu sắc và hoa văn trang nhã, không quá sặc sỡ.
*
Giày tây đen:
Chọn giày tây đen, được đánh bóng cẩn thận.
*
Tất đen:
Đi tất đen, không có hoa văn hoặc họa tiết.
*
Túi xách đơn giản:
Mang theo một chiếc túi xách đơn giản, đựng hồ sơ và các vật dụng cần thiết.
*
Trang điểm nhẹ nhàng (dành cho nữ):
Trang điểm nhẹ nhàng, tự nhiên để tạo ấn tượng tươi tắn và chuyên nghiệp.
5.
Chuẩn Bị Các Câu Hỏi Để Hỏi Nhà Tuyển Dụng:
* Việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty và vị trí ứng tuyển.
* Chuẩn bị 2-3 câu hỏi liên quan đến công việc, văn hóa công ty hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp.
* Ví dụ:
* “Văn hóa làm việc của công ty như thế nào?”
* “Những kỹ năng và kinh nghiệm nào là quan trọng nhất để thành công trong vị trí này?”
* “Công ty có những chương trình đào tạo và phát triển nào cho nhân viên?”
III. TRONG BUỔI PHỎNG VẤN
1.
Đến Sớm:
Đến địa điểm phỏng vấn trước giờ hẹn khoảng 10-15 phút để có thời gian chuẩn bị và tránh bị căng thẳng.
2.
Chào Hỏi:
*
Gõ cửa:
Gõ cửa nhẹ nhàng trước khi bước vào phòng phỏng vấn.
*
Chào hỏi lịch sự:
Chào hỏi các thành viên hội đồng phỏng vấn bằng kính ngữ (ví dụ: “おはようございます – Ohayō gozaimasu” – Chào buổi sáng, “こんにちは – Konnichiwa” – Chào buổi chiều, “こんばんは – Konbanwa” – Chào buổi tối).
*
Giới thiệu bản thân:
Giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn và rõ ràng (ví dụ: “〇〇と申します – 〇〇 to mōshimasu” – Tôi là 〇〇).
*
Cúi chào (お辞儀 – Ojigi):
Cúi chào thể hiện sự tôn trọng và lịch sự. Mức độ cúi chào tùy thuộc vào mức độ trang trọng của tình huống.
3.
Ngồi Xuống Khi Được Mời:
Đừng tự ý ngồi xuống trước khi được mời. Hãy đợi đến khi nhà tuyển dụng mời bạn ngồi (“どうぞおかけください – Dōzo okake kudasai”).
4.
Giữ Tư Thế Ngồi Thẳng Lưng:
Ngồi thẳng lưng, hai chân đặt trên sàn và hai tay đặt trên đùi. Tránh khoanh tay hoặc rung chân.
5.
Giao Tiếp Bằng Mắt:
Duy trì giao tiếp bằng mắt với người đang nói chuyện với bạn để thể hiện sự tập trung và tôn trọng.
6.
Lắng Nghe Cẩn Thận:
Lắng nghe cẩn thận các câu hỏi của nhà tuyển dụng trước khi trả lời. Nếu bạn không hiểu rõ câu hỏi, hãy hỏi lại một cách lịch sự.
7.
Trả Lời Rõ Ràng và Súc Tích:
Trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh nói lan man hoặc lạc đề.
8.
Sử Dụng Kính Ngữ:
Sử dụng kính ngữ trong suốt quá trình phỏng vấn để thể hiện sự tôn trọng.
9.
Thể Hiện Sự Tự Tin:
Thể hiện sự tự tin vào bản thân và kinh nghiệm của bạn, nhưng vẫn giữ thái độ khiêm tốn.
10.
Thể Hiện Sự Quan Tâm Đến Công Ty:
Thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và vị trí ứng tuyển.
11.
Đặt Câu Hỏi:
Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khi được hỏi để thể hiện sự quan tâm của bạn.
12.
Kết Thúc Phỏng Vấn:
*
Cảm ơn:
Cảm ơn các thành viên hội đồng phỏng vấn vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn (ví dụ: “本日はありがとうございました – Honjitsu wa arigatō gozaimashita” – Cảm ơn quý vị vì buổi hôm nay).
*
Cúi chào:
Cúi chào trước khi rời khỏi phòng phỏng vấn.
IV. CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN THƯỜNG GẶP VÀ GỢI Ý TRẢ LỜI
1.
自我紹介をお願いします (Jiko shōkai o onegai shimasu) – Hãy giới thiệu về bản thân bạn.
*
Gợi ý:
Tập trung vào kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu liên quan đến vị trí ứng tuyển. Tránh nói quá nhiều về thông tin cá nhân không liên quan.
*
Ví dụ:
* “〇〇と申します。〇〇大学で〇〇を専攻しておりました。卒業後、〇〇会社で〇〇の経験を〇年間積んでまいりました。〇〇のスキルを活かし、貴社に貢献したいと考えております。(〇〇 to mōshimasu. 〇〇 daigaku de 〇〇 o senkō shite orimashita. Sotsugyō go, 〇〇 gaisha de 〇〇 no keiken o 〇 nenkan tsunde mairimashita. 〇〇 no sukiru o ikashi, kisha ni kōken shitai to kangaete orimasu.)”
* (Tôi là 〇〇. Tôi học chuyên ngành 〇〇 tại Đại học 〇〇. Sau khi tốt nghiệp, tôi đã tích lũy kinh nghiệm 〇〇 tại công ty 〇〇 trong 〇 năm. Tôi muốn sử dụng kỹ năng 〇〇 của mình để đóng góp cho công ty quý vị.)
2.
あなたの長所と短所は何ですか (Anata no chōsho to tanshō wa nan desu ka) – Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
*
Gợi ý:
Chọn những điểm mạnh liên quan đến công việc và thể hiện những điểm yếu mà bạn đang cố gắng cải thiện.
*
Ví dụ:
* “私の長所は、問題解決能力が高いことと、チームワークを大切にすることです。短所は、細かいことにこだわりすぎてしまうことがあることです。現在は、優先順位をつけて効率的に仕事を進めるように心がけております。(Watashi no chōsho wa, mondai kaiketsu nōryoku ga takai koto to, chīmuwāku o taisetsu ni suru koto desu. Tanshō wa, komakai koto ni kodawarisugite shimau koto ga aru koto desu. Genzai wa, yūsen juni o tsukete kōritsuteki ni shigoto o susumeru yō ni kokorogakete orimasu.)”
* (Điểm mạnh của tôi là khả năng giải quyết vấn đề cao và coi trọng làm việc nhóm. Điểm yếu của tôi là đôi khi quá chú trọng vào những chi tiết nhỏ. Hiện tại, tôi đang cố gắng ưu tiên công việc để làm việc hiệu quả hơn.)
3.
なぜ弊社で働きたいのですか (Naze heisha de hatarakitai no desu ka) – Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
*
Gợi ý:
Nghiên cứu kỹ về công ty và thể hiện sự hiểu biết của bạn về lịch sử, sản phẩm/dịch vụ và văn hóa của công ty.
*
Ví dụ:
* “貴社の〇〇の技術力と、社員を大切にする文化に感銘を受けました。私は〇〇の経験を活かし、貴社の〇〇の分野で貢献したいと考えております。(Kisha no 〇〇 no gijutsuryoku to, shain o taisetsu ni suru bunka ni kanmei o ukemashita. Watashi wa 〇〇 no keiken o ikashi, kisha no 〇〇 no bunya de kōken shitai to kangaete orimasu.)”
* (Tôi rất ấn tượng với năng lực kỹ thuật 〇〇 và văn hóa coi trọng nhân viên của công ty quý vị. Tôi muốn sử dụng kinh nghiệm 〇〇 của mình để đóng góp cho lĩnh vực 〇〇 của công ty.)
4.
あなたのキャリア目標は何ですか (Anata no kyaria mokuhyō wa nan desu ka) – Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì?
*
Gợi ý:
Chia sẻ về mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn của bạn, và giải thích cách vị trí này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó.
*
Ví dụ:
* “短期的な目標は、貴社で〇〇のスキルを習得し、プロジェクトを成功させることです。長期的な目標は、〇〇の分野でリーダーシップを発揮し、チームを率いることです。(Tanki-teki na mokuhyō wa, kisha de 〇〇 no sukiru o shūtoku shi, purojekuto o seikō saseru koto desu. Chōki-teki na mokuhyō wa, 〇〇 no bunya de rīdāshippu o hakki shi, chīmu o hīru koto desu.)”
* (Mục tiêu ngắn hạn của tôi là học hỏi kỹ năng 〇〇 tại công ty quý vị và làm cho dự án thành công. Mục tiêu dài hạn của tôi là phát huy khả năng lãnh đạo trong lĩnh vực 〇〇 và dẫn dắt đội nhóm.)
5.
何か質問はありますか (Nani ka shitsumon wa arimasu ka) – Bạn có câu hỏi gì không?
*
Gợi ý:
Chuẩn bị 2-3 câu hỏi liên quan đến công việc, văn hóa công ty hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp.
*
Ví dụ:
* “貴社の社風について教えていただけますか (Kisha no shafū ni tsuite oshiete itadakemasu ka) – Xin hãy cho tôi biết về văn hóa công ty của quý vị?”
* “このポジションで成功するために、どのようなスキルや経験が必要ですか (Kono pojishon de seikō suru tame ni, dono yō na sukiru ya keiken ga hitsuyō desu ka) – Để thành công trong vị trí này, cần có những kỹ năng và kinh nghiệm nào?”
V. SAU PHỎNG VẤN
1.
Gửi Email Cảm Ơn:
Gửi email cảm ơn đến nhà tuyển dụng trong vòng 24 giờ sau phỏng vấn để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
2.
Đánh Giá Lại Buổi Phỏng Vấn:
Suy nghĩ về những gì bạn đã làm tốt và những gì bạn có thể cải thiện trong lần phỏng vấn tiếp theo.
3.
Kiên Nhẫn Chờ Đợi:
Quy trình tuyển dụng ở Nhật Bản có thể mất nhiều thời gian. Hãy kiên nhẫn chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng.
VI. LỜI KHUYÊN CHUNG
*
Tự tin:
Hãy tin vào bản thân và những gì bạn có thể mang lại cho công ty.
*
Thành thật:
Hãy trả lời các câu hỏi một cách thành thật và trung thực.
*
Tôn trọng:
Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và văn hóa Nhật Bản.
*
Kiên trì:
Đừng nản lòng nếu bạn không thành công trong lần phỏng vấn đầu tiên. Hãy tiếp tục học hỏi và cải thiện để đạt được mục tiêu của mình.
Chúc bạn may mắn với buổi phỏng vấn của mình!