Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách trả lời email đậu phỏng vấn, bao gồm mọi khía cạnh từ cách viết, cấu trúc, đến những điều cần tránh và các mẹo nâng cao hiệu quả.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH TRẢ LỜI EMAIL ĐẬU PHỎNG VẤN
Lời mở đầu:
Nhận được email thông báo đậu phỏng vấn là một khoảnh khắc đáng ăn mừng trong quá trình tìm việc. Tuy nhiên, việc trả lời email này một cách chuyên nghiệp và chu đáo là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ thể hiện sự biết ơn của bạn mà còn củng cố ấn tượng tốt đẹp mà bạn đã tạo được trong quá trình phỏng vấn. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để soạn thảo một email phản hồi hoàn hảo, giúp bạn tự tin tiến gần hơn đến công việc mơ ước.
I. Tầm quan trọng của việc trả lời email đậu phỏng vấn:
*
Thể hiện sự chuyên nghiệp:
Một email phản hồi được viết tốt thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và sự quan tâm của bạn đối với cơ hội này.
*
Củng cố ấn tượng tích cực:
Nó nhắc nhở nhà tuyển dụng về những điểm mạnh của bạn và lý do tại sao bạn là ứng viên phù hợp.
*
Xác nhận thông tin:
Bạn có thể xác nhận các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm và các bước tiếp theo.
*
Thể hiện sự nhiệt tình:
Email là cơ hội để bạn bày tỏ sự hào hứng và mong muốn được gia nhập công ty.
*
Mở đường cho các cuộc trò chuyện tiếp theo:
Một email phản hồi tốt có thể tạo tiền đề cho việc thương lượng lương bổng và các điều khoản khác.
II. Cấu trúc của một email trả lời đậu phỏng vấn hoàn hảo:
Một email trả lời đậu phỏng vấn hiệu quả nên tuân theo cấu trúc sau:
1.
Dòng tiêu đề (Subject Line):
Ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
2.
Lời chào (Salutation):
Thân thiện và trang trọng.
3.
Lời cảm ơn (Thank You):
Bày tỏ lòng biết ơn chân thành.
4.
Xác nhận sự chấp nhận (Acceptance Confirmation):
Rõ ràng về việc bạn chấp nhận lời mời.
5.
Nhắc lại sự nhiệt tình (Enthusiasm Reinforcement):
Thể hiện sự hào hứng và mong muốn được làm việc.
6.
Xác nhận thông tin (Information Confirmation):
Xác nhận các chi tiết quan trọng.
7.
Câu hỏi (Optional Questions):
Đặt câu hỏi nếu cần thiết.
8.
Lời kết (Closing):
Trang trọng và tích cực.
9.
Chữ ký (Signature):
Chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin liên hệ.
III. Hướng dẫn chi tiết từng phần của email:
1. Dòng tiêu đề (Subject Line):
*
Nguyên tắc:
Ngắn gọn, rõ ràng, dễ nhận biết.
*
Mục đích:
Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xác định email của bạn trong hộp thư đến.
*
Ví dụ:
* “Re: Lời mời làm việc – [Tên của bạn] – [Vị trí ứng tuyển]”
* “Chấp nhận lời mời làm việc – [Tên của bạn]”
* “Phản hồi lời mời làm việc – [Tên của bạn]”
*
Lưu ý:
Tránh sử dụng các dòng tiêu đề chung chung như “Cảm ơn” hoặc “Phản hồi”.
2. Lời chào (Salutation):
*
Nguyên tắc:
Trang trọng và thân thiện.
*
Mục đích:
Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
*
Ví dụ:
* “Kính gửi [Tên người liên hệ],” (Nếu bạn biết tên)
* “Chào [Tên người liên hệ],” (Nếu bạn đã quen thuộc với người đó)
* “Kính gửi Ban Tuyển dụng,” (Nếu bạn không biết tên người liên hệ)
*
Lưu ý:
Luôn cố gắng tìm hiểu tên người liên hệ. Sử dụng “Thưa ông/bà” chỉ khi bạn hoàn toàn không thể tìm được tên.
3. Lời cảm ơn (Thank You):
*
Nguyên tắc:
Chân thành và cụ thể.
*
Mục đích:
Bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội đã được trao.
*
Ví dụ:
* “Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên người liên hệ] và [Tên công ty] đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội này.”
* “Tôi rất vinh dự khi nhận được lời mời làm việc cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty].”
* “Cảm ơn [Tên người liên hệ] đã dành thời gian phỏng vấn và đánh giá cao năng lực của tôi.”
*
Lưu ý:
Tránh những lời cảm ơn sáo rỗng. Hãy nêu cụ thể điều gì bạn cảm thấy biết ơn.
4. Xác nhận sự chấp nhận (Acceptance Confirmation):
*
Nguyên tắc:
Rõ ràng và dứt khoát.
*
Mục đích:
Thông báo cho nhà tuyển dụng rằng bạn chấp nhận lời mời làm việc.
*
Ví dụ:
* “Tôi rất vui mừng xác nhận rằng tôi chấp nhận lời mời làm việc cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].”
* “Tôi xin xác nhận việc chấp nhận vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty], với các điều khoản đã được thỏa thuận.”
* “Tôi rất hào hứng được gia nhập đội ngũ [Tên công ty] và chấp nhận vị trí [Vị trí ứng tuyển].”
*
Lưu ý:
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ tất cả các điều khoản của lời mời trước khi chấp nhận.
5. Nhắc lại sự nhiệt tình (Enthusiasm Reinforcement):
*
Nguyên tắc:
Tự tin và nhiệt huyết.
*
Mục đích:
Thể hiện sự hào hứng và mong muốn được đóng góp cho công ty.
*
Ví dụ:
* “Tôi rất mong được bắt đầu công việc và đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty].”
* “Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ phù hợp với yêu cầu của vị trí và tôi sẽ nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt công việc.”
* “Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và văn hóa làm việc tại đây, và tôi tin rằng đây là môi trường lý tưởng để tôi phát triển sự nghiệp.”
*
Lưu ý:
Hãy cụ thể về lý do tại sao bạn hào hứng với công việc và công ty.
6. Xác nhận thông tin (Information Confirmation):
*
Nguyên tắc:
Chính xác và đầy đủ.
*
Mục đích:
Xác nhận lại các thông tin quan trọng như ngày bắt đầu, mức lương, các phúc lợi, và các bước tiếp theo.
*
Ví dụ:
* “Tôi xin xác nhận ngày bắt đầu làm việc là [Ngày bắt đầu] và mức lương là [Mức lương] như đã thỏa thuận.”
* “Tôi rất cảm ơn về thông tin chi tiết về các phúc lợi và các chính sách của công ty. Tôi xin xác nhận rằng tôi đã hiểu rõ.”
* “Vui lòng cho tôi biết thêm thông tin về các bước tiếp theo cần chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc.”
*
Lưu ý:
Nếu có bất kỳ điều gì bạn chưa rõ, hãy hỏi ngay trong email này.
7. Câu hỏi (Optional Questions):
*
Nguyên tắc:
Chuyên nghiệp và liên quan.
*
Mục đích:
Làm rõ những điểm còn chưa rõ hoặc thể hiện sự chủ động tìm hiểu.
*
Ví dụ:
* “Tôi muốn hỏi thêm về quy trình đào tạo cho nhân viên mới. Liệu có tài liệu hoặc buổi hướng dẫn nào mà tôi có thể tham khảo trước khi bắt đầu không?”
* “Tôi muốn biết thêm về đồng nghiệp trong nhóm [Tên nhóm]. Liệu tôi có thể liên hệ với ai đó trước khi bắt đầu để làm quen không?”
* “Tôi có một số câu hỏi về các giấy tờ cần thiết cho việc làm thủ tục. Tôi có thể liên hệ với ai để được hướng dẫn chi tiết?”
*
Lưu ý:
Chỉ đặt những câu hỏi thực sự cần thiết và thể hiện sự quan tâm của bạn đến công việc.
8. Lời kết (Closing):
*
Nguyên tắc:
Trang trọng và tích cực.
*
Mục đích:
Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Ví dụ:
* “Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn quý công ty đã trao cho tôi cơ hội này. Tôi rất mong được sớm gặp lại và làm việc cùng quý vị.”
* “Tôi rất mong được bắt đầu công việc và đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty]. Xin chân thành cảm ơn!”
* “Cảm ơn quý công ty đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội này. Tôi rất hào hứng được gia nhập đội ngũ [Tên công ty].”
*
Lưu ý:
Tránh những lời kết quá suồng sã hoặc không chuyên nghiệp.
9. Chữ ký (Signature):
*
Nguyên tắc:
Chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin liên hệ.
*
Mục đích:
Cung cấp thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
*
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết LinkedIn (nếu có)]
“`
*
Lưu ý:
Đảm bảo rằng chữ ký của bạn luôn được cập nhật và chuyên nghiệp.
IV. Ví dụ về email trả lời đậu phỏng vấn:
Ví dụ 1: Chấp nhận lời mời làm việc
“`
Subject: Re: Lời mời làm việc – Nguyễn Văn A – Chuyên viên Marketing
Kính gửi chị Trần Thị B,
Tôi xin chân thành cảm ơn chị và công ty XYZ đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí Chuyên viên Marketing.
Tôi rất vui mừng xác nhận rằng tôi chấp nhận lời mời làm việc này. Tôi rất hào hứng với cơ hội được đóng góp vào sự phát triển của công ty XYZ, đặc biệt là trong lĩnh vực marketing kỹ thuật số.
Tôi xin xác nhận ngày bắt đầu làm việc là 01/01/2024 và mức lương là 15.000.000 VNĐ như đã thỏa thuận.
Tôi muốn hỏi thêm về quy trình đào tạo cho nhân viên mới. Liệu có tài liệu hoặc buổi hướng dẫn nào mà tôi có thể tham khảo trước khi bắt đầu không?
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn chị và công ty XYZ đã trao cho tôi cơ hội này. Tôi rất mong được sớm gặp lại và làm việc cùng quý vị.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
0901234567
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Ví dụ 2: Chấp nhận lời mời và xác nhận thông tin
“`
Subject: Chấp nhận lời mời làm việc – Lê Thị C
Kính gửi anh Phạm Văn D,
Cảm ơn anh đã thông báo tin vui về việc tôi đã trúng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh doanh tại công ty ABC. Tôi rất vui và xin xác nhận chấp nhận lời mời làm việc này.
Tôi rất mong chờ cơ hội được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và năng động của công ty ABC. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi sẽ đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.
Tôi xin xác nhận các thông tin sau:
* Vị trí: Nhân viên Kinh doanh
* Ngày bắt đầu làm việc: 15/01/2024
* Mức lương: 12.000.000 VNĐ
* Địa điểm làm việc: Văn phòng Hồ Chí Minh
Tôi xin phép hỏi thêm về chính sách bảo hiểm y tế của công ty.
Cảm ơn anh đã dành thời gian phỏng vấn và hỗ trợ tôi trong quá trình ứng tuyển. Tôi rất mong được sớm gặp lại anh và các đồng nghiệp tại công ty ABC.
Trân trọng,
Lê Thị C
0909876543
lethic@email.com
“`
V. Những điều cần tránh khi trả lời email đậu phỏng vấn:
*
Trả lời quá chậm trễ:
Cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được email.
*
Viết cẩu thả và mắc lỗi chính tả:
Kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi.
*
Sử dụng ngôn ngữ không chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc, hoặc viết tắt.
*
Đưa ra yêu cầu quá đáng:
Tránh đòi hỏi những điều không hợp lý hoặc vượt quá khả năng của công ty.
*
Không bày tỏ lòng biết ơn:
Luôn thể hiện sự biết ơn đối với cơ hội đã được trao.
*
Để lại những câu hỏi chưa được giải đáp:
Đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ tất cả các điều khoản của lời mời trước khi chấp nhận.
*
Không xác nhận thông tin quan trọng:
Xác nhận lại ngày bắt đầu, mức lương, các phúc lợi, và các bước tiếp theo.
*
Thiếu sự nhiệt tình:
Thể hiện sự hào hứng và mong muốn được làm việc cho công ty.
VI. Mẹo nâng cao hiệu quả email trả lời đậu phỏng vấn:
*
Cá nhân hóa email:
Thay vì sử dụng một mẫu chung chung, hãy điều chỉnh email cho phù hợp với từng công ty và vị trí ứng tuyển.
*
Nghiên cứu về công ty:
Tìm hiểu thêm về công ty và đề cập đến những điều bạn ấn tượng trong email.
*
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp:
Nhắc lại những điểm mạnh của bạn và lý do tại sao bạn là ứng viên phù hợp.
*
Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi:
Bày tỏ sự mong muốn được học hỏi và phát triển trong công việc.
*
Sử dụng ngôn ngữ tích cực:
Viết một cách tự tin và lạc quan.
*
Nhờ người khác đọc lại:
Trước khi gửi, hãy nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc lại email để kiểm tra lỗi và đảm bảo tính chuyên nghiệp.
*
Gửi email thử:
Gửi một email thử cho chính mình để xem email hiển thị như thế nào trên các thiết bị khác nhau.
*
Chuẩn bị cho các bước tiếp theo:
Sau khi gửi email, hãy chuẩn bị cho các bước tiếp theo như làm thủ tục nhận việc hoặc tham gia đào tạo.
VII. Kết luận:
Việc trả lời email đậu phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình tìm việc. Bằng cách tuân theo hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể soạn thảo một email phản hồi chuyên nghiệp, chu đáo và hiệu quả, giúp bạn củng cố ấn tượng tốt đẹp và tiến gần hơn đến công việc mơ ước. Hãy nhớ rằng, sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và chu đáo luôn là những yếu tố quan trọng để tạo dựng một hình ảnh tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!