cách phỏng vấn xin việc ở nhật

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản, bao gồm các khía cạnh quan trọng từ chuẩn bị đến theo dõi sau phỏng vấn:

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT PHỎNG VẤN XIN VIỆC Ở NHẬT BẢN

Phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản có thể khác biệt so với các quốc gia khác do sự coi trọng các giá trị văn hóa, phong cách giao tiếp và quy tắc ứng xử. Để thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ về kỹ năng và kinh nghiệm mà còn cả về kiến thức văn hóa và cách thể hiện sự tôn trọng.

I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỎNG VẤN

1.

Nghiên Cứu Kỹ Lưỡng về Công Ty:

*

Lịch Sử và Phát Triển:

Tìm hiểu về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, các cột mốc quan trọng của công ty. Điều này cho thấy bạn quan tâm đến sự tồn tại và trưởng thành của công ty.
*

Sản Phẩm/Dịch Vụ:

Nắm vững các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, thị trường mục tiêu và đối thủ cạnh tranh. Sử dụng thử sản phẩm/dịch vụ nếu có thể để có trải nghiệm thực tế.
*

Văn Hóa Công Ty:

Tìm hiểu về giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và phong cách làm việc của công ty. Điều này giúp bạn xác định liệu bạn có phù hợp với môi trường làm việc ở đó hay không.
*

Tin Tức và Thành Tựu Gần Đây:

Cập nhật các tin tức mới nhất về công ty, các dự án đang triển khai, thành tựu đạt được và các vấn đề mà công ty đang đối mặt.
*

Đội Ngũ Lãnh Đạo:

Tìm hiểu về ban lãnh đạo, đặc biệt là những người có thể tham gia vào quá trình phỏng vấn.
*

Thông Tin Tài Chính (nếu có):

Nếu công ty là công ty đại chúng, hãy tìm hiểu về tình hình tài chính, báo cáo thường niên và các thông tin liên quan đến hiệu quả kinh doanh.

2.

Tìm Hiểu Về Vị Trí Ứng Tuyển:

*

Mô Tả Công Việc (Job Description):

Đọc kỹ mô tả công việc để hiểu rõ các yêu cầu, trách nhiệm, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
*

Nghiên Cứu Về Chức Danh:

Tìm hiểu ý nghĩa của chức danh công việc trong công ty và trong ngành.
*

Cơ Hội Phát Triển:

Tìm hiểu về cơ hội học hỏi, đào tạo và thăng tiến trong công việc.
*

Mức Lương và Phúc Lợi:

Tìm hiểu về mức lương trung bình cho vị trí tương tự trong ngành và các phúc lợi mà công ty cung cấp (bảo hiểm, trợ cấp, v.v.).

3.

Chuẩn Bị Câu Trả Lời cho Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Phổ Biến:

*

Giới Thiệu Bản Thân (自己紹介 – Jiko Shokai):

Chuẩn bị một bài giới thiệu ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp về bản thân, tập trung vào kinh nghiệm, kỹ năng và thành tích liên quan đến công việc.
*

Điểm Mạnh và Điểm Yếu (長所と短所 – Chousho to Tansh):

Nêu bật các điểm mạnh phù hợp với công việc và đề cập đến các điểm yếu một cách trung thực, kèm theo cách bạn đang cải thiện chúng.
*

Tại Sao Bạn Muốn Làm Việc ở Công Ty Này? (なぜこの会社で働きたいですか – Naze kono kaisha de hatarakitai desu ka?):

Giải thích lý do tại sao bạn quan tâm đến công ty, văn hóa công ty, sản phẩm/dịch vụ và cơ hội phát triển.
*

Kinh Nghiệm Làm Việc Liên Quan:

Chuẩn bị các ví dụ cụ thể về kinh nghiệm làm việc, dự án đã tham gia, thành tích đạt được và bài học rút ra. Sử dụng phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result) để trình bày rõ ràng và thuyết phục.
*

Kỹ Năng Chuyên Môn:

Nêu bật các kỹ năng chuyên môn (hard skills) và kỹ năng mềm (soft skills) phù hợp với công việc, kèm theo ví dụ minh họa.
*

Mục Tiêu Nghề Nghiệp:

Chia sẻ về mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong sự nghiệp, và cách công việc này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đó.
*

Mức Lương Mong Muốn (希望給与 – Kibou Kyuyo):

Nghiên cứu mức lương trung bình cho vị trí tương tự và đưa ra một con số hợp lý, có thể thương lượng.
*

Câu Hỏi Cho Nhà Tuyển Dụng (質問 – Shitsumon):

Chuẩn bị ít nhất 3-5 câu hỏi thông minh, thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty và công việc.

4.

Luyện Tập Phỏng Vấn:

*

Tự Luyện Tập:

Tự trả lời các câu hỏi phỏng vấn trước gương hoặc ghi âm để đánh giá cách diễn đạt, ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể.
*

Phỏng Vấn Thử (Mock Interview):

Nhờ bạn bè, người thân hoặc chuyên gia tư vấn nghề nghiệp thực hiện phỏng vấn thử để nhận phản hồi và cải thiện kỹ năng.
*

Luyện Tập Với Người Bản Ngữ (nếu phỏng vấn bằng tiếng Nhật):

Luyện tập giao tiếp bằng tiếng Nhật với người bản ngữ để cải thiện khả năng phát âm, ngữ pháp và phản xạ.

5.

Chuẩn Bị Trang Phục:

*

Suit Lịch Sự (スーツ – Suutsu):

Mặc một bộ suit tối màu (đen, xanh navy, xám) với áo sơ mi trắng hoặc màu nhạt.
*

Giày Da (革靴 – Kawa Gutsu):

Đi giày da đen, sạch sẽ và được đánh bóng cẩn thận.
*

Tất (靴下 – Kutsushita):

Đi tất tối màu (đen, xanh navy) để phù hợp với trang phục.
*

Cà Vạt (ネクタイ – Nekutai):

Đeo cà vạt có màu sắc và họa tiết trang nhã (tránh màu quá sặc sỡ hoặc họa tiết quá lớn).
*

Tóc Tai Gọn Gàng:

Chải tóc gọn gàng, tránh để tóc che mặt.
*

Trang Điểm Nhẹ Nhàng (nếu là nữ):

Trang điểm nhẹ nhàng, tự nhiên, không sử dụng quá nhiều phấn son.
*

Không Sử Dụng Nước Hoa:

Tránh sử dụng nước hoa hoặc các sản phẩm có mùi thơm quá nồng.
*

Kiểm Tra Tổng Thể:

Kiểm tra lại trang phục trước khi đi phỏng vấn để đảm bảo không có vết bẩn, nếp nhăn hoặc lỗi nào khác.

6.

Chuẩn Bị Hồ Sơ và Giấy Tờ Cần Thiết:

*

Sơ Yếu Lý Lịch (履歴書 – Rirekisho):

Chuẩn bị một bản sơ yếu lý lịch chi tiết, chính xác và được trình bày chuyên nghiệp.
*

Đơn Xin Việc (職務経歴書 – Shokumu Keirekisho):

Chuẩn bị một bản đơn xin việc nêu bật kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tích liên quan đến công việc.
*

Bản Sao Bằng Cấp và Chứng Chỉ:

Chuẩn bị bản sao các bằng cấp, chứng chỉ và giấy tờ liên quan khác.
*

Thư Giới Thiệu (紹介状 – Shoukaijou) (nếu có):

Nếu có thư giới thiệu từ người quen hoặc đồng nghiệp cũ, hãy mang theo.
*

Sổ Tay và Bút:

Mang theo một cuốn sổ tay và bút để ghi chép thông tin quan trọng trong quá trình phỏng vấn.
*

Bản Sao Các Câu Hỏi Chuẩn Bị:

Mang theo bản sao các câu hỏi và câu trả lời bạn đã chuẩn bị để tham khảo khi cần thiết.

7.

Xác Nhận Địa Điểm và Thời Gian Phỏng Vấn:

*

Kiểm Tra Email/Điện Thoại:

Kiểm tra kỹ email hoặc điện thoại để xác nhận địa điểm, thời gian và các yêu cầu khác liên quan đến phỏng vấn.
*

Tìm Hiểu Đường Đi:

Tìm hiểu đường đi đến địa điểm phỏng vấn trước để tránh bị lạc đường hoặc đến muộn. Sử dụng bản đồ trực tuyến hoặc ứng dụng chỉ đường để tìm đường đi ngắn nhất và thuận tiện nhất.
*

Dự Trù Thời Gian:

Dự trù thời gian di chuyển để đến địa điểm phỏng vấn ít nhất 15-30 phút trước giờ hẹn. Điều này giúp bạn có thời gian để thư giãn, chuẩn bị tinh thần và tránh bị căng thẳng do trễ giờ.
*

Liên Hệ Nếu Có Sự Cố:

Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra khiến bạn không thể đến đúng giờ, hãy liên hệ ngay với nhà tuyển dụng để thông báo và xin lỗi.

II. TRONG QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN

1.

Đến Đúng Giờ (Đến Sớm Hơn Một Chút):

Đến địa điểm phỏng vấn trước giờ hẹn khoảng 15-30 phút để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

2.

Chào Hỏi và Giới Thiệu:

*

Chào Hỏi Lịch Sự (挨拶 – Aisatsu):

Chào hỏi nhà tuyển dụng bằng một giọng điệu lịch sự, rõ ràng và tự tin. Sử dụng các cụm từ như “おはようございます (Ohayou gozaimasu)” (chào buổi sáng), “こんにちは (Konnichiwa)” (chào buổi chiều) hoặc “こんばんは (Konbanwa)” (chào buổi tối) tùy thuộc vào thời gian trong ngày.
*

Tự Giới Thiệu (自己紹介 – Jiko Shokai):

Giới thiệu bản thân bằng tên đầy đủ và chức danh (nếu có). Ví dụ: “初めまして、[Tên đầy đủ]と申します。本日はよろしくお願いいたします。(Hajimemashite, [Tên đầy đủ] to moushimasu. Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu.)” (Xin chào, tôi là [Tên đầy đủ]. Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý vị hôm nay.)
*

Cúi Chào (お辞儀 – Ojigi):

Cúi chào nhẹ nhàng để thể hiện sự tôn trọng. Góc cúi chào khoảng 15-30 độ là phù hợp.

3.

Ngồi Đúng Cách:

*

Đợi Lời Mời:

Đợi nhà tuyển dụng mời bạn ngồi trước khi ngồi xuống ghế.
*

Ngồi Thẳng Lưng:

Ngồi thẳng lưng, không dựa vào ghế, hai chân đặt trên sàn nhà.
*

Giữ Tư Thế Tự Tin:

Giữ tư thế tự tin, thoải mái, không rung chân hoặc có các hành động gây mất tập trung.

4.

Giao Tiếp Bằng Mắt:

*

Nhìn Vào Mắt Người Đối Diện:

Duy trì giao tiếp bằng mắt với người đang nói để thể hiện sự chân thành và quan tâm.
*

Tránh Nhìn Chằm Chằm:

Tránh nhìn chằm chằm vào mắt người đối diện quá lâu, vì điều này có thể gây khó chịu.
*

Nhìn Đều Các Thành Viên (nếu có nhiều người phỏng vấn):

Nếu có nhiều người tham gia phỏng vấn, hãy cố gắng nhìn đều vào mắt từng người khi trả lời câu hỏi.

5.

Lắng Nghe Cẩn Thận:

*

Tập Trung:

Tập trung lắng nghe câu hỏi và các thông tin mà nhà tuyển dụng cung cấp.
*

Ghi Chép (nếu cần):

Ghi chép lại các thông tin quan trọng để có thể trả lời hoặc hỏi lại khi cần thiết.
*

Không Ngắt Lời:

Không ngắt lời người đang nói, trừ khi được yêu cầu.

6.

Trả Lời Câu Hỏi:

*

Trả Lời Rõ Ràng, Súc Tích:

Trả lời câu hỏi một cách rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh nói lan man hoặc đưa ra các thông tin không liên quan.
*

Sử Dụng Ngôn Ngữ Lịch Sự:

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.
*

Thể Hiện Sự Tự Tin:

Thể hiện sự tự tin vào khả năng và kinh nghiệm của bản thân, nhưng không kiêu ngạo.
*

Trung Thực:

Trả lời các câu hỏi một cách trung thực, không nói dối hoặc phóng đại về kinh nghiệm và kỹ năng.
*

Sử Dụng Phương Pháp STAR:

Sử dụng phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result) để trình bày các ví dụ về kinh nghiệm làm việc một cách rõ ràng và thuyết phục.
*

Thể Hiện Sự Nhiệt Tình:

Thể hiện sự nhiệt tình và đam mê với công việc và công ty.
*

Không Nói Xấu Về Công Ty Cũ:

Tránh nói xấu về công ty cũ, đồng nghiệp cũ hoặc sếp cũ.
*

Chấp Nhận Phản Hồi:

Sẵn sàng chấp nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng và thể hiện sự mong muốn học hỏi và cải thiện.

7.

Đặt Câu Hỏi:

*

Đặt Câu Hỏi Thông Minh:

Đặt các câu hỏi thông minh, thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty và công việc.
*

Hỏi Về Cơ Hội Phát Triển:

Hỏi về cơ hội học hỏi, đào tạo và thăng tiến trong công việc.
*

Hỏi Về Văn Hóa Công Ty:

Hỏi về văn hóa công ty, phong cách làm việc và các hoạt động của công ty.
*

Hỏi Về Dự Án:

Hỏi về các dự án đang triển khai hoặc các dự án mà bạn có thể tham gia.
*

Tránh Hỏi Về Lương và Phúc Lợi (nếu chưa được đề cập):

Tránh hỏi về lương và phúc lợi ở giai đoạn đầu phỏng vấn, trừ khi nhà tuyển dụng đề cập đến vấn đề này.

8.

Kết Thúc Phỏng Vấn:

*

Cảm Ơn:

Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn. Ví dụ: “本日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。(Honjitsu wa oisogashii naka, mensetsu no kikai o itadaki, makoto ni arigatou gozaimashita.)” (Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian phỏng vấn tôi trong lúc bận rộn.)
*

Thể Hiện Sự Quan Tâm:

Thể hiện sự quan tâm đến vị trí công việc và mong muốn được làm việc tại công ty.
*

Hỏi Về Các Bước Tiếp Theo:

Hỏi về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng và thời gian dự kiến nhận được phản hồi.
*

Cúi Chào Khi Rời Đi:

Cúi chào nhẹ nhàng khi rời khỏi phòng phỏng vấn.

III. SAU KHI PHỎNG VẤN

1.

Gửi Email Cảm Ơn:

*

Gửi Ngay Sau Phỏng Vấn:

Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ sau khi phỏng vấn.
*

Cá Nhân Hóa:

Cá nhân hóa email cảm ơn cho từng người tham gia phỏng vấn (nếu bạn có thông tin liên lạc của họ).
*

Nhắc Lại Sự Quan Tâm:

Nhắc lại sự quan tâm của bạn đến vị trí công việc và mong muốn được làm việc tại công ty.
*

Tóm Tắt Điểm Quan Trọng:

Tóm tắt lại một vài điểm quan trọng đã được thảo luận trong buổi phỏng vấn.
*

Kiểm Tra Lỗi Chính Tả:

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email.

2.

Chờ Đợi Phản Hồi:

*

Kiên Nhẫn:

Kiên nhẫn chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng.
*

Không Gây Áp Lực:

Không gây áp lực cho nhà tuyển dụng bằng cách liên tục hỏi về kết quả phỏng vấn.
*

Liên Hệ Nếu Quá Hạn:

Nếu quá thời gian dự kiến nhận được phản hồi, bạn có thể liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về tình hình.

3.

Phân Tích và Rút Kinh Nghiệm:

*

Đánh Giá Quá Trình:

Đánh giá lại toàn bộ quá trình phỏng vấn, từ chuẩn bị đến thực hiện, để xác định những điểm mạnh và điểm yếu.
*

Rút Kinh Nghiệm:

Rút ra bài học kinh nghiệm từ những sai sót hoặc những điều chưa làm tốt để cải thiện cho các lần phỏng vấn sau.
*

Tiếp Tục Học Hỏi:

Tiếp tục học hỏi và phát triển kỹ năng để nâng cao cơ hội thành công trong sự nghiệp.

IV. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHÁC

*

Kính Ngữ (敬語 – Keigo):

Sử dụng kính ngữ (keigo) một cách thành thạo khi giao tiếp với nhà tuyển dụng.
*

Khiêm Tốn (謙遜 – Kenson):

Thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng đối với người lớn tuổi và người có địa vị cao hơn.
*

Hòa Đồng (協調性 – Kyouchousei):

Thể hiện khả năng làm việc nhóm và hòa đồng với đồng nghiệp.
*

Tinh Thần Cầu Tiến (向上心 – Koujoushin):

Thể hiện tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và sẵn sàng đối mặt với thử thách.
*

Tuân Thủ Quy Tắc:

Tuân thủ các quy tắc ứng xử và phong tục tập quán của Nhật Bản.
*

Tìm Hiểu Về Văn Hóa Công Sở:

Tìm hiểu về văn hóa công sở của Nhật Bản để hiểu rõ hơn về cách giao tiếp và làm việc trong môi trường công sở.
*

Tự Tin Vào Bản Thân:

Tự tin vào khả năng và kinh nghiệm của bản thân, nhưng không kiêu ngạo.

V. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ)

*

Nên mặc trang phục gì khi đi phỏng vấn?

* Nên mặc suit tối màu (đen, xanh navy, xám) với áo sơ mi trắng hoặc màu nhạt, giày da đen và cà vạt trang nhã.

*

Nên chuẩn bị những gì trước khi đi phỏng vấn?

* Nghiên cứu kỹ về công ty, vị trí ứng tuyển, chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn phổ biến, luyện tập phỏng vấn, chuẩn bị trang phục và hồ sơ cần thiết.

*

Nên trả lời câu hỏi về điểm mạnh và điểm yếu như thế nào?

* Nêu bật các điểm mạnh phù hợp với công việc và đề cập đến các điểm yếu một cách trung thực, kèm theo cách bạn đang cải thiện chúng.

*

Nên đặt câu hỏi gì cho nhà tuyển dụng?

* Đặt các câu hỏi thông minh, thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty và công việc, ví dụ như hỏi về cơ hội phát triển, văn hóa công ty, dự án đang triển khai.

*

Nên làm gì sau khi phỏng vấn?

* Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ, chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng, phân tích và rút kinh nghiệm từ quá trình phỏng vấn.

Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản và đạt được thành công! Chúc bạn may mắn!