Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện một cuộc phỏng vấn xin việc qua điện thoại thành công, bao gồm chuẩn bị trước, trong và sau cuộc gọi, cùng các mẹo và ví dụ cụ thể:
Hướng Dẫn Chi Tiết: Cách Gọi Điện Thoại Phỏng Vấn Xin Việc Thành Công
Phỏng vấn qua điện thoại là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Nó thường là vòng đầu tiên để nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên, đánh giá sơ bộ về kinh nghiệm, kỹ năng, và sự phù hợp với vị trí. Một cuộc phỏng vấn điện thoại thành công có thể mở ra cơ hội tiến vào các vòng phỏng vấn trực tiếp.
I. Chuẩn Bị Trước Cuộc Gọi Phỏng Vấn
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt để tự tin và gây ấn tượng tốt trong cuộc phỏng vấn.
1. Tìm Hiểu Về Công Ty và Vị Trí Ứng Tuyển:
*
Nghiên cứu công ty:
*
Lịch sử và tầm nhìn:
Tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty. Thông tin này thường có trên trang “About Us” hoặc “Về Chúng Tôi” trên website công ty.
*
Sản phẩm/dịch vụ:
Hiểu rõ các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, đối tượng khách hàng mục tiêu, và lợi thế cạnh tranh của họ trên thị trường.
*
Văn hóa công ty:
Tìm hiểu về văn hóa làm việc, môi trường làm việc, các hoạt động nội bộ, và cách công ty tương tác với nhân viên và cộng đồng.
*
Tin tức gần đây:
Theo dõi các tin tức, bài viết, thông cáo báo chí liên quan đến công ty để nắm bắt các sự kiện, thành tựu, thách thức, và chiến lược phát triển mới nhất.
*
Phân tích mô tả công việc:
*
Nhiệm vụ và trách nhiệm:
Đọc kỹ mô tả công việc để hiểu rõ các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí ứng tuyển. Gạch chân những yêu cầu quan trọng nhất.
*
Kỹ năng và kinh nghiệm:
Xác định các kỹ năng (kỹ năng cứng và kỹ năng mềm) và kinh nghiệm mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.
*
Yêu cầu về trình độ:
Lưu ý các yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ, hoặc kinh nghiệm chuyên môn cụ thể.
*
Kết nối với nhân viên công ty:
*
LinkedIn:
Tìm kiếm nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên của công ty trên LinkedIn. Xem hồ sơ của họ để hiểu rõ hơn về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, và môi trường làm việc tại công ty.
*
Đặt câu hỏi (nếu có cơ hội):
Nếu có cơ hội, hãy kết nối và đặt câu hỏi cho nhân viên công ty về văn hóa làm việc, cơ hội phát triển, hoặc những điều cần lưu ý khi làm việc tại công ty.
2. Chuẩn Bị Câu Trả Lời Cho Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Thường Gặp:
*
Giới thiệu bản thân:
*
Tập trung vào sự liên quan:
Giới thiệu ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng, và thành tích nổi bật liên quan đến vị trí ứng tuyển.
*
Ví dụ:
“Chào [tên nhà tuyển dụng], cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn. Tôi là [tên của bạn], với [số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [lĩnh vực chuyên môn]. Trong quá trình làm việc tại [công ty trước], tôi đã có cơ hội [mô tả ngắn gọn về thành tích hoặc dự án nổi bật]. Tôi rất hứng thú với vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] vì [nêu lý do phù hợp].”
*
Điểm mạnh và điểm yếu:
*
Điểm mạnh:
Chọn 3-4 điểm mạnh phù hợp với yêu cầu của công việc và đưa ra ví dụ cụ thể để chứng minh.
*
Ví dụ:
“Một trong những điểm mạnh của tôi là khả năng giải quyết vấn đề. Tại [công ty trước], tôi đã [mô tả tình huống, hành động, kết quả cụ thể].”
*
Điểm yếu:
Chọn một điểm yếu không quá quan trọng đối với công việc và thể hiện sự nhận thức và nỗ lực cải thiện.
*
Ví dụ:
“Trước đây, tôi có xu hướng ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Tuy nhiên, tôi đã học cách ưu tiên công việc, phân công nhiệm vụ, và sử dụng các công cụ quản lý thời gian để cải thiện hiệu quả làm việc.”
*
Kinh nghiệm làm việc:
*
STAR method:
Sử dụng phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result) để mô tả kinh nghiệm làm việc một cách chi tiết và có cấu trúc.
*
Situation:
Mô tả bối cảnh hoặc tình huống cụ thể.
*
Task:
Xác định nhiệm vụ hoặc mục tiêu cần đạt được.
*
Action:
Mô tả các hành động bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu.
*
Result:
Nêu kết quả đạt được và bài học rút ra.
*
Lý do ứng tuyển:
*
Sự phù hợp:
Giải thích lý do bạn quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển, nhấn mạnh sự phù hợp giữa kỹ năng, kinh nghiệm của bạn với yêu cầu công việc và giá trị của công ty.
*
Ví dụ:
“Tôi rất ấn tượng với [tên công ty] vì [nêu lý do cụ thể, ví dụ: văn hóa đổi mới, sản phẩm đột phá, tầm nhìn phát triển]. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi trong [lĩnh vực chuyên môn] và kỹ năng [kỹ năng cụ thể] sẽ giúp tôi đóng góp vào sự thành công của công ty.”
*
Mức lương mong muốn:
*
Nghiên cứu thị trường:
Tìm hiểu mức lương trung bình cho vị trí tương đương với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn trong khu vực địa lý tương ứng.
*
Đưa ra khoảng lương:
Nêu một khoảng lương mong muốn thay vì một con số cụ thể, thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng thương lượng.
*
Ví dụ:
“Dựa trên nghiên cứu của tôi về thị trường lao động, tôi nghĩ rằng mức lương phù hợp cho vị trí này với kinh nghiệm của tôi là khoảng [mức lương thấp] đến [mức lương cao].”
*
Câu hỏi cho nhà tuyển dụng:
*
Chuẩn bị trước:
Chuẩn bị 3-5 câu hỏi thông minh và thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và vị trí ứng tuyển.
*
Ví dụ:
* “Đâu là những ưu tiên hàng đầu của công ty trong [quý/năm] tới?”
* “Anh/chị có thể chia sẻ thêm về cơ hội phát triển nghề nghiệp tại công ty không?”
* “Văn hóa làm việc tại công ty được thể hiện như thế nào trong các hoạt động hàng ngày?”
3. Chuẩn Bị Về Kỹ Thuật và Môi Trường:
*
Kiểm tra thiết bị:
*
Điện thoại:
Đảm bảo điện thoại hoạt động tốt, pin đầy đủ, và sóng ổn định.
*
Tai nghe (nếu cần):
Sử dụng tai nghe có micro để đảm bảo âm thanh rõ ràng và giảm tiếng ồn xung quanh.
*
Chọn địa điểm yên tĩnh:
*
Tránh tiếng ồn:
Chọn một địa điểm yên tĩnh, không có tiếng ồn từ bên ngoài (ví dụ: giao thông, xây dựng) hoặc từ bên trong (ví dụ: TV, radio, người thân).
*
Đảm bảo không gian riêng tư:
Chọn một địa điểm riêng tư, nơi bạn có thể thoải mái trò chuyện mà không bị làm phiền hoặc nghe lén.
*
Thông báo cho người thân:
*
Tránh làm phiền:
Thông báo cho người thân hoặc bạn cùng phòng về lịch phỏng vấn để họ không làm phiền bạn trong quá trình phỏng vấn.
*
Chuẩn bị tài liệu:
*
Sơ yếu lý lịch (CV):
In hoặc mở sẵn bản sơ yếu lý lịch của bạn trên máy tính để tham khảo khi cần thiết.
*
Bản mô tả công việc:
In hoặc mở sẵn bản mô tả công việc để đối chiếu và trả lời câu hỏi một cách chính xác.
*
Ghi chú:
Chuẩn bị một tờ giấy và bút để ghi chú các thông tin quan trọng trong quá trình phỏng vấn.
4. Luyện Tập:
*
Tập trả lời câu hỏi:
Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn thường gặp một mình hoặc với bạn bè, người thân.
*
Ghi âm hoặc quay video:
Ghi âm hoặc quay video lại quá trình luyện tập để tự đánh giá và cải thiện cách diễn đạt, giọng nói, và ngôn ngữ cơ thể (dù là phỏng vấn qua điện thoại, giọng nói vẫn rất quan trọng).
*
Tập điều chỉnh giọng nói:
Luyện tập điều chỉnh giọng nói sao cho rõ ràng, tự tin, và truyền cảm.
II. Trong Cuộc Gọi Phỏng Vấn
1. Bắt Đầu Cuộc Gọi:
*
Trả lời điện thoại chuyên nghiệp:
*
Xưng tên:
Trả lời điện thoại bằng cách xưng tên một cách rõ ràng và lịch sự.
*
Ví dụ:
“Chào buổi sáng, [tên của bạn] xin nghe.”
*
Giọng điệu tích cực:
Sử dụng giọng điệu vui vẻ, thân thiện, và nhiệt tình.
*
Xác nhận bạn đang ở vị trí phù hợp:
*
Kiểm tra lại thông tin:
Xác nhận với nhà tuyển dụng rằng bạn đang ở một địa điểm yên tĩnh và sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn.
*
Ví dụ:
“Vâng, tôi đã sẵn sàng. Tôi đang ở một nơi yên tĩnh và có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện này.”
2. Trong Quá Trình Phỏng Vấn:
*
Lắng nghe cẩn thận:
*
Tập trung:
Tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện và lắng nghe cẩn thận từng câu hỏi của nhà tuyển dụng.
*
Ghi chú:
Ghi chú lại các thông tin quan trọng, các câu hỏi cần làm rõ, hoặc các điểm cần nhấn mạnh trong câu trả lời của bạn.
*
Trả lời câu hỏi rõ ràng và ngắn gọn:
*
Đi thẳng vào vấn đề:
Tránh lan man, đi lạc đề, hoặc kể chuyện không liên quan.
*
Sử dụng ngôn ngữ tích cực:
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, lạc quan, và chuyên nghiệp.
*
Đưa ra ví dụ cụ thể:
Sử dụng phương pháp STAR để mô tả kinh nghiệm và thành tích của bạn một cách chi tiết và có bằng chứng.
*
Thể hiện sự nhiệt tình và đam mê:
*
Giọng nói:
Sử dụng giọng nói truyền cảm, thể hiện sự nhiệt tình và đam mê với công việc và công ty.
*
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, thể hiện sự quan tâm và hứng thú với các thông tin được chia sẻ.
*
Đặt câu hỏi thông minh:
*
Thời điểm phù hợp:
Đặt câu hỏi vào cuối cuộc phỏng vấn hoặc khi nhà tuyển dụng cho phép.
*
Câu hỏi có giá trị:
Đặt câu hỏi thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty và vị trí ứng tuyển, đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về cơ hội nghề nghiệp.
*
Quản lý thời gian:
*
Trả lời ngắn gọn:
Tránh trả lời quá dài dòng, chiếm dụng thời gian của nhà tuyển dụng.
*
Theo dõi thời gian:
Nếu có thể, hãy để ý thời gian để đảm bảo bạn trả lời đầy đủ các câu hỏi và đặt câu hỏi của mình trong khoảng thời gian quy định.
*
Giữ thái độ tích cực:
*
Luôn mỉm cười (dù không ai thấy):
Mỉm cười giúp bạn cảm thấy tự tin hơn và truyền tải sự tích cực qua giọng nói.
*
Tránh ngắt lời:
Tránh ngắt lời nhà tuyển dụng hoặc tỏ ra thiếu kiên nhẫn.
*
Thể hiện sự tôn trọng:
Luôn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với nhà tuyển dụng.
3. Kết Thúc Cuộc Gọi:
*
Cảm ơn nhà tuyển dụng:
*
Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn bạn.
*
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi. Tôi rất vui vì đã có cơ hội được trò chuyện và tìm hiểu thêm về vị trí này.”
*
Hỏi về các bước tiếp theo:
*
Tìm hiểu quy trình:
Hỏi về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng và thời gian dự kiến sẽ nhận được phản hồi.
*
Ví dụ:
“Tôi muốn hỏi thêm về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng. Khi nào tôi có thể nhận được phản hồi từ quý công ty?”
*
Tái khẳng định sự quan tâm:
*
Nhấn mạnh sự phù hợp:
Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đến vị trí và nhấn mạnh sự phù hợp của bạn với yêu cầu công việc.
*
Ví dụ:
“Tôi rất hứng thú với vị trí [tên vị trí] và tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ đóng góp vào sự thành công của công ty. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.”
*
Kết thúc cuộc gọi một cách chuyên nghiệp:
*
Chào tạm biệt:
Chào tạm biệt nhà tuyển dụng một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
*
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị một lần nữa. Chúc anh/chị một ngày làm việc tốt lành. Tạm biệt!”
III. Sau Cuộc Gọi Phỏng Vấn
1. Gửi Email Cảm Ơn:
*
Thời gian:
Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ sau cuộc phỏng vấn.
*
Nội dung:
*
Cảm ơn:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn bạn.
*
Nhắc lại vị trí:
Nhắc lại vị trí ứng tuyển và ngày phỏng vấn.
*
Tái khẳng định sự quan tâm:
Tái khẳng định sự quan tâm của bạn đến vị trí và nhấn mạnh sự phù hợp của bạn với yêu cầu công việc.
*
Nhấn mạnh điểm nổi bật:
Nhấn mạnh một hoặc hai điểm nổi bật trong cuộc trò chuyện hoặc kỹ năng, kinh nghiệm của bạn phù hợp với công việc.
*
Thông tin liên hệ:
Cung cấp thông tin liên hệ của bạn (email và số điện thoại).
*
Lời chào kết thúc:
Kết thúc email một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
*
Ví dụ:
“`
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi viết email này để cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày phỏng vấn]. Tôi rất vui vì đã có cơ hội được trò chuyện và tìm hiểu thêm về vị trí này cũng như về [Tên công ty].
Cuộc trò chuyện của chúng ta đã giúp tôi hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội mà vị trí này mang lại. Tôi đặc biệt ấn tượng với [Điểm nổi bật trong cuộc trò chuyện, ví dụ: văn hóa đổi mới của công ty, dự án thú vị mà công ty đang triển khai].
Tôi tin rằng kinh nghiệm [Số năm] trong lĩnh vực [Lĩnh vực chuyên môn] và kỹ năng [Kỹ năng cụ thể] của tôi sẽ giúp tôi đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty]. Tôi rất mong có cơ hội được làm việc cùng đội ngũ của anh/chị.
Nếu anh/chị cần thêm bất kỳ thông tin nào, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].
Xin cảm ơn anh/chị một lần nữa. Chúc anh/chị một ngày làm việc tốt lành.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
2. Tự Đánh Giá:
*
Nhớ lại cuộc phỏng vấn:
*
Câu hỏi và câu trả lời:
Nhớ lại các câu hỏi đã được hỏi và câu trả lời bạn đã đưa ra.
*
Điểm mạnh và điểm yếu:
Xác định những gì bạn đã làm tốt và những gì bạn có thể cải thiện trong lần phỏng vấn tiếp theo.
*
Rút kinh nghiệm:
*
Ghi chú:
Ghi chú lại những bài học kinh nghiệm để chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc phỏng vấn trong tương lai.
*
Tìm kiếm phản hồi:
Nếu có thể, hãy xin phản hồi từ bạn bè, người thân, hoặc người hướng dẫn nghề nghiệp để có cái nhìn khách quan hơn về hiệu quả phỏng vấn của bạn.
IV. Mẹo Bổ Sung:
*
Nghiên cứu kỹ về nhà tuyển dụng:
Tìm hiểu về nhà tuyển dụng sẽ phỏng vấn bạn (ví dụ: chức danh, kinh nghiệm làm việc, thông tin liên hệ trên LinkedIn).
*
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp (dù là phỏng vấn qua điện thoại):
*
Ngồi thẳng lưng:
Ngồi thẳng lưng giúp bạn cảm thấy tự tin hơn và truyền tải sự tự tin qua giọng nói.
*
Mỉm cười:
Mỉm cười giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn và truyền tải sự thân thiện qua giọng nói.
*
Sử dụng tay (nếu cần):
Sử dụng tay để diễn tả ý tưởng (dù nhà tuyển dụng không nhìn thấy) có thể giúp bạn diễn đạt rõ ràng và truyền cảm hơn.
*
Tránh các từ “ừm”, “à”, “ờ”:
Luyện tập để tránh sử dụng các từ đệm không cần thiết, giúp bạn nói chuyện trôi chảy và chuyên nghiệp hơn.
*
Giữ bình tĩnh:
Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu và cố gắng thư giãn.
*
Chuẩn bị sẵn nước uống:
Để tránh bị khô cổ trong quá trình phỏng vấn.
Kết Luận
Phỏng vấn qua điện thoại là một cơ hội tuyệt vời để thể hiện bản thân và tiến gần hơn đến công việc mơ ước. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, tự tin trả lời câu hỏi, và thể hiện sự nhiệt tình, bạn có thể gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công. Chúc bạn may mắn!