Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Nhật, bao gồm nhiều ví dụ và các tình huống khác nhau:
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Trả Lời Email Xác Nhận Phỏng Vấn Bằng Tiếng Nhật
I. Tổng Quan Về Việc Xác Nhận Phỏng Vấn
Việc trả lời email xác nhận phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình xin việc. Nó không chỉ đơn thuần là xác nhận sự có mặt của bạn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ nghiêm túc và sự quan tâm của bạn đối với cơ hội việc làm. Một email trả lời tốt sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác.
II. Các Yếu Tố Quan Trọng Của Một Email Xác Nhận Phỏng Vấn Hoàn Chỉnh
Một email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Nhật nên bao gồm các yếu tố sau:
1.
Lời chào:
Bắt đầu bằng lời chào lịch sự và trang trọng.
2.
Lời cảm ơn:
Thể hiện lòng biết ơn đối với cơ hội phỏng vấn.
3.
Xác nhận tham gia:
Xác nhận rõ ràng rằng bạn sẽ tham gia phỏng vấn theo lịch trình đã được đề xuất.
4.
Xác nhận thông tin:
Kiểm tra và xác nhận lại các thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn (thời gian, địa điểm, hình thức, người liên hệ…).
5.
Câu hỏi (nếu có):
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến buổi phỏng vấn, hãy hỏi một cách lịch sự và rõ ràng.
6.
Lời chào kết:
Kết thúc email bằng lời chào kết lịch sự và trang trọng.
7.
Chữ ký:
Thêm chữ ký với đầy đủ thông tin liên hệ của bạn.
III. Cấu Trúc Chi Tiết Của Email Xác Nhận Phỏng Vấn
Dưới đây là cấu trúc chi tiết của một email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Nhật, kèm theo các ví dụ cụ thể và giải thích chi tiết:
1. Tiêu Đề (件名 – Kenmei)
Tiêu đề email nên ngắn gọn, rõ ràng và dễ nhận biết. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm thấy email của bạn trong hộp thư đến.
*
Ví dụ:
* 面接日程のご連絡ありがとうございます (Mensetsu nittei no go-renraku arigatou gozaimasu) – Cảm ơn vì đã thông báo lịch phỏng vấn.
* 面接日程確認のご返信 (Mensetsu nittei kakunin no go-henshin) – Phản hồi xác nhận lịch phỏng vấn.
* 〇〇職 面接のご連絡 (〇〇shoku mensetsu no go-renraku) – Thông báo về buổi phỏng vấn vị trí 〇〇.
*
Lưu ý:
Nên sử dụng tiêu đề có chứa từ “面接” (mensetsu – phỏng vấn) để người nhận dễ dàng nhận ra.
2. Lời Chào (宛名 – Atena)
Sử dụng lời chào phù hợp với đối tượng nhận email.
*
Nếu biết tên người liên hệ:
* 〇〇様 (〇〇sama) – Kính gửi ông/bà/anh/chị 〇〇
*
Nếu không biết tên người liên hệ:
* 採用ご担当者様 (Saiyou go-tantousha sama) – Kính gửi bộ phận tuyển dụng.
* 人事部ご担当者様 (Jinji-bu go-tantousha sama) – Kính gửi bộ phận nhân sự.
*
Lưu ý:
Luôn sử dụng kính ngữ “様” (sama) để thể hiện sự tôn trọng.
3. Lời Cảm Ơn (感謝の言葉 – Kansha no kotoba)
Thể hiện lòng biết ơn đối với cơ hội phỏng vấn.
*
Ví dụ:
* この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。(Kono tabi wa, mensetsu no kikai o itadaki, makoto ni arigatou gozaimasu.) – Chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn cho tôi.
* 先日は、〇〇職の面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。(Senjitsu wa, 〇〇shoku no mensetsu no go-annai o itadaki, makoto ni arigatou gozaimasu.) – Chân thành cảm ơn quý công ty đã gửi thông báo phỏng vấn vị trí 〇〇 vào ngày hôm trước.
* お忙しいところ、面接の機会を設けていただき、心より感謝申し上げます。(Oisogashii tokoro, mensetsu no kikai o moukete itadaki, kokoro yori kansha moushiagemasu.) – Tôi vô cùng biết ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn cho tôi mặc dù đang rất bận rộn.
*
Lưu ý:
Sử dụng các cụm từ như “誠にありがとうございます” (makoto ni arigatou gozaimasu) hoặc “心より感謝申し上げます” (kokoro yori kansha moushiagemasu) để thể hiện sự trang trọng và chân thành.
4. Xác Nhận Tham Gia (参加確認 – Sanka kakunin)
Xác nhận rõ ràng rằng bạn sẽ tham gia phỏng vấn theo lịch trình đã được đề xuất.
*
Ví dụ:
* ご連絡いただきました日程で、喜んでお伺いいたします。(Go-renraku itadakimashita nittei de, yorokonde oukagai itashimasu.) – Tôi rất vui được tham gia phỏng vấn theo lịch trình mà quý công ty đã thông báo.
* 指定いただいた日時に、ぜひ面接を受けさせていただきたく存じます。(Shitei itadaita nichiji ni, zehi mensetsu o ukesasete itadakitaku zonjimasu.) – Tôi rất mong muốn được tham gia phỏng vấn vào thời gian và ngày mà quý công ty đã chỉ định.
* つきましては、〇月〇日〇時からの面接に、参加させていただきます。(Tsukimashite wa, 〇gatsu 〇nichi 〇ji kara no mensetsu ni, sanka sasete itadakimasu.) – Về vấn đề này, tôi xin phép được tham gia buổi phỏng vấn từ 〇 giờ ngày 〇 tháng 〇.
*
Lưu ý:
Sử dụng các cụm từ như “喜んで” (yorokonde – rất vui), “ぜひ” (zehi – nhất định), “参加させていただきます” (sanka sasete itadakimasu – tôi xin phép được tham gia) để thể hiện sự mong muốn và sẵn sàng tham gia phỏng vấn.
5. Xác Nhận Thông Tin (情報確認 – Jouhou kakunin)
Kiểm tra và xác nhận lại các thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn (thời gian, địa điểm, hình thức, người liên hệ…). Điều này thể hiện sự cẩn thận và chu đáo của bạn.
*
Ví dụ:
* 面接日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時 (Mensetsu nichiji: 〇gatsu 〇nichi (〇) 〇ji ~ 〇ji) – Thời gian phỏng vấn: 〇 giờ ~ 〇 giờ, ngày 〇 tháng 〇 (thứ 〇).
* 面接場所：〇〇株式会社 〇〇 (Mensetsu basho: 〇〇kabushikigaisha 〇〇) – Địa điểm phỏng vấn: 〇〇, công ty 〇〇.
* 担当者：〇〇様 (Tantousha: 〇〇sama) – Người phụ trách: Ông/bà/anh/chị 〇〇.
* 念のため、上記内容でお間違いないか、確認させていただきたく存じます。(念のため、上記内容でお間違いないか、確認させていただきたく存じます。) – Để cẩn thận, tôi xin phép được xác nhận lại xem những nội dung trên có chính xác không.
*
Lưu ý:
Nếu bạn có bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc thắc mắc nào về thông tin, hãy hỏi một cách lịch sự và rõ ràng.
6. Câu Hỏi (質問 – Shitsumon) (Nếu Có)
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến buổi phỏng vấn, hãy hỏi một cách lịch sự và rõ ràng.
*
Ví dụ:
* 当日は、〇〇を持参すればよろしいでしょうか。(Toujitsu wa, 〇〇 o jisansureba yoroshii deshouka?) – Vào ngày phỏng vấn, tôi có nên mang theo 〇〇 không?
* 面接の際、服装に指定はございますでしょうか。(Mensetsu no sai, fukusou ni shitei wa gozaimasu deshouka?) – Khi phỏng vấn, có yêu cầu đặc biệt nào về trang phục không?
* 当日は、受付で〇〇様のお名前をお伝えすればよろしいでしょうか。(Toujitsu wa, uketsuke de 〇〇sama no onamae o otsutae sureba yoroshii deshouka?) – Vào ngày phỏng vấn, tôi có nên báo tên ông/bà/anh/chị 〇〇 ở quầy lễ tân không?
*
Lưu ý:
Tránh hỏi những câu hỏi mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời trên trang web của công ty hoặc trong email xác nhận phỏng vấn.
7. Lời Chào Kết (結びの言葉 – Musubi no kotoba)
Kết thúc email bằng lời chào kết lịch sự và trang trọng.
*
Ví dụ:
* 当日、お目にかかれるのを楽しみにしております。(Toujitsu, ome ni kakareru no o tanoshimi ni shite orimasu.) – Tôi rất mong được gặp quý vị vào ngày phỏng vấn.
* それでは、当日よろしくお願いいたします。(Sore dewa, toujitsu yoroshiku onegai itashimasu.) – Vậy thì, mong quý vị giúp đỡ vào ngày phỏng vấn.
* お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。(Oisogashii tokoro kyoushuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai itashimasu.) – Tôi xin lỗi vì đã làm phiền quý vị trong lúc bận rộn, rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý vị.
*
Lưu ý:
Sử dụng các cụm từ như “楽しみにしております” (tanoshimi ni shite orimasu – rất mong chờ), “よろしくお願いいたします” (yoroshiku onegai itashimasu – mong được giúp đỡ) để thể hiện sự tôn trọng và mong muốn hợp tác.
8. Chữ Ký (署名 – Shomei)
Thêm chữ ký với đầy đủ thông tin liên hệ của bạn.
*
Ví dụ:
“`
〇〇 〇〇 (〇〇 〇〇)
住所：〇〇 (Juusho: 〇〇)
電話番号：〇〇 (Denwa bangou: 〇〇)
メールアドレス：〇〇 (Meeru adoresu: 〇〇)
“`
*
Lưu ý:
Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn là chính xác và đầy đủ.
IV. Các Ví Dụ Cụ Thể Về Email Xác Nhận Phỏng Vấn
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về email xác nhận phỏng vấn trong các tình huống khác nhau:
Ví dụ 1: Xác nhận phỏng vấn trực tiếp
“`
件名：面接日程のご連絡ありがとうございます
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇と申します。
この度は、〇〇職の面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました〇月〇日（〇）〇時～〇時の日程で、喜んでお伺いいたします。
当日は、貴社本社にて、〇〇様にご担当いただけるとのこと、承知いたしました。
念のため、持ち物や服装について何か指定があれば、事前に教えていただけますでしょうか。
当日、お目にかかれるのを楽しみにしております。
それでは、よろしくお願いいたします。
署名
〇〇 〇〇
住所：〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
“`
Ví dụ 2: Xác nhận phỏng vấn trực tuyến
“`
件名：面接日程確認のご返信
採用ご担当者様
お世話になります。〇〇と申します。
先日は、オンライン面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
指定いただいた〇月〇日（〇）〇時からの日程で、ぜひ面接を受けさせていただきたく存じます。
当日は、Zoomにて面接を行うとのこと、承知いたしました。
念のため、事前にZoomのURLを再度お送りいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
〇〇 〇〇
住所：〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
“`
Ví dụ 3: Thay đổi lịch phỏng vấn
(Trong trường hợp bất khả kháng, bạn cần thay đổi lịch phỏng vấn, hãy làm theo các bước sau:)
1.
Xin lỗi:
Bắt đầu bằng lời xin lỗi chân thành vì sự bất tiện mà bạn gây ra.
2.
Giải thích lý do:
Giải thích lý do một cách ngắn gọn và trung thực.
3.
Đề xuất lịch mới:
Đề xuất một vài lịch mới mà bạn có thể tham gia phỏng vấn.
4.
Thể hiện sự mong muốn:
Thể hiện sự mong muốn được tham gia phỏng vấn và sẵn sàng hợp tác.
“`
件名：面接日程変更のお願い
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇と申します。
先日は、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
せっかく面接の機会をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございませんが、
〇月〇日にどうしても外せない用事が入ってしまい、面接の日程を変更していただきたくお願い申し上げます。
大変恐縮ですが、下記のいずれかの日程で再度ご検討いただけないでしょうか。
* 〇月〇日（〇）〇時～〇時
* 〇月〇日（〇）〇時～〇時
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
改めて、面接の機会をいただければ幸いです。
署名
〇〇 〇〇
住所：〇〇
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
“`
V. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Email Xác Nhận Phỏng Vấn
*
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả, ngữ pháp và thông tin liên lạc.
*
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và phù hợp với văn hóa công sở Nhật Bản.
*
Trả lời nhanh chóng:
Trả lời email xác nhận phỏng vấn càng sớm càng tốt (trong vòng 24 giờ).
*
Giữ thái độ chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự và tôn trọng trong suốt quá trình giao tiếp.
*
Điều chỉnh phù hợp:
Điều chỉnh nội dung email cho phù hợp với từng tình huống cụ thể.
VI. Các Cụm Từ Tiếng Nhật Hữu Ích
Dưới đây là một số cụm từ tiếng Nhật hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong email xác nhận phỏng vấn:
* 面接 (mensetsu): phỏng vấn
* 日程 (nittei): lịch trình
* 確認 (kakunin): xác nhận
* 感謝 (kansha): cảm ơn
* 参加 (sanka): tham gia
* 伺う (ukagau): đến (khiêm nhường ngữ)
* 存じます (zonjimasu): nghĩ rằng, biết rằng (khiêm nhường ngữ)
* 承知いたしました (shouchi itashimashita): đã hiểu, đã rõ (khiêm nhường ngữ)
* 恐縮ですが (kyoushuku desu ga): tôi xin lỗi vì đã làm phiền
* よろしくお願いいたします (yoroshiku onegai itashimasu): mong được giúp đỡ
* お忙しいところ (oisogashii tokoro): trong lúc bận rộn
VII. Kết Luận
Việc trả lời email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Nhật đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo và hiểu biết về văn hóa giao tiếp của Nhật Bản. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn và ví dụ trong bài viết này, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công trong quá trình xin việc. Chúc bạn may mắn!