cách trả lời email kết quả phỏng vấn

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời email kết quả phỏng vấn, bao gồm các tình huống khác nhau và ví dụ cụ thể:

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH TRẢ LỜI EMAIL KẾT QUẢ PHỎNG VẤN

Email trả lời kết quả phỏng vấn là một phần quan trọng trong quá trình tìm việc. Nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn củng cố ấn tượng của bạn với nhà tuyển dụng, bất kể kết quả phỏng vấn ra sao. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn các bước chi tiết, ví dụ cụ thể và lời khuyên hữu ích để soạn thảo một email trả lời phù hợp và hiệu quả trong mọi tình huống.

I. TẠI SAO VIỆC TRẢ LỜI EMAIL KẾT QUẢ PHỎNG VẤN LẠI QUAN TRỌNG?

Trước khi đi vào chi tiết cách viết email, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc này lại quan trọng:

*

Thể hiện sự chuyên nghiệp:

Một email phản hồi lịch sự và đúng mực thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng và công ty. Nó cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp, có trách nhiệm và biết cách giao tiếp hiệu quả.
*

Củng cố ấn tượng:

Ngay cả khi bạn không được chọn cho vị trí này, một email cảm ơn chân thành có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt và duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Điều này có thể hữu ích cho các cơ hội trong tương lai.
*

Xác nhận thông tin:

Email trả lời giúp bạn xác nhận rằng bạn đã nhận được thông tin về kết quả phỏng vấn và hiểu rõ quyết định của nhà tuyển dụng.
*

Cơ hội để hỏi thêm:

Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng email này để hỏi thêm về lý do không được chọn hoặc để xin lời khuyên cho những lần phỏng vấn sau.
*

Xây dựng mạng lưới quan hệ:

Ngay cả khi không thành công lần này, việc duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng có thể mở ra những cơ hội khác trong tương lai. Bạn có thể kết nối với họ trên LinkedIn hoặc tham gia các sự kiện của công ty.

II. CÁC BƯỚC CHUNG ĐỂ SOẠN THẢO EMAIL TRẢ LỜI KẾT QUẢ PHỎNG VẤN

Dưới đây là các bước chung bạn nên tuân theo khi viết email trả lời kết quả phỏng vấn:

1.

Đọc kỹ email thông báo kết quả:

Trước khi bắt đầu viết email trả lời, hãy đọc kỹ email thông báo kết quả phỏng vấn để hiểu rõ nội dung, thời hạn phản hồi (nếu có) và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào từ nhà tuyển dụng.
2.

Chọn thời điểm gửi email:

Nên trả lời email trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được. Điều này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.
3.

Sử dụng tiêu đề email phù hợp:

Tiêu đề email nên ngắn gọn, rõ ràng và liên quan đến nội dung email. Ví dụ: “Re: Kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]” hoặc “Phản hồi về kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]”.
4.

Chào hỏi lịch sự:

Bắt đầu email bằng lời chào hỏi trang trọng, sử dụng tên của người gửi email hoặc người phỏng vấn bạn (nếu biết). Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi],” hoặc “Chào Anh/Chị [Tên người gửi],”.
5.

Cảm ơn nhà tuyển dụng:

Bày tỏ lòng biết ơn đối với nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn và thông báo kết quả.
6.

Thể hiện sự hiểu biết về quyết định:

Thể hiện rằng bạn đã hiểu rõ quyết định của nhà tuyển dụng, bất kể kết quả là gì.
7.

Đưa ra phản hồi phù hợp:

Tùy thuộc vào kết quả phỏng vấn (được nhận, bị từ chối hoặc đang chờ đợi), bạn sẽ đưa ra phản hồi phù hợp (chấp nhận, từ chối hoặc bày tỏ sự quan tâm).
8.

Kết thúc email chuyên nghiệp:

Kết thúc email bằng lời cảm ơn, lời chúc tốt đẹp và thông tin liên hệ của bạn.
9.

Kiểm tra kỹ lưỡng:

Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo rằng email của bạn rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp.

III. CÁCH TRẢ LỜI EMAIL KHI ĐƯỢC NHẬN VÀO VỊ TRÍ

Đây là trường hợp tốt nhất! Bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn và được mời làm việc. Dưới đây là các bước chi tiết để trả lời email chấp nhận lời mời làm việc:

1.

Bày tỏ sự vui mừng và biết ơn:

* Thể hiện sự vui mừng và biết ơn vì đã nhận được lời mời làm việc.
* Nhấn mạnh rằng bạn rất mong muốn được gia nhập công ty và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
2.

Xác nhận chấp nhận lời mời:

* Nêu rõ rằng bạn chấp nhận lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí].
* Xác nhận ngày bắt đầu làm việc (nếu được đề cập trong email).
3.

Xác nhận các điều khoản:

* Nếu có bất kỳ điều khoản nào trong thư mời làm việc mà bạn muốn xác nhận lại (ví dụ: mức lương, chế độ đãi ngộ, v.v.), hãy đề cập đến chúng một cách rõ ràng và lịch sự.
* Ví dụ: “Tôi xin xác nhận lại mức lương và các chế độ đãi ngộ đã được đề cập trong thư mời làm việc.”
4.

Hỏi về các bước tiếp theo:

* Hỏi về các thủ tục cần thiết để hoàn tất quá trình gia nhập công ty (ví dụ: ký hợp đồng, cung cấp giấy tờ, v.v.).
* Thể hiện sự sẵn sàng hợp tác để quá trình diễn ra suôn sẻ.
5.

Kết thúc email:

* Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa.
* Bày tỏ sự mong đợi được làm việc cùng đồng nghiệp.
* Cung cấp thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email) để tiện liên lạc.

Ví dụ:

Tiêu đề:

Re: Mời làm việc vị trí Chuyên viên Marketing

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi],

Tôi rất vui mừng và cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời làm việc cho vị trí Chuyên viên Marketing tại [Tên công ty]. Tôi xin trân trọng chấp nhận lời mời này.

Tôi rất mong muốn được gia nhập đội ngũ [Tên công ty] và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ phù hợp với yêu cầu của vị trí này.

Tôi xin xác nhận ngày bắt đầu làm việc là [Ngày bắt đầu].

Xin vui lòng cho tôi biết các thủ tục cần thiết để hoàn tất quá trình gia nhập công ty. Tôi sẵn sàng cung cấp các giấy tờ cần thiết và hợp tác để quá trình diễn ra thuận lợi.

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội này. Tôi rất mong được làm việc cùng với Anh/Chị và các đồng nghiệp tại [Tên công ty].

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]

Lưu ý:

* Hãy đọc kỹ thư mời làm việc để đảm bảo bạn hiểu rõ tất cả các điều khoản và điều kiện trước khi chấp nhận.
* Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, hãy hỏi nhà tuyển dụng trước khi chấp nhận lời mời.
* Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự trong suốt quá trình trao đổi.

IV. CÁCH TRẢ LỜI EMAIL KHI BỊ TỪ CHỐI

Đây là trường hợp không ai mong muốn, nhưng bạn vẫn cần phải phản hồi một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Dưới đây là các bước chi tiết để trả lời email từ chối:

1.

Bày tỏ sự cảm ơn:

* Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn và thông báo kết quả.
* Thể hiện sự đánh giá cao cơ hội được tìm hiểu về công ty và vị trí.
2.

Thể hiện sự hiểu biết và chấp nhận:

* Thể hiện rằng bạn hiểu và tôn trọng quyết định của nhà tuyển dụng.
* Tránh thể hiện sự thất vọng hoặc oán trách.
3.

Hỏi xin phản hồi (tùy chọn):

* Nếu bạn muốn, bạn có thể hỏi xin phản hồi về buổi phỏng vấn để cải thiện kỹ năng của mình trong tương lai.
* Nhấn mạnh rằng bạn sẽ rất trân trọng những góp ý chân thành từ nhà tuyển dụng.
4.

Duy trì mối quan hệ (tùy chọn):

* Bày tỏ mong muốn được giữ liên lạc với nhà tuyển dụng và công ty trong tương lai.
* Bạn có thể kết nối với nhà tuyển dụng trên LinkedIn hoặc tham gia các sự kiện của công ty.
5.

Kết thúc email:

* Chúc nhà tuyển dụng và công ty thành công.
* Cảm ơn một lần nữa vì cơ hội.

Ví dụ:

Tiêu đề:

Re: Kết quả phỏng vấn vị trí Chuyên viên Nhân sự

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi],

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí Chuyên viên Nhân sự tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội được tìm hiểu về công ty và vị trí này.

Tôi hiểu và tôn trọng quyết định của Anh/Chị. Mặc dù tôi rất mong muốn được làm việc tại [Tên công ty], tôi tin rằng Anh/Chị đã tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này.

Nếu có thể, tôi rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị về buổi phỏng vấn để tôi có thể cải thiện kỹ năng của mình trong tương lai.

Tôi rất mong được giữ liên lạc với Anh/Chị và [Tên công ty] trong tương lai.

Chúc Anh/Chị và [Tên công ty] thành công.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]

Lưu ý:

* Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp trong suốt email.
* Tránh chỉ trích hoặc đổ lỗi cho nhà tuyển dụng.
* Tập trung vào việc học hỏi và cải thiện bản thân từ kinh nghiệm này.

V. CÁCH TRẢ LỜI EMAIL KHI NHÀ TUYỂN DỤNG THÔNG BÁO KẾT QUẢ CHẬM TRỄ

Đôi khi, nhà tuyển dụng có thể cần thêm thời gian để đưa ra quyết định cuối cùng. Trong trường hợp này, bạn có thể nhận được email thông báo về sự chậm trễ. Dưới đây là cách phản hồi email này:

1.

Bày tỏ sự cảm ơn:

* Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã thông báo về sự chậm trễ.
* Thể hiện sự hiểu biết về quy trình tuyển dụng.
2.

Xác nhận sự quan tâm:

* Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty.
* Nhấn mạnh rằng bạn vẫn rất mong muốn được gia nhập đội ngũ của họ.
3.

Hỏi về thời gian dự kiến:

* Hỏi một cách lịch sự về thời gian dự kiến mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
* Điều này giúp bạn có thể lên kế hoạch cho các hoạt động tìm việc khác.
4.

Kết thúc email:

* Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa.
* Chúc họ có quyết định đúng đắn.

Ví dụ:

Tiêu đề:

Re: Cập nhật về vị trí Chuyên viên Tài chính

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi],

Cảm ơn Anh/Chị đã thông báo về việc cần thêm thời gian để đưa ra quyết định về vị trí Chuyên viên Tài chính. Tôi hiểu rằng quy trình tuyển dụng có thể mất thời gian và công sức.

Tôi xin tái khẳng định sự quan tâm của mình đối với vị trí này và [Tên công ty]. Tôi rất mong muốn được có cơ hội làm việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Xin hỏi Anh/Chị có thể cho tôi biết thời gian dự kiến mà Anh/Chị sẽ đưa ra quyết định cuối cùng được không?

Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa. Chúc Anh/Chị có quyết định đúng đắn.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]

Lưu ý:

* Luôn giữ thái độ kiên nhẫn và chuyên nghiệp.
* Tránh gây áp lực hoặc hối thúc nhà tuyển dụng.
* Sử dụng thời gian này để tiếp tục tìm kiếm các cơ hội khác.

VI. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG KHÁC

*

Ngôn ngữ:

Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp trong tất cả các email. Tránh sử dụng tiếng lóng, viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc.
*

Chính tả và ngữ pháp:

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email. Một email có lỗi chính tả và ngữ pháp có thể tạo ấn tượng không tốt về bạn.
*

Định dạng:

Sử dụng định dạng email rõ ràng, dễ đọc với khoảng trắng hợp lý.
*

Tệp đính kèm:

Nếu bạn cần gửi bất kỳ tệp đính kèm nào, hãy đảm bảo rằng chúng được đặt tên rõ ràng và có định dạng phù hợp.
*

Thời gian phản hồi:

Cố gắng trả lời email trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được.
*

Tính cá nhân hóa:

Cố gắng cá nhân hóa email của bạn bằng cách đề cập đến các chi tiết cụ thể từ buổi phỏng vấn hoặc thông tin về công ty.
*

Sự chân thành:

Thể hiện sự chân thành và lòng biết ơn của bạn trong email.

VII. KẾT LUẬN

Việc trả lời email kết quả phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình tìm việc. Bằng cách tuân theo các bước và lời khuyên trong hướng dẫn này, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, củng cố mối quan hệ và mở ra những cơ hội trong tương lai, bất kể kết quả phỏng vấn là gì. Hãy luôn nhớ rằng sự chuyên nghiệp, lịch sự và chân thành là chìa khóa để thành công trong mọi tình huống. Chúc bạn may mắn trên con đường sự nghiệp!