Hướng dẫn chi tiết về cách gọi điện phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH GỌI ĐIỆN PHỎNG VẤN XIN VIỆC Ở NHẬT BẢN
Mục lục
1.
Tại sao gọi điện thoại lại quan trọng?
2.
Chuẩn bị trước khi gọi
* 2.1 Nghiên cứu về công ty
* 2.2 Chuẩn bị thông tin cá nhân
* 2.3 Chuẩn bị câu hỏi
* 2.4 Luyện tập trước
* 2.5 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ
3.
Thời điểm gọi điện
* 3.1 Chọn thời điểm thích hợp
* 3.2 Tránh các khung giờ bận rộn
4.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
* 4.1 Giọng nói rõ ràng và tự tin
* 4.2 Tốc độ nói vừa phải
* 4.3 Sử dụng kính ngữ phù hợp
* 4.4 Lắng nghe chủ động
* 4.5 Ghi chú thông tin
5.
Cấu trúc cuộc gọi điện thoại phỏng vấn
* 5.1 Lời chào hỏi ban đầu
* 5.2 Giới thiệu bản thân ngắn gọn
* 5.3 Xác nhận thông tin về buổi phỏng vấn
* 5.4 Đặt câu hỏi (nếu có)
* 5.5 Lời cảm ơn và kết thúc cuộc gọi
6.
Ví dụ cụ thể về các mẫu câu thường dùng
* 6.1 Mẫu câu chào hỏi
* 6.2 Mẫu câu giới thiệu bản thân
* 6.3 Mẫu câu xác nhận thông tin
* 6.4 Mẫu câu đặt câu hỏi
* 6.5 Mẫu câu cảm ơn và kết thúc
7.
Những điều nên và không nên làm khi gọi điện
* 7.1 Nên làm
* 7.2 Không nên làm
8.
Xử lý các tình huống bất ngờ
* 8.1 Người nghe máy không phải là người phụ trách
* 8.2 Không nghe rõ thông tin
* 8.3 Mất kết nối
9.
Sau cuộc gọi
* 9.1 Gửi email cảm ơn
* 9.2 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn chính thức
10.
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
11.
Mẹo để tạo ấn tượng tốt
12.
Tổng kết
—
1. Tại sao gọi điện thoại lại quan trọng?
Trong quy trình xin việc ở Nhật Bản, gọi điện thoại để xác nhận thông tin phỏng vấn hoặc hỏi về kết quả ứng tuyển là một bước quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của ứng viên đối với nhà tuyển dụng. Nó không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cơ hội để:
*
Xác nhận thông tin:
Đảm bảo bạn đã hiểu rõ về thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và những yêu cầu khác.
*
Thể hiện sự quan tâm:
Cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển và công ty.
*
Tạo ấn tượng ban đầu:
Giọng nói, cách giao tiếp và thái độ của bạn qua điện thoại có thể tạo ấn tượng tốt (hoặc xấu) với nhà tuyển dụng.
*
Hỏi thêm thông tin:
Giải đáp những thắc mắc của bạn về công việc hoặc công ty.
*
Thể hiện sự chủ động:
Cho thấy bạn là người chủ động, có trách nhiệm và biết cách giao tiếp hiệu quả.
2. Chuẩn bị trước khi gọi
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt để có một cuộc gọi thành công. Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị:
*
2.1 Nghiên cứu về công ty:
*
Tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động:
Công ty hoạt động trong lĩnh vực nào? Sản phẩm/dịch vụ chính là gì?
*
Nghiên cứu về văn hóa công ty:
Tìm hiểu về giá trị cốt lõi, phong cách làm việc và môi trường làm việc của công ty.
*
Xem xét tin tuyển dụng:
Đọc kỹ mô tả công việc, yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm.
*
Truy cập trang web công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, thành tựu, đội ngũ nhân viên và tin tức mới nhất của công ty.
*
2.2 Chuẩn bị thông tin cá nhân:
*
Họ tên đầy đủ:
Chuẩn bị cách phát âm tên của bạn một cách rõ ràng và chính xác.
*
Số điện thoại:
Đảm bảo bạn có số điện thoại liên lạc của mình.
*
Email:
Chuẩn bị sẵn địa chỉ email của bạn.
*
Vị trí ứng tuyển:
Nhớ rõ vị trí mà bạn đã ứng tuyển.
*
Ngày giờ phỏng vấn (nếu có):
Ghi chú lại thông tin về buổi phỏng vấn (nếu đã được thông báo).
*
2.3 Chuẩn bị câu hỏi:
*
Liệt kê các câu hỏi:
Chuẩn bị sẵn một danh sách các câu hỏi liên quan đến công việc, công ty hoặc quy trình phỏng vấn.
*
Ưu tiên câu hỏi quan trọng:
Sắp xếp các câu hỏi theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo bạn hỏi được những câu quan trọng nhất.
*
Tránh câu hỏi nhạy cảm:
Hạn chế hỏi về lương, thưởng hoặc các vấn đề cá nhân trong cuộc gọi đầu tiên.
*
Ví dụ về câu hỏi:
* “Thời gian phỏng vấn dự kiến là bao lâu ạ?” (面接の時間はどのくらいを予定されていますか？ – Mensetsu no jikan wa dono kurai wo yotei sarete imasu ka?)
* “Tôi cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn ạ?” (面接に何か準備するものはありますか？ – Mensetsu ni nani ka junbi suru mono wa arimasu ka?)
* “Địa điểm phỏng vấn có dễ tìm không ạ?” (面接会場は分かりやすい場所にありますか？ – Mensetsu kaijo wa wakariyasui basho ni arimasu ka?)
*
2.4 Luyện tập trước:
*
Tập nói trước gương:
Luyện tập cách chào hỏi, giới thiệu bản thân và trả lời các câu hỏi thường gặp.
*
Ghi âm giọng nói:
Nghe lại giọng nói của bạn để điều chỉnh tốc độ, ngữ điệu và cách phát âm.
*
Thực hành với bạn bè:
Nhờ bạn bè đóng vai người phỏng vấn để thực hành cuộc gọi điện thoại.
*
2.5 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ:
*
Điện thoại:
Đảm bảo điện thoại của bạn hoạt động tốt, pin đầy và có sóng ổn định.
*
Giấy bút:
Chuẩn bị giấy bút để ghi chú thông tin quan trọng trong cuộc gọi.
*
CV và Cover Letter:
Để sẵn CV (履歴書 – rirekisho) và Cover Letter (職務経歴書 – shokumu keirekisho) để tham khảo khi cần.
*
Từ điển (nếu cần):
Chuẩn bị từ điển Nhật – Việt hoặc Nhật – Anh để tra cứu từ vựng khi cần thiết.
3. Thời điểm gọi điện
Chọn thời điểm thích hợp để gọi điện là một yếu tố quan trọng để đảm bảo bạn nhận được sự chú ý của nhà tuyển dụng.
*
3.1 Chọn thời điểm thích hợp:
*
Ngày làm việc:
Gọi điện trong các ngày làm việc (từ thứ Hai đến thứ Sáu).
*
Giờ hành chính:
Gọi điện trong giờ hành chính (thường là từ 9:00 đến 17:00 hoặc 18:00).
*
Tránh giờ nghỉ trưa:
Không nên gọi điện trong giờ nghỉ trưa (thường là từ 12:00 đến 13:00).
*
Tham khảo thông tin tuyển dụng:
Một số công ty có thể ghi rõ thời gian liên hệ trong tin tuyển dụng.
*
3.2 Tránh các khung giờ bận rộn:
*
Đầu giờ sáng:
Tránh gọi điện vào đầu giờ sáng (9:00 – 10:00) vì đây là thời điểm mọi người thường bắt đầu công việc.
*
Cuối giờ chiều:
Tránh gọi điện vào cuối giờ chiều (16:00 – 17:00) vì đây là thời điểm mọi người chuẩn bị kết thúc công việc.
*
Ngày lễ, Tết:
Không nên gọi điện vào các ngày lễ, Tết của Nhật Bản.
4. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi những kỹ năng đặc biệt để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
*
4.1 Giọng nói rõ ràng và tự tin:
*
Phát âm rõ ràng:
Đảm bảo bạn phát âm rõ ràng từng từ, đặc biệt là các từ tiếng Nhật.
*
Nói to vừa phải:
Không nói quá to hoặc quá nhỏ.
*
Giữ giọng điệu tự tin:
Thể hiện sự tự tin và nhiệt tình qua giọng nói.
*
4.2 Tốc độ nói vừa phải:
*
Không nói quá nhanh:
Nói quá nhanh có thể khiến người nghe không hiểu rõ thông tin.
*
Không nói quá chậm:
Nói quá chậm có thể gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
*
Điều chỉnh tốc độ:
Điều chỉnh tốc độ nói phù hợp với tốc độ nghe của người đối diện.
*
4.3 Sử dụng kính ngữ phù hợp:
*
Kính ngữ là gì:
Kính ngữ (敬語 – keigo) là hình thức ngôn ngữ thể hiện sự tôn trọng đối với người đối diện.
*
Các loại kính ngữ:
Có ba loại kính ngữ chính là tôn kính ngữ (尊敬語 – sonkeigo), khiêm nhường ngữ (謙譲語 – kenjougo) và lịch sự ngữ (丁寧語 – teineigo).
*
Sử dụng kính ngữ đúng cách:
Sử dụng kính ngữ phù hợp với vị trí và tuổi tác của người đối diện.
*
4.4 Lắng nghe chủ động:
*
Tập trung lắng nghe:
Dành sự tập trung cao độ để lắng nghe những gì người đối diện nói.
*
Gật đầu và ừm:
Thể hiện sự lắng nghe bằng cách gật đầu hoặc nói “vâng” (はい – hai) khi người đối diện nói.
*
Đặt câu hỏi làm rõ:
Đặt câu hỏi để làm rõ những thông tin bạn chưa hiểu.
*
4.5 Ghi chú thông tin:
*
Ghi lại thông tin quan trọng:
Ghi lại những thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, tên người liên hệ và các yêu cầu khác.
*
Kiểm tra lại thông tin:
Kiểm tra lại thông tin đã ghi chép để đảm bảo tính chính xác.
5. Cấu trúc cuộc gọi điện thoại phỏng vấn
Một cuộc gọi điện thoại phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản thường có cấu trúc như sau:
*
5.1 Lời chào hỏi ban đầu:
*
Xưng tên công ty:
“Xin chào, đây là [tên công ty].” (お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。 – O denwa arigatou gozaimasu. [Kaisha-mei] de gozaimasu.)
*
Chào hỏi:
“Xin chào.” (もしもし – Moshi moshi)
*
5.2 Giới thiệu bản thân ngắn gọn:
*
Xưng tên:
“Tôi là [tên của bạn].” ([Tên của bạn] と申します。- [Tên của bạn] to moshimasu.)
*
Nêu mục đích cuộc gọi:
“Tôi gọi điện để xác nhận về buổi phỏng vấn cho vị trí [vị trí ứng tuyển].” ([Vị trí ứng tuyển] の面接の件でご連絡いたしました。- [Vị trí ứng tuyển] no mensetsu no ken de go renraku itashimashita.)
*
5.3 Xác nhận thông tin về buổi phỏng vấn:
*
Hỏi về thời gian:
“Tôi muốn xác nhận lại thời gian phỏng vấn là [thời gian] có đúng không ạ?” (面接の時間は[Thời gian] でよろしいでしょうか。- Mensetsu no jikan wa [Thời gian] de yoroshii deshou ka?)
*
Hỏi về địa điểm:
“Địa điểm phỏng vấn là [địa điểm] có đúng không ạ?” (面接会場は[Địa điểm] でよろしいでしょうか。- Mensetsu kaijo wa [Địa điểm] de yoroshii deshou ka?)
*
Hỏi về người liên hệ:
“Tôi sẽ liên hệ với ai khi đến địa điểm phỏng vấn ạ?” (当日、どちら様にご連絡すればよろしいでしょうか。- Toujitsu, dochira-sama ni go renraku sureba yoroshii deshou ka?)
*
5.4 Đặt câu hỏi (nếu có):
*
Đặt câu hỏi đã chuẩn bị:
“Tôi có một vài câu hỏi về buổi phỏng vấn ạ.” (面接について、いくつか質問させていただきたいのですが。- Mensetsu ni tsuite, ikutsu ka shitsumon sasete itadakitai no desu ga.)
*
5.5 Lời cảm ơn và kết thúc cuộc gọi:
*
Cảm ơn:
“Cảm ơn bạn đã dành thời gian.” (お忙しいところ、ありがとうございました。- Oisogashii tokoro, arigatou gozaimashita.)
*
Chào tạm biệt:
“Xin chào tạm biệt.” (失礼いたします。- Shitsurei itashimasu.)
6. Ví dụ cụ thể về các mẫu câu thường dùng
*
6.1 Mẫu câu chào hỏi:
* “もしもし、[Tên công ty] でございますか？” (Moshi moshi, [Tên công ty] de gozaimasu ka?) – “Xin chào, đây có phải là [Tên công ty] không ạ?”
* “お忙しいところ、失礼いたします。” (Oisogashii tokoro, shitsurei itashimasu.) – “Xin lỗi vì đã làm phiền trong lúc bạn bận rộn.”
*
6.2 Mẫu câu giới thiệu bản thân:
* “[Tên của bạn] と申します。” ([Tên của bạn] to moshimasu.) – “Tôi là [Tên của bạn].”
* “先日、[Vị trí ứng tuyển] に応募しました、[Tên của bạn] と申します。” (Senjitsu, [Vị trí ứng tuyển] ni oubo shimashita, [Tên của bạn] to moshimasu.) – “Tôi là [Tên của bạn], người đã ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] hôm trước.”
*
6.3 Mẫu câu xác nhận thông tin:
* “面接の日時を確認させていただきたいのですが。” (Mensetsu no nichiji wo kakunin sasete itadakitai no desu ga.) – “Tôi muốn xác nhận lại ngày giờ phỏng vấn.”
* “面接の場所は[Địa điểm] でよろしいでしょうか？” (Mensetsu no basho wa [Địa điểm] de yoroshii deshou ka?) – “Địa điểm phỏng vấn là [Địa điểm] có đúng không ạ?”
*
6.4 Mẫu câu đặt câu hỏi:
* “面接に持参するものはありますか？” (Mensetsu ni jisansuru mono wa arimasu ka?) – “Tôi có cần mang theo gì cho buổi phỏng vấn không ạ?”
* “面接の担当者様のお名前を教えていただけますか？” (Mensetsu no tantousha-sama no onamae wo oshiete itadakemasu ka?) – “Bạn có thể cho tôi biết tên của người phụ trách phỏng vấn được không ạ?”
*
6.5 Mẫu câu cảm ơn và kết thúc:
* “お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。” (Oisogashii naka, go taiou itadaki arigatou gozaimashita.) – “Cảm ơn bạn đã dành thời gian trả lời.”
* “それでは、失礼いたします。” (Sore dewa, shitsurei itashimasu.) – “Vậy thì, xin phép.”
7. Những điều nên và không nên làm khi gọi điện
*
7.1 Nên làm:
*
Nói rõ ràng và chậm rãi:
Đảm bảo người nghe hiểu rõ những gì bạn nói.
*
Sử dụng kính ngữ phù hợp:
Thể hiện sự tôn trọng đối với người đối diện.
*
Ghi chú thông tin quan trọng:
Ghi lại những thông tin cần thiết để không quên.
*
Cảm ơn sau khi kết thúc cuộc gọi:
Thể hiện sự lịch sự và biết ơn.
*
Gọi lại nếu bị lỡ cuộc gọi:
Nếu bạn gọi điện mà không ai nghe máy, hãy gọi lại sau.
*
7.2 Không nên làm:
*
Gọi điện vào giờ không phù hợp:
Tránh gọi điện vào giờ nghỉ trưa hoặc ngoài giờ hành chính.
*
Nói quá nhanh hoặc quá nhỏ:
Điều này có thể khiến người nghe khó hiểu.
*
Sử dụng ngôn ngữ suồng sã:
Luôn sử dụng kính ngữ khi giao tiếp với nhà tuyển dụng.
*
Hỏi về lương hoặc các vấn đề cá nhân:
Tránh hỏi những câu hỏi nhạy cảm trong cuộc gọi đầu tiên.
*
Ngắt lời người khác:
Hãy lắng nghe người đối diện nói hết câu trước khi trả lời.
8. Xử lý các tình huống bất ngờ
Trong quá trình gọi điện, có thể xảy ra những tình huống bất ngờ mà bạn cần phải xử lý một cách khéo léo.
*
8.1 Người nghe máy không phải là người phụ trách:
*
Giới thiệu bản thân:
“Xin chào, tôi là [tên của bạn], tôi gọi điện để xác nhận thông tin về buổi phỏng vấn cho vị trí [vị trí ứng tuyển].” (もしもし、[Tên của bạn] と申します。[Vị trí ứng tuyển] の面接の件でご連絡いたしました。- Moshi moshi, [Tên của bạn] to moshimasu. [Vị trí ứng tuyển] no mensetsu no ken de go renraku itashimashita.)
*
Nhờ chuyển máy:
“Xin lỗi, tôi có thể nói chuyện với người phụ trách tuyển dụng được không ạ?” (恐れ入りますが、採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？ – Osore irimasu ga, saiyo go tantousha-sama wa irasshaimasu deshou ka?)
*
8.2 Không nghe rõ thông tin:
*
Xin phép hỏi lại:
“Xin lỗi, tôi không nghe rõ, bạn có thể vui lòng nhắc lại được không ạ?” (申し訳ございませんが、よく聞こえなかったので、もう一度お聞かせいただけますでしょうか？ – Moshiwake gozaimasen ga, yoku kikoenakatta node, mou ichido okikase itadakemasu deshou ka?)
*
Xác nhận lại thông tin:
“Để chắc chắn, tôi xin phép nhắc lại thông tin vừa rồi: [thông tin]. Có đúng không ạ?” (念のため、確認させてください。[Thông tin]. でよろしいでしょうか？ – Nen no tame, kakunin sasete kudasai. [Thông tin] de yoroshii deshou ka?)
*
8.3 Mất kết nối:
*
Gọi lại ngay:
Nếu cuộc gọi bị ngắt kết nối, hãy gọi lại ngay lập tức.
*
Xin lỗi vì sự cố:
Khi kết nối lại, hãy xin lỗi vì sự cố gián đoạn cuộc gọi.
9. Sau cuộc gọi
Sau khi kết thúc cuộc gọi, hãy thực hiện những việc sau để củng cố ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
*
9.1 Gửi email cảm ơn:
*
Thời điểm gửi:
Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ sau cuộc gọi.
*
Nội dung email:
* Cảm ơn vì đã dành thời gian trao đổi.
* Nhắc lại mục đích cuộc gọi.
* Thể hiện sự mong muốn được tham gia phỏng vấn.
* Cảm ơn lần nữa và chào tạm biệt.
*
9.2 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn chính thức:
*
Xem lại thông tin:
Xem lại những thông tin đã thu thập được trong cuộc gọi.
*
Chuẩn bị trang phục:
Chọn trang phục lịch sự và phù hợp với văn hóa công ty.
*
Luyện tập trả lời câu hỏi:
Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
*
Tìm đường đi:
Tìm hiểu đường đi đến địa điểm phỏng vấn để tránh bị trễ giờ.
10. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
*
Không chuẩn bị trước:
Dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gọi điện.
*
Nói quá nhanh:
Cố gắng nói chậm rãi và rõ ràng.
*
Sử dụng sai kính ngữ:
Tìm hiểu và luyện tập sử dụng kính ngữ một cách chính xác.
*
Quên ghi chú thông tin:
Luôn chuẩn bị giấy bút để ghi chú những thông tin quan trọng.
*
Không theo dõi sau cuộc gọi:
Gửi email cảm ơn sau cuộc gọi để thể hiện sự chuyên nghiệp.
11. Mẹo để tạo ấn tượng tốt
*
Nghiên cứu kỹ về công ty:
Điều này giúp bạn đặt câu hỏi thông minh và thể hiện sự quan tâm thực sự.
*
Luyện tập giọng nói:
Luyện tập để có giọng nói rõ ràng, tự tin và thân thiện.
*
Sử dụng kính ngữ:
Đảm bảo sử dụng kính ngữ phù hợp với tình huống.
*
Đặt câu hỏi phù hợp:
Chuẩn bị trước các câu hỏi thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn về công ty và vị trí ứng tuyển.
*
Gửi email cảm ơn:
Gửi email cảm ơn sau cuộc gọi để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
*
Tự tin và nhiệt tình:
Hãy thể hiện sự tự tin và nhiệt tình của bạn đối với công việc và công ty.
12. Tổng kết
Gọi điện thoại phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản là một bước quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả và tuân thủ các quy tắc ứng xử cơ bản, bạn có thể tăng cơ hội thành công trong quá trình xin việc. Chúc bạn may mắn!
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi gọi điện thoại phỏng vấn xin việc ở Nhật Bản. Hãy nhớ rằng, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thái độ chuyên nghiệp là chìa khóa để thành công. Chúc bạn thành công!