Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo hồ sơ xin việc chuyên nghiệp để nộp qua email, bao gồm mọi thứ bạn cần biết để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT: CÁCH LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC NỘP QUA EMAIL
MỤC LỤC
1.
Tổng Quan: Tại Sao Hồ Sơ Xin Việc Qua Email Lại Quan Trọng?
2.
Chuẩn Bị Trước Khi Bắt Đầu
* 2.1. Nghiên Cứu Kỹ Về Công Ty và Vị Trí Ứng Tuyển
* 2.2. Xác Định Mục Tiêu Nghề Nghiệp Rõ Ràng
* 2.3. Chuẩn Bị Sẵn Các Tài Liệu Cần Thiết
3.
Soạn Thảo Thư Xin Việc (Cover Letter)
* 3.1. Cấu Trúc Thư Xin Việc Chuẩn
* 3.1.1. Phần Đầu Thư (Thông Tin Liên Hệ)
* 3.1.2. Lời Chào Trang Trọng
* 3.1.3. Đoạn Mở Đầu Ấn Tượng
* 3.1.4. Đoạn Thân Bài Thuyết Phục
* 3.1.5. Đoạn Kết Thúc Thể Hiện Sự Mong Muốn
* 3.1.6. Lời Chào Tạm Biệt và Chữ Ký
* 3.2. Nội Dung Thư Xin Việc: Viết Gì Để Nổi Bật?
* 3.2.1. Nhấn Mạnh Kỹ Năng và Kinh Nghiệm Liên Quan
* 3.2.2. Thể Hiện Hiểu Biết Về Công Ty
* 3.2.3. Nêu Bật Thành Tích Cá Nhân
* 3.2.4. Sử Dụng Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp và Tránh Lỗi Chính Tả
* 3.3. Mẹo Viết Thư Xin Việc Hấp Dẫn
* 3.3.1. Cá Nhân Hóa Thư Xin Việc Cho Từng Vị Trí
* 3.3.2. Sử Dụng Các Động Từ Mạnh và Cụm Từ Khóa
* 3.3.3. Giữ Cho Thư Ngắn Gọn và Súc Tích
* 3.3.4. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi
4.
Thiết Kế Sơ Yếu Lý Lịch (CV/Resume)
* 4.1. Lựa Chọn Định Dạng CV Phù Hợp
* 4.1.1. CV Theo Trình Tự Thời Gian (Chronological)
* 4.1.2. CV Chú Trọng Kỹ Năng (Functional)
* 4.1.3. CV Kết Hợp (Combination)
* 4.2. Các Phần Quan Trọng Của CV
* 4.2.1. Thông Tin Cá Nhân (Personal Information)
* 4.2.2. Tóm Tắt Nghề Nghiệp (Summary/Objective)
* 4.2.3. Kinh Nghiệm Làm Việc (Work Experience)
* 4.2.4. Học Vấn (Education)
* 4.2.5. Kỹ Năng (Skills)
* 4.2.6. Chứng Chỉ và Giải Thưởng (Certifications & Awards)
* 4.2.7. Hoạt Động Ngoại Khóa (Extracurricular Activities)
* 4.2.8. Sở Thích (Interests)
* 4.3. Mẹo Thiết Kế CV Chuyên Nghiệp
* 4.3.1. Sử Dụng Bố Cục Rõ Ràng và Dễ Đọc
* 4.3.2. Chọn Font Chữ Thích Hợp
* 4.3.3. Sử Dụng Gạch Đầu Dòng (Bullet Points)
* 4.3.4. Định Dạng Nhất Quán
* 4.3.5. Tối Ưu Hóa CV Cho Hệ Thống ATS
5.
Chuẩn Bị Các Tài Liệu Khác (Nếu Cần)
* 5.1. Portfolio (Đối Với Các Ngành Nghề Sáng Tạo)
* 5.2. Thư Giới Thiệu (Letter of Recommendation)
* 5.3. Bảng Điểm/Bằng Cấp (Transcripts/Degrees)
6.
Soạn Thảo Email Xin Việc
* 6.1. Tiêu Đề Email (Subject Line)
* 6.2. Nội Dung Email Ngắn Gọn và Chuyên Nghiệp
* 6.3. Đính Kèm Các Tài Liệu Cần Thiết
* 6.4. Kiểm Tra Lại Email Trước Khi Gửi
7.
Định Dạng và Lưu Tên File
* 7.1. Chọn Định Dạng File Phù Hợp (PDF)
* 7.2. Đặt Tên File Rõ Ràng và Chuyên Nghiệp
8.
Gửi Email và Theo Dõi
* 8.1. Thời Điểm Gửi Email Thích Hợp
* 8.2. Theo Dõi Sau Khi Gửi (Follow-up)
9.
Những Lỗi Cần Tránh Khi Nộp Hồ Sơ Xin Việc Qua Email
10.
Ví Dụ Về Hồ Sơ Xin Việc Hoàn Chỉnh (Thư Xin Việc và CV)
11.
Các Nguồn Tài Nguyên Hữu Ích
12.
Kết Luận
1. TỔNG QUAN: TẠI SAO HỒ SƠ XIN VIỆC QUA EMAIL LẠI QUAN TRỌNG?
Trong thời đại số hóa, nộp hồ sơ xin việc qua email đã trở thành một phương thức phổ biến và hiệu quả. Thay vì phải in ấn và gửi hồ sơ qua đường bưu điện, bạn có thể dễ dàng gửi hồ sơ của mình đến nhà tuyển dụng chỉ với vài thao tác đơn giản.
*
Tiện lợi và nhanh chóng:
Tiết kiệm thời gian và công sức cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng.
*
Chuyên nghiệp:
Thể hiện sự am hiểu công nghệ và khả năng thích ứng với xu hướng hiện đại.
*
Dễ dàng theo dõi:
Giúp bạn quản lý quá trình ứng tuyển một cách hiệu quả.
*
Tiết kiệm chi phí:
Loại bỏ chi phí in ấn và vận chuyển.
Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ xin việc qua email cũng đòi hỏi bạn phải cẩn thận và tỉ mỉ để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một email chuyên nghiệp, thư xin việc hấp dẫn và CV được thiết kế khoa học sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác.
2. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Trước khi bắt tay vào viết thư xin việc và thiết kế CV, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hồ sơ của mình đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.
*
2.1. Nghiên Cứu Kỹ Về Công Ty và Vị Trí Ứng Tuyển:
*
Tìm hiểu về công ty:
Lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi, sản phẩm/dịch vụ, đối thủ cạnh tranh, tin tức gần đây…
*
Phân tích mô tả công việc:
Đọc kỹ mô tả công việc để hiểu rõ yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn, và các phẩm chất cá nhân cần thiết.
*
Xác định điểm chung:
Tìm kiếm sự liên kết giữa kỹ năng, kinh nghiệm của bạn với yêu cầu của công việc và giá trị của công ty.
*
2.2. Xác Định Mục Tiêu Nghề Nghiệp Rõ Ràng:
*
Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn:
Bạn muốn đạt được gì trong công việc này? Bạn có những dự định gì cho tương lai?
*
Thể hiện sự phù hợp:
Chứng minh rằng vị trí ứng tuyển phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn và bạn có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty.
*
2.3. Chuẩn Bị Sẵn Các Tài Liệu Cần Thiết:
*
Thư xin việc (Cover Letter):
Thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công việc và công ty.
*
Sơ yếu lý lịch (CV/Resume):
Tóm tắt kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng và thành tích của bạn.
*
Portfolio (nếu có):
Tập hợp các dự án, sản phẩm hoặc công trình mà bạn đã thực hiện (đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề sáng tạo).
*
Thư giới thiệu (Letter of Recommendation):
Nếu có, thư giới thiệu từ người quản lý cũ hoặc giáo viên sẽ tăng thêm uy tín cho hồ sơ của bạn.
*
Bảng điểm/Bằng cấp (Transcripts/Degrees):
Cung cấp bằng chứng về trình độ học vấn của bạn.
3. SOẠN THẢO THƯ XIN VIỆC (COVER LETTER)
Thư xin việc là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân một cách chi tiết hơn và thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc.
*
3.1. Cấu Trúc Thư Xin Việc Chuẩn:
*
3.1.1. Phần Đầu Thư (Thông Tin Liên Hệ):
*
Thông tin của bạn:
Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
*
Thông tin của nhà tuyển dụng:
Tên người nhận (nếu biết), chức danh, tên công ty, địa chỉ công ty.
*
Ngày tháng:
Ngày viết thư.
*
3.1.2. Lời Chào Trang Trọng:
* “Kính gửi [Tên người nhận],” (nếu biết tên)
* “Kính gửi Phòng Nhân sự,” (nếu không biết tên)
* Tránh sử dụng “To Whom It May Concern” (quá chung chung và thiếu chuyên nghiệp).
*
3.1.3. Đoạn Mở Đầu Ấn Tượng:
* Nêu rõ vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin về việc làm (ví dụ: “Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] được đăng trên [Nguồn thông tin]”).
* Nêu bật lý do bạn quan tâm đến công việc và công ty (ví dụ: “Tôi rất ấn tượng với những thành tựu của [Tên công ty] trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động] và tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của tôi sẽ đóng góp vào sự phát triển của công ty.”).
* Sử dụng một câu giới thiệu mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng (ví dụ: “Với [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan] và thành tích [Thành tích nổi bật], tôi tin rằng mình là ứng viên lý tưởng cho vị trí [Tên vị trí]”).
*
3.1.4. Đoạn Thân Bài Thuyết Phục:
*
Nhấn mạnh kỹ năng và kinh nghiệm:
Nêu bật những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến yêu cầu của công việc. Sử dụng các ví dụ cụ thể để chứng minh khả năng của bạn.
*
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và hiểu rõ về giá trị, văn hóa và mục tiêu của công ty.
*
Nêu bật thành tích cá nhân:
Chia sẻ những thành tích nổi bật mà bạn đã đạt được trong quá khứ để chứng minh khả năng đóng góp vào thành công của công ty.
*
Kết nối kỹ năng và kinh nghiệm với nhu cầu của công ty:
Giải thích tại sao kỹ năng và kinh nghiệm của bạn sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu.
*
3.1.5. Đoạn Kết Thúc Thể Hiện Sự Mong Muốn:
* Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đối với công việc.
* Bày tỏ mong muốn được tham gia phỏng vấn để thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
* Cung cấp thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn.
*
3.1.6. Lời Chào Tạm Biệt và Chữ Ký:
* “Trân trọng,”
* “Kính thư,”
* “Xin chân thành cảm ơn,”
* [Họ tên của bạn]
*
3.2. Nội Dung Thư Xin Việc: Viết Gì Để Nổi Bật?
*
3.2.1. Nhấn Mạnh Kỹ Năng và Kinh Nghiệm Liên Quan:
*
Đọc kỹ mô tả công việc:
Xác định những kỹ năng và kinh nghiệm nào được yêu cầu cao nhất.
*
Sử dụng từ khóa:
Sử dụng các từ khóa được sử dụng trong mô tả công việc để tăng khả năng thư của bạn được tìm thấy bởi hệ thống ATS (Applicant Tracking System).
*
Cung cấp ví dụ cụ thể:
Thay vì chỉ liệt kê kỹ năng, hãy cung cấp ví dụ về cách bạn đã sử dụng những kỹ năng đó để đạt được kết quả cụ thể trong quá khứ.
*
Định lượng thành tích:
Nếu có thể, hãy sử dụng số liệu để định lượng thành tích của bạn (ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng”).
*
3.2.2. Thể Hiện Hiểu Biết Về Công Ty:
*
Nghiên cứu về công ty:
Tìm hiểu về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa công ty, và tin tức gần đây của công ty.
*
Liên hệ với mục tiêu của công ty:
Giải thích tại sao bạn quan tâm đến công ty và bạn tin rằng mình có thể đóng góp vào thành công của công ty như thế nào.
*
Thể hiện sự phù hợp với văn hóa công ty:
Nếu bạn hiểu rõ về văn hóa công ty, hãy thể hiện rằng bạn là người phù hợp với môi trường làm việc đó.
*
3.2.3. Nêu Bật Thành Tích Cá Nhân:
*
Liệt kê những thành tích nổi bật:
Chọn ra những thành tích mà bạn tự hào nhất và liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ:
Sử dụng các động từ mạnh để mô tả thành tích của bạn (ví dụ: “Đạt được,” “Triển khai,” “Phát triển,” “Cải thiện,” “Giảm thiểu”).
*
Định lượng thành tích:
Nếu có thể, hãy sử dụng số liệu để định lượng thành tích của bạn (ví dụ: “Tiết kiệm 15% chi phí vận hành,” “Giảm 20% thời gian xử lý đơn hàng”).
*
3.2.4. Sử Dụng Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp và Tránh Lỗi Chính Tả:
*
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng:
Tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã, tiếng lóng, hoặc viết tắt.
*
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại thư của bạn để phát hiện lỗi.
*
Sử dụng giọng văn tích cực:
Thể hiện sự tự tin và nhiệt huyết trong thư của bạn.
*
3.3. Mẹo Viết Thư Xin Việc Hấp Dẫn:
*
3.3.1. Cá Nhân Hóa Thư Xin Việc Cho Từng Vị Trí:
*
Tránh sử dụng thư xin việc chung chung:
Điều chỉnh nội dung thư xin việc cho phù hợp với từng vị trí công việc và công ty khác nhau.
*
Nghiên cứu kỹ mô tả công việc:
Tìm hiểu những yêu cầu và kỹ năng nào được ưu tiên và nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất của bạn.
*
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và hiểu rõ về mục tiêu và giá trị của công ty.
*
3.3.2. Sử Dụng Các Động Từ Mạnh và Cụm Từ Khóa:
*
Sử dụng động từ mạnh:
Sử dụng các động từ mạnh để mô tả kinh nghiệm và thành tích của bạn (ví dụ: “Đạt được,” “Triển khai,” “Phát triển,” “Cải thiện,” “Giảm thiểu”).
*
Sử dụng cụm từ khóa:
Sử dụng các cụm từ khóa được sử dụng trong mô tả công việc để tăng khả năng thư của bạn được tìm thấy bởi hệ thống ATS.
*
3.3.3. Giữ Cho Thư Ngắn Gọn và Súc Tích:
*
Giới hạn độ dài:
Thư xin việc nên dài không quá một trang.
*
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất:
Chỉ đề cập đến những kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Sử dụng gạch đầu dòng:
Sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn một cách rõ ràng và dễ đọc.
*
3.3.4. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi:
*
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại thư của bạn để phát hiện lỗi.
*
Kiểm tra thông tin liên hệ:
Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email) là chính xác và dễ liên lạc.
*
Đọc lại thư từ góc độ của nhà tuyển dụng:
Hãy tự hỏi bản thân xem thư của bạn có đủ sức thuyết phục để nhà tuyển dụng muốn mời bạn tham gia phỏng vấn hay không.
4. THIẾT KẾ SƠ YẾU LÝ LỊCH (CV/RESUME)
CV là bản tóm tắt đầy đủ về kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng và thành tích của bạn. Một CV được thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được mời tham gia phỏng vấn.
*
4.1. Lựa Chọn Định Dạng CV Phù Hợp:
*
4.1.1. CV Theo Trình Tự Thời Gian (Chronological):
*
Ưu điểm:
Phù hợp với những người có kinh nghiệm làm việc liên tục và muốn nhấn mạnh sự phát triển trong sự nghiệp.
*
Cấu trúc:
Liệt kê kinh nghiệm làm việc theo thứ tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất.
*
Phù hợp với:
Ứng viên có kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí ứng tuyển và muốn thể hiện sự ổn định trong sự nghiệp.
*
4.1.2. CV Chú Trọng Kỹ Năng (Functional):
*
Ưu điểm:
Phù hợp với những người mới tốt nghiệp, chuyển đổi nghề nghiệp, hoặc có khoảng trống trong kinh nghiệm làm việc.
*
Cấu trúc:
Tập trung vào kỹ năng và thành tích của bạn, ít chú trọng đến kinh nghiệm làm việc theo thời gian.
*
Phù hợp với:
Ứng viên có ít kinh nghiệm làm việc hoặc muốn chuyển đổi sang một lĩnh vực mới.
*
4.1.3. CV Kết Hợp (Combination):
*
Ưu điểm:
Kết hợp cả hai định dạng trên, vừa nhấn mạnh kỹ năng vừa thể hiện kinh nghiệm làm việc.
*
Cấu trúc:
Bắt đầu bằng phần tóm tắt kỹ năng và thành tích, sau đó liệt kê kinh nghiệm làm việc theo thứ tự thời gian.
*
Phù hợp với:
Ứng viên có kinh nghiệm làm việc đa dạng và muốn thể hiện cả kỹ năng và kinh nghiệm của mình.
*
4.2. Các Phần Quan Trọng Của CV:
*
4.2.1. Thông Tin Cá Nhân (Personal Information):
*
Họ tên:
Viết đầy đủ họ và tên.
*
Địa chỉ:
Địa chỉ hiện tại của bạn.
*
Số điện thoại:
Số điện thoại di động để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc.
*
Email:
Địa chỉ email chuyên nghiệp (tránh sử dụng email có tên không phù hợp).
*
Liên kết LinkedIn (nếu có):
Nếu bạn có hồ sơ LinkedIn chuyên nghiệp, hãy thêm liên kết vào CV của bạn.
*
4.2.2. Tóm Tắt Nghề Nghiệp (Summary/Objective):
*
Tóm tắt (Summary):
Tóm tắt kinh nghiệm làm việc và kỹ năng quan trọng nhất của bạn (phù hợp với người có kinh nghiệm).
*
Mục tiêu (Objective):
Nêu rõ mục tiêu nghề nghiệp của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển (phù hợp với người mới tốt nghiệp).
*
4.2.3. Kinh Nghiệm Làm Việc (Work Experience):
*
Liệt kê theo thứ tự thời gian:
Liệt kê kinh nghiệm làm việc từ gần nhất đến xa nhất.
*
Thông tin chi tiết:
Đối với mỗi vị trí, cung cấp thông tin về:
* Tên công ty
* Vị trí công việc
* Thời gian làm việc
* Mô tả công việc (sử dụng gạch đầu dòng)
* Thành tích đạt được (sử dụng số liệu nếu có thể)
*
4.2.4. Học Vấn (Education):
*
Liệt kê theo thứ tự thời gian:
Liệt kê thông tin về học vấn từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất.
*
Thông tin chi tiết:
Đối với mỗi trường, cung cấp thông tin về:
* Tên trường
* Chuyên ngành
* Thời gian học
* Bằng cấp/Chứng chỉ
* Điểm trung bình (GPA) (nếu cao)
*
4.2.5. Kỹ Năng (Skills):
*
Liệt kê các kỹ năng liên quan:
Liệt kê các kỹ năng mềm (ví dụ: giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề) và kỹ năng cứng (ví dụ: sử dụng phần mềm, ngoại ngữ) liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Phân loại kỹ năng:
Phân loại kỹ năng theo nhóm (ví dụ: Kỹ năng tin học văn phòng, Kỹ năng ngoại ngữ, Kỹ năng chuyên môn).
*
Đánh giá mức độ thành thạo:
Đánh giá mức độ thành thạo của bạn đối với từng kỹ năng (ví dụ: Thành thạo, Khá, Trung bình).
*
4.2.6. Chứng Chỉ và Giải Thưởng (Certifications & Awards):
*
Liệt kê các chứng chỉ và giải thưởng liên quan:
Liệt kê các chứng chỉ và giải thưởng mà bạn đã đạt được và liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Thông tin chi tiết:
Đối với mỗi chứng chỉ/giải thưởng, cung cấp thông tin về:
* Tên chứng chỉ/giải thưởng
* Tổ chức cấp
* Thời gian cấp
*
4.2.7. Hoạt Động Ngoại Khóa (Extracurricular Activities):
*
Liệt kê các hoạt động ngoại khóa liên quan:
Liệt kê các hoạt động ngoại khóa mà bạn đã tham gia (ví dụ: câu lạc bộ, tổ chức tình nguyện) và thể hiện kỹ năng mềm của bạn.
*
Thông tin chi tiết:
Đối với mỗi hoạt động, cung cấp thông tin về:
* Tên hoạt động
* Vị trí/Vai trò
* Thời gian tham gia
* Mô tả hoạt động và thành tích đạt được
*
4.2.8. Sở Thích (Interests):
*
Liệt kê các sở thích liên quan:
Liệt kê các sở thích của bạn (ví dụ: đọc sách, du lịch, thể thao) và thể hiện sự năng động và tích cực của bạn.
*
Tránh liệt kê những sở thích quá chung chung:
Hãy liệt kê những sở thích cụ thể và thể hiện sự đam mê của bạn.
*
4.3. Mẹo Thiết Kế CV Chuyên Nghiệp:
*
4.3.1. Sử Dụng Bố Cục Rõ Ràng và Dễ Đọc:
*
Sử dụng khoảng trắng hợp lý:
Tạo khoảng trắng giữa các phần để CV của bạn dễ đọc hơn.
*
Sử dụng gạch đầu dòng:
Sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn một cách rõ ràng.
*
Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ:
Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ để phân chia các phần của CV.
*
4.3.2. Chọn Font Chữ Thích Hợp:
*
Chọn font chữ dễ đọc:
Sử dụng các font chữ phổ biến và dễ đọc như Arial, Times New Roman, Calibri.
*
Sử dụng kích thước chữ phù hợp:
Sử dụng kích thước chữ từ 10-12pt cho nội dung và 14-16pt cho tiêu đề.
*
Sử dụng in đậm và in nghiêng:
Sử dụng in đậm và in nghiêng để nhấn mạnh những thông tin quan trọng.
*
4.3.3. Sử Dụng Gạch Đầu Dòng (Bullet Points):
*
Liệt kê thông tin ngắn gọn:
Sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn một cách ngắn gọn và dễ đọc.
*
Sử dụng động từ mạnh:
Bắt đầu mỗi gạch đầu dòng bằng một động từ mạnh để mô tả hành động của bạn.
*
Tập trung vào kết quả:
Nêu bật kết quả mà bạn đã đạt được trong công việc.
*
4.3.4. Định Dạng Nhất Quán:
*
Sử dụng định dạng nhất quán cho toàn bộ CV:
Sử dụng cùng một font chữ, kích thước chữ, và kiểu chữ (in đậm, in nghiêng) cho toàn bộ CV.
*
Sử dụng canh lề đều:
Canh lề đều cho toàn bộ CV để tạo sự chuyên nghiệp.
*
4.3.5. Tối Ưu Hóa CV Cho Hệ Thống ATS:
*
Sử dụng từ khóa:
Sử dụng các từ khóa được sử dụng trong mô tả công việc để tăng khả năng CV của bạn được tìm thấy bởi hệ thống ATS.
*
Sử dụng định dạng đơn giản:
Tránh sử dụng các định dạng phức tạp như bảng biểu, hình ảnh, hoặc biểu đồ.
*
Lưu CV dưới dạng file Word hoặc PDF:
Hệ thống ATS thường có thể đọc được file Word hoặc PDF dễ dàng hơn các định dạng khác.
5. CHUẨN BỊ CÁC TÀI LIỆU KHÁC (NẾU CẦN)
Ngoài thư xin việc và CV, bạn có thể cần chuẩn bị thêm một số tài liệu khác để bổ sung cho hồ sơ xin việc của mình.
*
5.1. Portfolio (Đối Với Các Ngành Nghề Sáng Tạo):
*
Tập hợp các dự án, sản phẩm hoặc công trình mà bạn đã thực hiện:
Portfolio là một bộ sưu tập các dự án, sản phẩm hoặc công trình mà bạn đã thực hiện để chứng minh kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.
*
Chọn lọc những dự án tốt nhất:
Chỉ chọn những dự án mà bạn tự hào nhất và liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Cung cấp thông tin chi tiết:
Đối với mỗi dự án, cung cấp thông tin về:
* Tên dự án
* Mô tả dự án
* Vai trò của bạn trong dự án
* Kết quả đạt được
*
5.2. Thư Giới Thiệu (Letter of Recommendation):
*
Xin thư giới thiệu từ người quản lý cũ hoặc giáo viên:
Thư giới thiệu từ người quản lý cũ hoặc giáo viên sẽ tăng thêm uy tín cho hồ sơ của bạn.
*
Chọn người viết thư giới thiệu phù hợp:
Chọn người hiểu rõ về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn và có thể viết thư giới thiệu tích cực.
*
Cung cấp thông tin cho người viết thư giới thiệu:
Cung cấp cho người viết thư giới thiệu thông tin về vị trí bạn đang ứng tuyển và những kỹ năng và kinh nghiệm nào bạn muốn họ nhấn mạnh.
*
5.3. Bảng Điểm/Bằng Cấp (Transcripts/Degrees):
*
Cung cấp bản sao bảng điểm và bằng cấp:
Cung cấp bản sao bảng điểm và bằng cấp để chứng minh trình độ học vấn của bạn.
*
Chuẩn bị bản sao công chứng (nếu cần):
Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn cung cấp bản sao công chứng của bảng điểm và bằng cấp.
6. SOẠN THẢO EMAIL XIN VIỆC
Email xin việc là ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn cần soạn thảo một email chuyên nghiệp, ngắn gọn và thu hút.
*
6.1. Tiêu Đề Email (Subject Line):
*
Nêu rõ vị trí ứng tuyển:
Tiêu đề email nên nêu rõ vị trí bạn đang ứng tuyển.
*
Thêm thông tin về họ tên:
Bạn có thể thêm thông tin về họ tên của bạn vào tiêu đề email để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện.
*
Ví dụ:
* Ứng tuyển vị trí Marketing Executive – Nguyễn Văn A
* Application for Sales Manager Position – Trần Thị B
*
6.2. Nội Dung Email Ngắn Gọn và Chuyên Nghiệp:
*
Lời chào:
Bắt đầu email bằng một lời chào trang trọng (ví dụ: “Kính gửi [Tên người nhận],” hoặc “Kính gửi Phòng Nhân sự,”).
*
Giới thiệu bản thân:
Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và vị trí bạn đang ứng tuyển.
*
Nêu lý do ứng tuyển:
Nêu lý do bạn quan tâm đến công việc và công ty.
*
Tóm tắt kỹ năng và kinh nghiệm:
Tóm tắt những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất của bạn liên quan đến yêu cầu của công việc.
*
Đề cập đến các tài liệu đính kèm:
Nêu rõ các tài liệu bạn đã đính kèm trong email (ví dụ: CV, thư xin việc, portfolio).
*
Lời cảm ơn và mong muốn:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và bày tỏ mong muốn được tham gia phỏng vấn.
*
Lời chào tạm biệt và chữ ký:
Kết thúc email bằng một lời chào tạm biệt trang trọng (ví dụ: “Trân trọng,” hoặc “Kính thư,”) và chữ ký (họ tên của bạn).
*
6.3. Đính Kèm Các Tài Liệu Cần Thiết:
*
Đính kèm CV và thư xin việc:
Đính kèm CV và thư xin việc vào email của bạn.
*
Đính kèm các tài liệu khác (nếu cần):
Đính kèm portfolio, thư giới thiệu, bảng điểm/bằng cấp (nếu được yêu cầu hoặc nếu bạn muốn bổ sung thêm thông tin).
*
6.4. Kiểm Tra Lại Email Trước Khi Gửi:
*
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
*
Kiểm tra thông tin liên hệ:
Đảm bảo rằng thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email) là chính xác và dễ liên lạc.
*
Kiểm tra file đính kèm:
Đảm bảo rằng bạn đã đính kèm đầy đủ các file cần thiết và các file này không bị lỗi.
*
Gửi email thử:
Gửi email thử cho bản thân hoặc bạn bè để kiểm tra lại trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
7. ĐỊNH DẠNG VÀ LƯU TÊN FILE
Việc định dạng và lưu tên file đúng cách sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xem và quản lý hồ sơ của bạn.
*
7.1. Chọn Định Dạng File Phù Hợp (PDF):
*
Sử dụng định dạng PDF:
Lưu CV, thư xin việc và các tài liệu khác dưới dạng file PDF để đảm bảo định dạng được giữ nguyên khi mở trên các thiết bị khác nhau.
*
Tránh sử dụng định dạng Word (DOC/DOCX):
Định dạng Word có thể bị thay đổi khi mở trên các phiên bản Word khác nhau.
*
7.2. Đặt Tên File Rõ Ràng và Chuyên Nghiệp:
*
Sử dụng tên file dễ nhận biết:
Đặt tên file theo cấu trúc: [Loại tài liệu]_[Họ tên] (ví dụ: CV_NguyenVanA.pdf, CoverLetter_TranThiB.pdf).
*
Tránh sử dụng tên file chung chung:
Tránh sử dụng tên file như “CV,” “Thư xin việc,” hoặc “Hồ sơ.”
8. GỬI EMAIL VÀ THEO DÕI
Sau khi đã hoàn thành việc soạn thảo email và chuẩn bị các tài liệu cần thiết, bạn cần gửi email và theo dõi để tăng cơ hội được mời tham gia phỏng vấn.
*
8.1. Thời Điểm Gửi Email Thích Hợp:
*
Gửi email vào giờ hành chính:
Gửi email vào giờ hành chính (ví dụ: từ 9h sáng đến 5h chiều) để đảm bảo nhà tuyển dụng nhận được email của bạn trong thời gian làm việc.
*
Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngày lễ:
Nhà tuyển dụng có thể không kiểm tra email vào cuối tuần hoặc ngày lễ, và email của bạn có thể bị bỏ qua.
*
8.2. Theo Dõi Sau Khi Gửi (Follow-up):
*
Chờ khoảng 1-2 tuần:
Sau khi gửi email, hãy chờ khoảng 1-2 tuần để nhà tuyển dụng có thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
*
Gửi email theo dõi:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau 1-2 tuần, hãy gửi email theo dõi để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công việc.
*
Nội dung email theo dõi:
* Nhắc lại vị trí bạn đã ứng tuyển và thời điểm bạn gửi hồ sơ.
* Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đối với công việc.
* Hỏi xem nhà tuyển dụng có cần thêm thông tin gì từ bạn hay không.
* Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
9. NHỮNG LỖI CẦN TRÁNH KHI NỘP HỒ SƠ XIN VIỆC QUA EMAIL
*
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Đây là lỗi phổ biến nhất và gây ấn tượng xấu cho nhà tuyển dụng.
*
Sử dụng email không chuyên nghiệp:
Sử dụng email có tên không phù hợp hoặc thiếu chuyên nghiệp (ví dụ: “gaixinh9x@gmail.com”).
*
Không đính kèm CV và thư xin việc:
Đây là lỗi nghiêm