Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời email dời lịch phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bao gồm nhiều ví dụ và tình huống cụ thể:
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Trả Lời Email Dời Lịch Phỏng Vấn
Dời lịch phỏng vấn là một tình huống khá phổ biến trong quá trình tìm việc. Có thể bạn gặp phải một sự kiện bất ngờ, sức khỏe không đảm bảo, hoặc đơn giản là một cơ hội khác trùng lịch. Dù lý do là gì, việc xử lý yêu cầu dời lịch một cách chuyên nghiệp và lịch sự là rất quan trọng để duy trì ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
I. Tại Sao Việc Trả Lời Email Dời Lịch Phỏng Vấn Quan Trọng?
1.
Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp:
Cách bạn phản hồi email thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ tôn trọng và khả năng giao tiếp của bạn. Một email được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngay cả khi bạn không thể tham gia phỏng vấn theo lịch đã định.
2.
Duy Trì Mối Quan Hệ:
Quá trình tuyển dụng không chỉ là đánh giá kỹ năng chuyên môn mà còn là xây dựng mối quan hệ. Một phản hồi lịch sự và chu đáo giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, ngay cả khi bạn không được chọn cho vị trí này.
3.
Tăng Cơ Hội Trong Tương Lai:
Có thể bạn không phù hợp với vị trí hiện tại, nhưng một ấn tượng tốt có thể mở ra cơ hội khác trong tương lai. Nhà tuyển dụng có thể nhớ đến bạn khi có vị trí phù hợp hơn hoặc khi công ty có nhu cầu tuyển dụng khác.
4.
Tránh Gây Ấn Tượng Tiêu Cực:
Không trả lời email hoặc trả lời một cách cẩu thả có thể gây ấn tượng tiêu cực. Điều này có thể ảnh hưởng đến cơ hội của bạn không chỉ với công ty này mà còn với các nhà tuyển dụng khác trong ngành.
II. Cấu Trúc Email Trả Lời Yêu Cầu Dời Lịch Phỏng Vấn
Một email trả lời yêu cầu dời lịch phỏng vấn nên có cấu trúc rõ ràng và bao gồm các yếu tố sau:
1.
Lời Chào Mở Đầu:
Bắt đầu bằng một lời chào trang trọng và lịch sự.
2.
Lời Cảm Ơn:
Thể hiện sự biết ơn vì cơ hội được phỏng vấn.
3.
Thông Báo Về Việc Dời Lịch:
Nêu rõ lý do bạn muốn dời lịch phỏng vấn.
4.
Lời Xin Lỗi:
Xin lỗi vì sự bất tiện mà bạn gây ra.
5.
Đề Xuất Lịch Mới (Nếu Có Thể):
Nếu có thể, hãy đề xuất một vài khung thời gian mới phù hợp với bạn.
6.
Lời Xác Nhận:
Xác nhận lại sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.
7.
Lời Chào Kết Thúc:
Kết thúc bằng một lời chào trang trọng.
III. Nội Dung Chi Tiết Của Email
1. Lời Chào Mở Đầu:
*
Sử dụng tên người liên hệ (nếu biết):
“Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ],”
*
Nếu không biết tên người liên hệ:
“Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi [Tên công ty],”
*
Tránh sử dụng những lời chào quá thân mật:
Ví dụ: “Chào bạn,” hoặc “Hi [Tên người liên hệ],”
2. Lời Cảm Ơn:
*
Thể hiện sự biết ơn vì cơ hội được phỏng vấn:
“Cảm ơn Anh/Chị đã liên hệ và tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn vị trí [Tên vị trí].”
*
Nhấn mạnh sự quan tâm của bạn đến vị trí:
“Tôi rất hào hứng với cơ hội được tìm hiểu thêm về vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
3. Thông Báo Về Việc Dời Lịch:
*
Nêu rõ lý do bạn muốn dời lịch phỏng vấn:
*
Lý do cá nhân:
“Vì lý do cá nhân, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào [Ngày] lúc [Giờ].”
*
Lý do sức khỏe:
“Do tình trạng sức khỏe không đảm bảo, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào [Ngày] lúc [Giờ].”
*
Lý do công việc:
“Do có một cuộc họp quan trọng không thể bỏ lỡ, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào [Ngày] lúc [Giờ].”
*
Lý do trùng lịch:
“Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi có một cuộc phỏng vấn khác đã được lên lịch trước vào cùng thời điểm. Vì vậy, tôi xin phép được dời lịch phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
*
Lưu ý:
Không cần phải đi vào chi tiết quá sâu về lý do cá nhân. Một lời giải thích ngắn gọn và chân thành là đủ.
4. Lời Xin Lỗi:
*
Xin lỗi vì sự bất tiện mà bạn gây ra:
“Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện mà việc này có thể gây ra cho Anh/Chị.”
*
Thể hiện sự hối tiếc:
“Tôi rất tiếc vì đã phải thay đổi lịch trình vào phút chót.”
5. Đề Xuất Lịch Mới (Nếu Có Thể):
*
Đề xuất một vài khung thời gian mới phù hợp với bạn:
“Tôi rất mong muốn được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào một thời điểm khác thuận tiện hơn. Tôi xin đề xuất một vài khung thời gian sau:
* [Ngày] lúc [Giờ]
* [Ngày] lúc [Giờ]
* [Ngày] lúc [Giờ]”
*
Linh hoạt:
“Tôi hoàn toàn linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh lịch trình của mình để phù hợp với lịch của Anh/Chị.”
*
Nếu bạn không chắc chắn về lịch trình của mình, hãy đề nghị liên hệ lại sau:
“Tôi sẽ liên hệ lại với Anh/Chị trong vòng [Số ngày] ngày tới để xác nhận lịch trình của mình.”
6. Lời Xác Nhận:
*
Xác nhận lại sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển:
“Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và mong muốn có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.”
*
Nhấn mạnh sự phù hợp của bạn với công ty:
“Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ đóng góp tích cực vào sự phát triển của [Tên công ty].”
7. Lời Chào Kết Thúc:
*
Sử dụng lời chào trang trọng:
“Trân trọng,” hoặc “Kính thư,”
*
Ký tên:
“[Tên của bạn]”
*
Thông tin liên hệ:
* Số điện thoại: [Số điện thoại của bạn]
* Địa chỉ email: [Địa chỉ email của bạn]
IV. Ví Dụ Cụ Thể
Ví dụ 1: Lý do cá nhân
“`email
Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ],
Cảm ơn Anh/Chị đã liên hệ và tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất hào hứng với cơ hội này.
Vì lý do cá nhân, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện mà việc này có thể gây ra cho Anh/Chị.
Tôi rất mong muốn được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào một thời điểm khác thuận tiện hơn. Tôi xin đề xuất một vài khung thời gian sau:
* [Ngày] lúc [Giờ]
* [Ngày] lúc [Giờ]
Tôi hoàn toàn linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh lịch trình của mình để phù hợp với lịch của Anh/Chị.
Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và mong muốn có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
“`
Ví dụ 2: Lý do sức khỏe
“`email
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,
Cảm ơn quý vị đã tạo cơ hội cho tôi được phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất quan tâm đến cơ hội này.
Do tình trạng sức khỏe không đảm bảo, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này.
Tôi rất mong muốn được sắp xếp lại lịch phỏng vấn trong thời gian sớm nhất. Tôi sẽ liên hệ lại với quý vị trong vòng 2 ngày tới để xác nhận lịch trình của mình.
Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và tin rằng kinh nghiệm của tôi sẽ phù hợp với yêu cầu của công ty.
Kính thư,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
“`
Ví dụ 3: Lý do công việc
“`email
Kính gửi [Tên công ty],
Cảm ơn quý công ty đã liên hệ và mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí].
Do có một cuộc họp quan trọng không thể bỏ lỡ, tôi rất tiếc phải xin phép dời lịch phỏng vấn đã được lên kế hoạch vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này.
Tôi rất mong muốn được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào tuần tới. Quý vị vui lòng cho tôi biết khung thời gian nào phù hợp với lịch trình của quý vị.
Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và mong muốn có cơ hội được làm việc tại [Tên công ty].
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
“`
Ví dụ 4: Lý do trùng lịch
“`email
Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ],
Cảm ơn Anh/Chị đã mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].
Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi có một cuộc phỏng vấn khác đã được lên lịch trước vào cùng thời điểm. Vì vậy, tôi xin phép được dời lịch phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này.
Tôi rất mong muốn được sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào một thời điểm khác. Tôi xin đề xuất một vài khung thời gian sau:
* Thứ Ba tuần tới, buổi chiều
* Thứ Tư tuần tới, buổi sáng
Xin vui lòng cho tôi biết khung thời gian nào phù hợp với Anh/Chị.
Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và mong muốn có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
“`
V. Những Lưu Ý Quan Trọng
1.
Trả Lời Nhanh Chóng:
Cố gắng trả lời email càng sớm càng tốt, tốt nhất là trong vòng 24 giờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng.
2.
Trung Thực:
Hãy trung thực về lý do bạn muốn dời lịch phỏng vấn. Tuy nhiên, không cần phải đi vào chi tiết quá sâu về những vấn đề cá nhân.
3.
Lịch Sự:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng trong toàn bộ email.
4.
Chính Tả và Ngữ Pháp:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email. Một email được viết cẩn thận thể hiện sự chuyên nghiệp và chú ý đến chi tiết của bạn.
5.
Đề Xuất Lịch Mới:
Nếu có thể, hãy đề xuất một vài khung thời gian mới phù hợp với bạn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại lịch phỏng vấn.
6.
Linh Hoạt:
Thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh lịch trình của bạn để phù hợp với lịch của nhà tuyển dụng.
7.
Theo Dõi:
Nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng vài ngày, hãy gửi một email theo dõi để xác nhận xem nhà tuyển dụng đã nhận được email của bạn chưa.
8.
Tránh Dời Lịch Quá Nhiều Lần:
Cố gắng tránh dời lịch phỏng vấn quá nhiều lần. Điều này có thể gây ấn tượng tiêu cực và khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về sự nghiêm túc của bạn.
9.
Chuẩn Bị Kỹ Cho Lần Phỏng Vấn Tiếp Theo:
Khi bạn đã xác nhận được lịch phỏng vấn mới, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để thể hiện tốt nhất khả năng của mình.
VI. Các Tình Huống Đặc Biệt
1.
Bạn Muốn Hủy Phỏng Vấn:
Nếu bạn quyết định không muốn tiếp tục ứng tuyển vào vị trí này, hãy thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Hãy thể hiện sự biết ơn vì cơ hội đã được trao và xin lỗi vì sự bất tiện mà bạn gây ra.
2.
Bạn Nhận Được Một Lời Mời Làm Việc Khác:
Nếu bạn nhận được một lời mời làm việc khác mà bạn muốn chấp nhận, hãy thông báo cho nhà tuyển dụng và xin lỗi vì đã không thể tiếp tục quá trình phỏng vấn.
3.
Bạn Muốn Xin Dời Lịch Vì Chưa Chuẩn Bị Kỹ:
Nếu bạn cảm thấy chưa chuẩn bị kỹ cho buổi phỏng vấn, hãy xin phép dời lịch và giải thích lý do một cách chân thành. Hãy hứa rằng bạn sẽ chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho lần phỏng vấn tiếp theo.
VII. Kết Luận
Việc trả lời email dời lịch phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả là rất quan trọng để duy trì ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội trong tương lai. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và sử dụng các ví dụ được cung cấp trong hướng dẫn này, bạn có thể tự tin xử lý tình huống này một cách thành công. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc!