Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời email sau khi phỏng vấn, giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng cơ hội thành công:
Hướng Dẫn Chi Tiết: Cách Trả Lời Email Sau Khi Phỏng Vấn
Trả lời email sau khi phỏng vấn là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, thường bị ứng viên bỏ qua. Một email được soạn thảo tốt không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự, mà còn là cơ hội để bạn củng cố ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng, nhắc lại những điểm mạnh của bản thân và thể hiện sự nhiệt tình với vị trí ứng tuyển.
Tại Sao Việc Trả Lời Email Sau Phỏng Vấn Quan Trọng?
*
Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp và Lịch Sự:
Gửi email cảm ơn là một phép lịch sự tối thiểu trong môi trường chuyên nghiệp. Nó cho thấy bạn đánh giá cao thời gian và công sức mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn.
*
Củng Cố Ấn Tượng Tích Cực:
Email này là cơ hội để bạn nhắc lại những điểm mạnh của mình và những gì bạn có thể đóng góp cho công ty.
*
Tái Khẳng Định Sự Quan Tâm:
Email thể hiện rằng bạn vẫn rất quan tâm đến vị trí và công ty.
*
Tạo Sự Khác Biệt:
Nhiều ứng viên không gửi email cảm ơn. Việc bạn làm điều này sẽ giúp bạn nổi bật hơn so với những ứng viên khác.
*
Cơ Hội Bổ Sung Thông Tin:
Nếu bạn quên đề cập đến một điểm quan trọng nào đó trong buổi phỏng vấn, bạn có thể bổ sung nó trong email này.
*
Xây Dựng Mối Quan Hệ:
Email là một cách để bắt đầu xây dựng mối quan hệ với nhà tuyển dụng và những người trong công ty.
Thời Điểm Tốt Nhất Để Gửi Email:
Thời điểm lý tưởng để gửi email cảm ơn là
trong vòng 24 giờ
sau buổi phỏng vấn. Điều này đảm bảo rằng buổi phỏng vấn vẫn còn mới trong tâm trí của nhà tuyển dụng. Nếu bạn phỏng vấn vào thứ Sáu, bạn có thể gửi email vào sáng thứ Hai.
Cấu Trúc Email Cảm Ơn Hiệu Quả:
Một email cảm ơn sau phỏng vấn nên có cấu trúc rõ ràng và súc tích. Dưới đây là cấu trúc gợi ý:
1.
Dòng Tiêu Đề (Subject Line):
Ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
2.
Lời Chào:
Sử dụng tên của người phỏng vấn (nếu bạn biết) và xưng hô trang trọng.
3.
Lời Cảm Ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn vì cơ hội được phỏng vấn.
4.
Nhắc Lại Vị Trí Ứng Tuyển:
Đảm bảo rằng bạn và nhà tuyển dụng đều đang nói về cùng một vị trí.
5.
Tóm Tắt Ấn Tượng Về Buổi Phỏng Vấn:
Nêu bật những điểm bạn thấy thú vị hoặc học được trong buổi phỏng vấn.
6.
Nhấn Mạnh Sự Phù Hợp:
Nhắc lại những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí.
7.
Thể Hiện Sự Nhiệt Tình:
Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty.
8.
Lời Mời Tiếp Tục Trao Đổi:
Mời nhà tuyển dụng liên hệ với bạn nếu họ cần thêm thông tin.
9.
Lời Chúc:
Chúc nhà tuyển dụng một ngày tốt lành.
10.
Lời Chào Kết:
Sử dụng lời chào kết trang trọng.
11.
Chữ Ký:
Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có) và thông tin liên hệ.
Mẫu Email Cảm Ơn Sau Phỏng Vấn (Có Chú Thích Chi Tiết):
Chủ đề:
Cảm ơn về buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]
Nội dung:
Kính gửi [Tên người phỏng vấn],
(Lời chào trang trọng và cá nhân)
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn [Tên người phỏng vấn] đã dành thời gian quý báu để phỏng vấn tôi cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] vào ngày [Ngày phỏng vấn].
(Lời cảm ơn chân thành, nêu rõ tên người phỏng vấn và thời gian)
Tôi rất vui khi được trao đổi về [Chủ đề cụ thể đã thảo luận trong buổi phỏng vấn, ví dụ: “cách [Tên công ty] đang đổi mới trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan]”]. Buổi phỏng vấn đã giúp tôi hiểu rõ hơn về [Các khía cạnh của công việc hoặc công ty mà bạn quan tâm, ví dụ: “những thách thức và cơ hội mà vị trí này mang lại”, “văn hóa làm việc năng động tại [Tên công ty]”].
(Tóm tắt ấn tượng tích cực về buổi phỏng vấn, thể hiện sự quan tâm và ghi nhớ chi tiết)
Trong buổi phỏng vấn, tôi đã chia sẻ về kinh nghiệm [Số năm] năm của mình trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan], đặc biệt là khả năng [Kỹ năng quan trọng nhất liên quan đến vị trí, ví dụ: “phát triển chiến lược marketing hiệu quả”, “quản lý dự án đa chức năng”, “xây dựng và lãnh đạo đội nhóm”] của tôi. Tôi tin rằng những kỹ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp tôi đóng góp tích cực vào [Mục tiêu cụ thể của công ty hoặc phòng ban, ví dụ: “việc tăng trưởng doanh số”, “việc cải thiện hiệu quả hoạt động”, “việc xây dựng thương hiệu”] của [Tên công ty].
(Nhấn mạnh sự phù hợp của kỹ năng và kinh nghiệm với yêu cầu công việc, liên hệ với mục tiêu của công ty)
Tôi rất hào hứng với cơ hội được làm việc tại [Tên công ty] và đóng góp vào sự thành công của công ty. Tôi tin rằng với sự nhiệt huyết, khả năng học hỏi nhanh và kinh nghiệm của mình, tôi sẽ nhanh chóng hòa nhập và mang lại giá trị cho đội ngũ.
(Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được làm việc tại công ty)
Nếu [Tên người phỏng vấn] cần thêm bất kỳ thông tin nào từ phía tôi, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại của bạn].
(Lời mời tiếp tục trao đổi, thể hiện sự sẵn sàng cung cấp thêm thông tin)
Chúc [Tên người phỏng vấn] một ngày làm việc hiệu quả.
(Lời chúc tốt đẹp, thể hiện sự lịch sự và tôn trọng)
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Chức danh của bạn (nếu có)]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
(Lời chào kết trang trọng và chữ ký đầy đủ thông tin liên hệ)
Giải Thích Chi Tiết Từng Phần:
*
Chủ Đề (Subject Line):
* Phải ngắn gọn, chuyên nghiệp và dễ nhận biết.
* Ví dụ: “Cảm ơn về buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]” hoặc “Thư cảm ơn – [Tên của bạn] – Vị trí [Tên vị trí]”.
* Tránh sử dụng các tiêu đề chung chung như “Cảm ơn” hoặc “Sau buổi phỏng vấn”.
*
Lời Chào:
* Cố gắng tìm hiểu tên của người phỏng vấn và sử dụng nó trong lời chào. Nếu không chắc chắn, hãy sử dụng “Kính gửi Phòng Tuyển Dụng” hoặc “Kính gửi Bộ phận Nhân sự”.
* Xưng hô trang trọng (ví dụ: “Kính gửi”, “Thưa ông/bà”).
* Tránh sử dụng các lời chào quá thân mật hoặc suồng sã.
*
Lời Cảm Ơn:
* Bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì cơ hội được phỏng vấn.
* Nêu rõ tên người phỏng vấn (nếu biết) và ngày phỏng vấn.
* Thể hiện rằng bạn đánh giá cao thời gian và công sức mà họ đã dành cho bạn.
*
Tóm Tắt Ấn Tượng Về Buổi Phỏng Vấn:
* Nêu bật những điểm bạn thấy thú vị hoặc học được trong buổi phỏng vấn.
* Điều này cho thấy bạn đã lắng nghe và ghi nhớ những gì đã được thảo luận.
* Ví dụ: “Tôi rất ấn tượng với [Điểm cụ thể về công ty hoặc vị trí]”. “Tôi rất vui khi được biết thêm về [Dự án hoặc sáng kiến của công ty]”.
*
Nhấn Mạnh Sự Phù Hợp:
* Nhắc lại những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí.
* Kết nối những kỹ năng của bạn với nhu cầu và mục tiêu của công ty.
* Sử dụng những ví dụ cụ thể để chứng minh khả năng của bạn.
* Tham khảo mô tả công việc và những gì bạn đã thảo luận trong buổi phỏng vấn.
*
Thể Hiện Sự Nhiệt Tình:
* Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty.
* Thể hiện sự mong muốn được đóng góp vào sự thành công của công ty.
* Sử dụng những ngôn ngữ tích cực và nhiệt huyết.
*
Lời Mời Tiếp Tục Trao Đổi:
* Mời nhà tuyển dụng liên hệ với bạn nếu họ cần thêm thông tin.
* Thể hiện sự sẵn sàng cung cấp thêm tài liệu hoặc trả lời các câu hỏi.
* Điều này cho thấy bạn chủ động và sẵn sàng hợp tác.
*
Lời Chúc:
* Chúc nhà tuyển dụng một ngày tốt lành hoặc một tuần làm việc hiệu quả.
* Thể hiện sự lịch sự và tôn trọng.
*
Lời Chào Kết:
* Sử dụng lời chào kết trang trọng như “Trân trọng”, “Kính thư”, hoặc “Xin chân thành cảm ơn”.
* Tránh sử dụng các lời chào quá thân mật hoặc suồng sã.
*
Chữ Ký:
* Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có), số điện thoại và địa chỉ email.
* Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn chính xác và dễ tìm.
Những Điều Cần Tránh Khi Viết Email Cảm Ơn:
*
Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp:
Kiểm tra kỹ lưỡng email của bạn trước khi gửi. Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể tạo ấn tượng xấu.
*
Sử Dụng Ngôn Ngữ Không Chuyên Nghiệp:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt không phổ biến hoặc biểu tượng cảm xúc.
*
Quá Ngắn Gọn:
Email quá ngắn có thể bị coi là hời hợt và thiếu chân thành.
*
Quá Dài Dòng:
Email quá dài có thể gây nhàm chán và khó đọc.
*
Đề Cập Đến Vấn Đề Tiền Lương Hoặc Phúc Lợi (Quá Sớm):
Tránh đề cập đến vấn đề tiền lương hoặc phúc lợi trong email cảm ơn, trừ khi nhà tuyển dụng đã chủ động đề cập đến nó trong buổi phỏng vấn.
*
Than Phiền Hoặc Phàn Nàn:
Không than phiền về buổi phỏng vấn hoặc bất kỳ điều gì khác.
*
Yêu Cầu Quyết Định Ngay Lập Tức:
Không gây áp lực cho nhà tuyển dụng phải đưa ra quyết định ngay lập tức.
*
Gửi Email Hàng Loạt:
Cá nhân hóa từng email cho từng người phỏng vấn.
*
Không Gửi Email:
Đây là sai lầm lớn nhất! Luôn luôn gửi email cảm ơn sau phỏng vấn.
Ví Dụ Về Các Tình Huống Khác Nhau:
*
Phỏng Vấn Với Nhiều Người:
Gửi email cảm ơn riêng cho từng người.
*
Phỏng Vấn Qua Điện Thoại/Video:
Vẫn cần gửi email cảm ơn.
*
Không Chắc Chắn Về Tên Người Phỏng Vấn:
Tìm kiếm thông tin trên LinkedIn hoặc trang web của công ty, hoặc gửi email đến bộ phận nhân sự để hỏi.
*
Sau Vòng Phỏng Vấn Cuối Cùng:
Thể hiện sự nhiệt tình cao độ và mong muốn được nhận được phản hồi sớm.
Lời Khuyên Bổ Sung:
*
Cá Nhân Hóa Email:
Điều chỉnh email cho phù hợp với từng người phỏng vấn và từng công ty.
*
Thể Hiện Cá Tính:
Hãy để cá tính của bạn tỏa sáng, nhưng vẫn giữ sự chuyên nghiệp.
*
Kiểm Tra Kỹ Lưỡng:
Đọc lại email nhiều lần trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi.
*
Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ:
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo email của bạn hoàn hảo.
*
Xin Ý Kiến:
Nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp đọc và cho ý kiến về email của bạn.
Kết Luận:
Viết email cảm ơn sau phỏng vấn là một bước quan trọng để tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội thành công. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể soạn thảo một email chuyên nghiệp, chân thành và hiệu quả, giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác và thể hiện sự quan tâm thực sự của bạn đối với vị trí ứng tuyển. Chúc bạn thành công!